Информационное, правовое и нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Процесс разработки решений по управлению персоналом и контроля за их исполнением включает сбор, передачу, обработку, хранение и использование информации. Поэтому качество информационного обеспечения влияет на эффективность управленческих решений и, в конечном счете, на достижение главной цели функционирования организации.

Информационное обеспечение (ИО) системы управления персоналом представляет собой совокупность системы классификации информации и информационного фонда, необходимого для выполнения функциональных задач системы управления персоналом. Оно включает классификаторы технико-экономической информации, систему кодирования информации, системы документации (унифицированные и специальные), нормативно-справочную информацию и оперативную информацию.

При проектировании и разработке ИО наиболее актуальным является установление состава и структуры хранимой информации. Важным является вопрос распределения хранения данных между машинными носителями (во внешней памяти ЭВМ) и бумажными носителями (в виде ручных документов — приказов, распоряжений, планов-графиков и т.п.).

Информационный фонд должен формироваться на основе принципов необходимой полноты и минимальной избыточности хранимой информации. Эти принципы реализуются путем анализа циркулирующей в системе информации, группировки данных на входные, промежуточные, выходные и выбора состава хранимых данных.

Входные данные — это данные, получаемые из первичной информации и создающие информационный образ процесса управления персоналом. Они подлежат хранению в первую очередь.

Промежуточные данные — это данные, формирующиеся из других данных при алгоритмическом преобразовании. Как правило, они не хранятся, но накладывают ограничения на емкость оперативной памяти компьютера.

Выходные данные являются результатом обработки первичных (входных) данных по соответствующей модели, они входят в состав управляющего информационного потока своего уровня и подлежат хранению в определенном временном интервале. Вообще, данные имеют свой жизненный цикл существования и подвержены старению. Устаревшие данные должны быть удалены.

Процедура хранения состоит в том, чтобы сформировать и поддерживать структуру хранения данных во внешней памяти ЭВМ. Хранимые данные по запросу пользователя (специалиста службы управления кадрами) или программы должны быть быстро и в достаточном объеме извлечены из области хранения и перенесены в оперативное запоминающее устройство ЭВМ для последующей либо обработки по заданным алгоритмам, либо отображения (на экране монитора), либо для передачи по вычислительной сети.

Современные структуры хранения данных должны быть независимы от программ, использующих эти данные, иреализовать вышеуказанные принципы (полнота и минимальная избыточность). Такие структуры взаимосвязанных данных на магнитных или оптических дисках получили название баз данных. Осуществление процедур создания структуры базы данных (БД), поддержания данных в актуальном состоянии, извлечение и удаление проводится с помощью программных средств, называемых системами управления базами данных.

Процедура актуализации данных позволяет изменить значение данных, записанных в БД, либо дополнить определенный раздел, группу данных. Устаревшие данные могут быть удалены с помощью соответствующей операции.

Процедура извлечения данных необходима для пересылки из БД требующихся данных либо для обработки, либо для отображения, либо для передачи по вычислительной сети.

При выполнении процедур актуализации и извлечения обязательно выполняются операция поиска данных по заданным признакам и операция сортировки данных, состоящие в изменении порядка расположения данных при хранении и извлечении.

Информационный фонд системы управления персоналом должен обеспечивать получение выходных наборов данных из входных с помощью алгоритмов обработки данных. Это возможно, если создана инфологическая (концептуальная) модель управления персоналом, которая вместе с наборами хранимых данных и алгоритмами их обработки позволяет построить каноническую схему информационной базы, а затем перейти к логической схеме и далее — к физическому уровню реализации БД.

Базы данных как хранилища информации об управлении персоналом являются основным, но не единственным способом накопления данных. Файловая форма хранения данных на магнитных или оптических дисках получила широкое распространение и поддерживается всеми современными операционными системами персональных ЭВМ. Файл — это набор данных на диске, имеющий уникальное имя и метки начала и конца. Файлы не имеют между собой функциональной связи, но для обеспечения их поиска и проведения необходимых операций, таких, как запись, копирование, переименование, удаление ит. п. они имеют иерархическую логическую организацию, создаваемую операционной системой компьютера. Современные операционные системы (такие как Windows, начиная с версии 95) предоставляют пользователю разнообразный набор графических экранных средств манипуляции файлами.

Дата добавления: 2015-04-29