Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Восстановление




Защита

ХРАНЕНИЕ

АНАЛИЗ И АКТУАЛИЗАЦИЯ

Руководители СП регулярно проводят анализ записей по качеству с целью установления соответствия фактических показателей требуемым, получения информации для улучшения процессов и СМК.

Необходимость введения в обращение новых форм записей по качеству и/или их изменение оценивается на соответствующих уровнях института. Информация о введении /изменении форм записей по качеству института доводится учебно-методическим отделом до сведения ответственных за делопроизводство и руководителей СП, которые в свою очередь информируют всех работников СП института. Вновь разработанная/измененная форма рассылается в электронном виде работникам института. Электронные формы устаревших (недействующих) записей) уничтожаются. Копии приказов о введении новых форм рассылаются в СП. Внесение изменений в формы записей по качеству осуществляется разработчиком формы. Допускается внесение предложений от СП к разработчика по изменению форм записей.

 

С момента заведения и до передачи в архив института записи по качеству хранятся по месту их разработки. Руководители и работники СП, отвечающие за ведение записей по качеству, несут ответственность за их сохранность.

Оперативное хранение записей по качеству должно обеспечивать максимальное удобство использования их в подразделении, сохранность и быстрое нахождение. Записи по качеству могут храниться в бумажном или электронном (компьютер, диски и т.д.) виде. Записи, выполненные в бумажном виде, должны храниться на рабочем месте сотрудников или в непосредственной близости от них в папках, офисных контейнерах, лотках, картотеках, шкафах, сейфах и т.д.

Ответственным за хранение записей по качеству на уровне института является архив. Сроки хранения всех записей по качеству СП определены в номенклатуре дел института.

В СП института должны обеспечиваться условия, предупреждающие порчу записей по качеству, нанесение ущерба, предотвращающие их потерю, случайное изъятие и фальсификацию. Сохранность записей по качеству обеспечивают УК и секретарь/методист, а ответственными являются руководители СП университета.

Формы основных записей по качеству находятся в электронном виде на портале института, формы доступны для скачивания только сотрудникам университета при указании имени и пароля пользователя, что препятствует несанкционированному копированию, изменению и передаче документов. Внесение изменений в формы записей по качеству, находящиеся на портале, доступно только для ответственных сотрудников СП, являющихся авторами форм.

Защита записей по качеству, расположенных на компьютерах сотрудников института в электронном виде, также обеспечивается путем наличия персонального имени и пароля пользователя при входе в систему компьютера, что препятствует несанкционированному доступу к документам.

При утрате или порче записей по качеству руководитель СП - держатель этих сведений - при поступлении запроса дает указание ответственному за ведение этих документов восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в исходных носителях информации. Разрешение на восстановление документов строгой отчетности выдается ректором института.

 




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2015-04-29; Просмотров: 367; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.011 сек.