Информационные технологии и системы управления проектами

Под информационной технологией понимают совокупность про­цессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до потребителя.

Персональные компьютерные системы, оснащенные програ­ммным обеспечением для управления проектами, должны обеспе­чивать выполнение функций: работа в многопроектной среде; разработка календари о-сетевого графика выполнения работ; оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов; проведение анализа «что-если»; сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов; планирование и контроль договорных обязательств; централизованное хранение информации по реализуемыми завершенным проектам и т. д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют: архитектуру клиент — сервер. Она позволяет рабочим стан­циям и одному или нескольким централь­ным ПК распределять выполнение приложе­ний, используя вычислительную мощность каждого ком­пьютера. Большинство систем клиент—сервер используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и вы­полнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта; системы телекоммуникаций; портативные компьютеры; программное обеспечение поддержки групповой работы, обес­печивающее: обмен электронной почтой; документооборот; групповое планирование деятельности; участие удаленных членов команды в интерактивных дис­куссиях средствами поддержки и ведения обсуждений; проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью ком­пьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими пред­приятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информиро­вания участников о его состоянии в тех случаях, когда они нахо­дятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который за­тем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Примени­тельно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарио-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Прин­ципиальное отличие между ними заключается в том, что пользо­вателями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, орга­низации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видео­информацию по локальным сетям и Internet. Применяются так­же голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений. Процесс принятия решения — процесс выбора оптимального решения среди альтернативных вари­антов.

Система поддержки принятия решений — соединение комп­лекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подго­товки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия реше­ний является организация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных тех­нологий обработки информации. Основными функциями этих систем являются: сбор, передача и хранение данных; содержательная обработка данных в процессе решения фун­кциональных задач управления проектами; представление информации в форме, удобной для приня­тия решений; доведение принятых решений до исполнителей;

Интегрированная информационная система управления проектами: объединяет данные из различных подразделений и органи­заций, относящихся к конкретному проекту; обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой ин­формации относительно степени достижения целей проекта; создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие; должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта; должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотноше­ний между исполнителями, временно объединенными в команду; является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта; является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы под­держки принятия решений во многом определяет структура при­нятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по: этапам проектного цикла; функциям; уровням управления.

Для описания и анализа проекта на прединвестиционнои ста­дии в применяется специализированное программное обеспече­ние (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обо­сновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика выполне­ния работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодей­ствие между участниками проекта. Для выполнения этих функ­ций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, докуметооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на ста­дии выполнения проекта являются: модуль календарно-сетевого планирования и контроля ра­бот проекта; модуль ведения бухгалтерии проекта; модуль финансового контроля и прогнозирования. Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управ­ления базами данных (СУБД). Их основными функциями явля­ются поддержка целостности, защищенности, архивации и син­хронизации данных в условиях многопользовательской работы.

Критерии анализа программного обеспечения. Методология оценки и анализа программного обеспечения предполагает сопоставление его функциональных возможностей с функциями, выполняемыми управляющим проектом и его ко­мандой. В целом при оценке рассматривается следующее: общая информация о ПО; системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи; функциональность; ограничения: существующие пределы по элементам, поддер­живаемым системой, таким как количеству работ, ресур­сов в одном проекте и т. д.; маркетинговая информация: ценовая политика, техническая поддержка, бучение, пользовательская база, информацияо фирме производители.

Критерии, по которым производится выбор ПО, можно раз­делить на три группы: операционные критерии, относящиеся к функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, затрат и отслеживание выполнения работ; критерии, по которым оценивается возможность функцио­нирования ПО в рамках любой информационно-управля­ющей системы. Они соотносятся с требованиями ПО к аппаратным средствам и оборудованию, возможностью ин­теграции с другими приложениями и т. п.; критерии, связанные с затратами на ПО, а именно: покупка, инсталляция, оплата техничес­кой поддержки, обслуживание на протяжении всего вре­мени функционирования.

Процесс выбора включает следующие шаги: определение необходимых данных; анализ типов принимаемых решений, которые должно под­держивать ПО; формирование списка критериев для выбора наиболее под­ходящего ПО.

Существуют различные модели оценки ПО, наиболее распро­страненной из которых является бальная модель. Проведя такой сравнительный анализ различного программ­ного обеспечения, можно принимать решение о выборе того или иного из них как по функциональным возможностям (количе­ство набранных баллов в целом и по отдельным группам крите­риев), так и соотношению «цена / качество».

Обзор программного обеспечения по управлению проектами, представленного на российском рынке

Существуют различные подходы к классификации програм­много обеспечения для управления проектами: по стоимости — на дорогое ПО и недорогое ПО; по количеству поддерживаемых функций на профессиональ­ное и настольное - непрофессиональное.

Наиболее распространенное на рос­сийском рынке программное обеспечение для управления про­ектами. Программные продукты недорогой части рынка: Microsoft Project 2000, производитель— Microsoft Corporation.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распро­страненной в мире системой планирования проектов. Отличи­тельной особенностью программы является ее простота и интер­фейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office 2000. Разработчики не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарно — сетевого и ресурсного планирования.

Программный продукт обеспечивает обмен проектной ин­формацией между участниками проекта. Предоставляются воз­можности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

В целом, Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля небольших проектов пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам.

Более подробную информацию о Microsoft Project можно по­лучить на http://www.microsoft.com/project.

TimeLine 6.5, производитель— Timeline Solutions Corporation.

Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности: реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов; хранение информации по проектам в единой базе данных; достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, вклю­чающие их перераспределение и выравнивание между про­ектами, описание календарей ресурсов.

Более подробную информацию о TimeLine 6.5 и сопутствую­щем программном обеспечении можно найти на http://www. tssolutions.

Spider Project, производитель — Spider Technologies Group.

Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами.

Это мощные алгоритмы планирования использования огра­ниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использо­вания при составлении расписания работ взаимозаменяемых ре­сурсов. Использование ресурсных пулов избав­ляет менеджера от необходимости жестко назначать исполните­лей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресур­сов это количество выбирать.

Еще одной особенностью пакета является возможность исполь­зования нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные доку­менты и базы данных, вводить формулы расчета. Количество учи­тываемых в проектах показателей не ограничено.

Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкос­ти отдельных функций, Spider Project, в целом, уступает в обла­сти программной реализации Профессиональные программные продукты фирмы WST Corporation.

OpenPlan — система управления проектами в рамках предпри­ятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характерис­тик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечи­вается использованием: структуры разбиения работ (WBS); структуры кодирования работ; иерархическая структура ресурсов (RBS);организационная структура предприятия (OBS). Система OpenPlan включает три основных программных про­дукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект — менеджера, коман­ды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчи­ков и т. д.

OpenPlan Professional является рабочим инструментом менед­жеров, управляющих крупными проектами, и: предоставляет мощные средства для ресурсного планиро­вания в многопроектном режиме, включая поддержку иерархических ресурсов и ресурсных календарей. Имеется воз­можность планирования и контроля альтернативных и расхо­дуемых ресурсов. Реализована методика освоенного объема; позволяет назначение зависимостей всех типов с времен­ными задержками как в рамках одного проекта, так и меж­ду различными проектами; предоставляет гибкий инструмент построения табличных и графических отчетов.

OpenPlan Desktop является упрощенным вариантом OpenPlan Professional и используется как инструмент для работы с неболь­шими проектами или частью крупного проекта. Интеграция с OpenPlan Professional позволяет: использовать заготовленные в OpenPlan Professional шабло­ны проектов с определенными в них кодами СРР, ССО, кодами работ, словарями ресурсов и т. п.; обеспечивать распределенную работу с проектами.

Оба программных продукта, OpenPian Desktop и OpenPlan Professional: позволяют учитывать риски; обеспечивают ограничение доступа к информации проектов; работают в архитектуре клиент/сервер на базе реляцион­ных СУБД Oracle, Sybase и MSSQL Server; обеспечивают хранение данных в различных форматах; публикуют данные проекты на внешний (Интернет) и внут­ренний (Интранет) web-сайты.

OpenPlan Enterprise включает в себя основные характеристики OpenPlan Professional и интегрирован с ERP (система управле­ния ресурсами предприятия) — приложениями. Это позволяет распределять данные проектов между другими информационны­ми системами предприятия.

Более подробную информацию о серии программных продук­тов OpenPlan можно найти на http://www.wst.com. Программные продукты фирмы Primavera Systems, Inc.

Все продукты этой фирмы разрабатываются в соответствии с идеологией Концентрического Управления Проектами (Concentric Project Management — СРМ), в основе которой лежит структури­рованный, интегрированный и масштабируемый подход к коор­динации людей, команд и проектов. По сравнению с традицион­ной методологией управления проектами, в СРМ реализовано несколько важных преимуществ: визуализация данных позволяет отслеживать каждый про­ект, даже если реализуются одновременно несколько проектов, так как его результаты становятся прозрачными для компании. При этом возрастает роль расписаний по проек­ту, все менеджеры компании, включая самых главных, видят реальное состояние дел; координация инициирует диалог внутри компании. Если кто-либо отклоняется от стратегического курса компании, это немедленно выявляется и принимаются эффективные меры; усиление роли каждого исполнителя достигается за счет того, что люди знают, что их работа является частью вы­полнения общей большой задачи; конкурентные преимущества реализуются за счет специ­альных СРМ — средств анализа чувствительности и под­держки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал. Primavera Project Planner (РЗ) 2.0—3.0 — программный про­дукт, предназначенный для календарно-сетевого планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах. Выполняет функцию центрального хра­нилища проектов, содержащего все данные расписания, где ру­ководители и планировщики проекта создают единые структуры проекта.

SureTrak Project Manager (ST) 3.0 — аналогичный РЗ 2.0—3.0 инструмент, предназначенный для управления небольшими про­ектами, либо частями крупных проектов. Может быть использо­ван проектировщиками и подрядчиками как инструмент плани­рования и контроля работ, заказчиками в качестве средства от­слеживания хода проекта. SureTrak позволяет учесть все сложнос­ти, возникающие на этапе реализации проектов, включая недо­поставки сырья или оборудования, задержки платежей, спрог­нозировать величину денежных потоков и т. д.

Webster for Primavera используется совместно с РЗ 2.0—3.0 и позволяет участникам проекта просматривать список своих зада­ний и обновлять информацию об их выполнении из любой точки земного шара, используя для этого обычный web-броузер. Он обеспечивает доступ к данным проекта через внутрикорпоратив­ную сеть Intranet или глобальную сеть Internet в режиме реально­го времени.

Monte Carlo for Primavera применяется для анализа рисков про­екта, ведущихся в РЗ 2.0—3.0, и позволяет определять сроки ра­бот и затраты на их выполнение с заданной вероятностью.

RA дает возможность доступа к базе данных проектов, веду­щихся в РЗ 2.0—3.0, что позволяет проводить интеграцию после­днего с другими приложениями. RA обеспечивает программистов процедурами расчета показателей работ проектов.

Новая линия программных продуктов Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе) поддерживает работу в архитектуре клиент-сервер, работает на базе таких реляционных СУБД, как Oracle и Microsoft SQL Server, за счет чего упрощается интеграция систе­мы управления в существующую корпоративную информацион­ную систему предприятия. По сравнению с РЗ 2.0—3.0 расшири­лись возможности описания, данных работ, структуризации про­екта: появилась поддержка организационной структуры предпри­ятия и структуры ресурсов.

Представление проектов в РЗе обогащено различными допол­нительными деталями, такими, как замечания относительно раз­личных этапов выполнения работ и назначения ресурсов, ссыл­ки на соответствующие документы. Поддерживается функция описания и оценки рисков, связанных с проектом.

С помощью РЗе руководители и команда проекта получают всю ту необходимую информацию, которая позволит сформиро­вать наиболее полную картину всех реализующихся на предприя­тии проектов.

Более подробную информацию о программном обеспечении фирмы Primavera Systems, Inc. Можно узнать на http://www.prima­vera. msk.ru.

Artemis Views, производитель — Artemis International

Семейство Artemis Views состоит из набора модулей для авто­матизации различных функций управления проектами: Project View, Resource View, TrackView, CostView. Все модули совмести­мый формат данных, работают в архитектуре клиент/сервер, поддерживают ODBC стандарт и легко интегрируются с попу­лярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другими. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывает­ся исходя из заказываемой конфигурации.

ProjectView позволяет: реализовать мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля проектов в организа­ции; обеспечить механизм ограничения доступа при распреде­ленной работе нескольких пользователей с проектом; формировать разнообразные отчеты за счет встроенных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest).

Resource View — специализированная система для планирова­ния и контроля использования ресурсов. Поддерживаются сред­ства выравнивания о оптимизации загрузки ресурсов.

TrackView — средство для контроля и анализа выполнения работ, включая отслеживание временных, ресурсных и затрат­ных показателей. Позволяет предоставлять информацию с раз­личной степенью детализации: от подробных отчетов для ответ­ственных до отчетов, содержащих укрупненные показатели для проект — менеджера и руководства организации.

CostView обеспечивает централизованное хранение информа­ции по всем затратам и доходам работ в проектах. Позволяет про­водить расчет экономическую эффективности проекта, денеж­ных потоков и прогнозировать затраты до его завершения.

На российском рынке представлено большое количество ПО для составления сметной документации, к которому относится: ABC, «Ресурсная смета», «Сметчик-стро­итель», АО «Багира», «Экс­перт-Смета», «Оса», «РИК», «Инвестор» и др.

Используются два основных метода расчета строительных смет: ресурсный и базисно-индексный. В зависимости от принятого мето­да можно настраивать алгоритм расчета сметы, список и формулы расчета накруток, дифференцированных коэффициентов и т. д. Многие системы имеют возможность создавать собственные расце­ночные базы и использовать их наряду с поставляемыми базами.

Интерфейсы программного обеспечения порой существенно от­личаются друг от друга — существуют как ДОС, так и Windows — версии.

В разных сметных программах существуют различные возмож­ности формирования и печати выходных форм — от простого вывода на принтер до передачи в широко распространенные при­ложения (MS Word, Excel и т. п.).

Особенности внедрения информационных систем управления проектами.

Освоение систем управления проектами может быть связано с необходимостью внедрения и использования новых управленчес­ких технологий. Разработка и настройка программ­ного обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет эффек­тивно применено. Процедура внедрения системы призвана по­мочь в преодолении данной проблемы.

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта автоматизации могут выступать функции разра­ботки календари сетевого графика работ, отслеживания факти­ческого выполнения работ и т. д.

Внедрение информационной системы управления проектами включает: подготовку функций управления проектами к вводу инфор­мационной системы в действие Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Слож­ность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченнос­ти в управление проектами внешних организаций.

Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использова­нии традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточ­но невелика; внедрение сложных информационных систем управления про­ектами требует большого количество ресурсов, необходимо знать место информационной системы в органи­зации. Должна ли она использоваться на всех уровнях уп­равления? Должна ли она использоваться только для высо­коприоритетных проектов? информационная система может рассматриваться как за­мена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций; внедрение информационной системы имеет меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами, либо у руководства отсутствует же­лание их изучать.

Внедрение систе­мы для управления проектами в полном объеме может пре­дусматривать использование целого ряда новых технологий. Реализация различных фун­кций может влиять на работу разных подразделений и спе­циалистов. Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилиза­цию работы системы в целом; планирование перевода сразу всей организации на исполь­зование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организа­ции в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последователь­но, отдел за отделом.

Общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее: необходимо четко представлять цели и преимущества, ожи­даемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации; последовательное внедрение разработанных решений от «про­стого к сложному», от локальных к глобальным

Дата добавления: 2015-04-29