Информационное обеспечение управления. В начале было Слово, и Слово было у Бога, и Слово было Бог

В начале было Слово, и Слово было у Бога, и Слово было Бог.

Евангелие от Иоанна

Информация — одна из сложнейших, еще полностью не рас­крытых, даже таинственных областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия инфор­мации; совокупность сведений, данных, знаний. Или из филосо­фии — нарушение монотонности. В кибернетике количество ин­формации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к пре­вращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно друго­му, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии уп­равления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличиваю­щаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, ха­рактерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного понятия: информация — коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопреде­ленность (Шеннон), информация — передача разнообразия (Эшби), информация — мера сложности структур (Моль), информация — вероятность выбора (Яглом) и т.д. Предпринимаются исследования закономерностей информационных процессов и технологий и зак­ладываются теоретические основы новой отрасли знаний — информациологии, где один из авторов заявляет: "Мир — ин­формационен, Вселенная — информационна; первичное — инфор­мация, вторичное — материя".

Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной.

В теории управления принято такое определение информа­ции: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопре­деленности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведе­ниями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автома­том и автоматом. И этого определения вполне достаточно для изу­чения проблем управления.

Информация, составляющая триаду важнейших характерис­тик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, облада­ет некоторыми, только ей присущими особенностями:

— сама по себе информация является столь же абстрактным понятием, как и понятия математики, но вместе с тем она отра­жает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;

— информация обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (сте­реть), передать. Однако при передаче информации из одной сис­темы в другую количество информации в передающей системе ос­тается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается (эта особенность информации спасает профессора, пе­редающего свои знания студентам, от превращения в неуча);

— информация обладает еще одним уникальным свойством: в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, апостоянно увеличивается, совершен­ствуется и, более того, способствует эффективному использова­нию других ресурсов, а иногда и создает новые. Последнее свойство информации важно учитывать при формировании путей раз­вития народного хозяйства Украины, так как привлечение качествен­но новой информации и новых технологий обеспечивает интенсив­ный путь развития, а наращивание дополнительных материаль­ных ресурсов, объемов труда, энергии без использования новой информации приведет Украину в экстенсивный тупик.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Удельный вес информации как предмета труда стал выше материальных и энергетических ресурсов, и ос­новным показателем могущества страны стал информационный ресурс, т.е. объем знаний, которыми располагает страна. Этот по­казатель выводил СССР в число мировых держав и именно этот ресурс истощается в нашей стране с каждым годом. Важно под­черкнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой ин­формации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает не­определенность в конкретной управленческой ситуаций.

Мир тонет в колоссальном объеме информации: за последние 30 лет ее ежегодный прирост увеличился более чем в 15 раз! По­явился даже новый термин — "эффект макулатурности": 85% журнальных статей никогда не читались! Проще что-то открыть вновь, говорят ученые, чем найти нужную информацию в этом океане книг, журналов и статей. На начало 90-х годов правитель­ство США ежегодно составляло около 1 млрд. писем, на что, затрачивалось около 1,5 млрд. долларов; издавало около 2,6 млн. стра­ниц документов; на содержание служащих, занятых в аппарате управления, тратилось до 1500 млрд. долларов! Через фирму с численностью работающих около 2 тыс. человек за 1991 год про­шло 45 тонн входящих и 48 тонн исходящих документов, что соот­ветствует 25 кг бумаг на каждого работающего.

Самый перспективный выход из информационного тупика дает современная вычислительная техника, которая с каждым новым поколением удивительно высокими темпами увеличивает скорость обработки информации: если за последние сто лет скорость передвижения увеличилась в 10² раз, то скорость связи увеличилась в 10⁷, а обработки информации — в 10⁶ раз (рис. 16).

Скорость обработки информации современными вычислитель­ными машинами приближается к предельному значению, ограни­ченному скоростью света (в оптических вычислительных машинах — ОВМ) и равному миллиардам операций в секунду. Запись информации в виде голограмм открывает путь к практически не­ограниченной оперативной памяти ОВМ, плотность записи которой может достигать 106 бит/см².

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информа­ции.

Есть и дезинформация, чаще всего она встречается в отче­тах, составляемых для начальства, в сводках ЦСУ или в обещани­ях кандидатов во время предвыборных кампаний. Мастера дезин­формации прекрасно использовали в пропагандистских целях спо­собность человека воспринимать лишь ограниченный объем инфор­мации и умело использовали самые простые формулировки, по­стоянное повторение пусть и лживых, но понятных обывателю истин. Гитлер цинично писал: "Если уж врать так врать нагло: в большую ложь охотнее верят, чем в малую... Люди сами иногда врут в мелочах, однако большой лжи они стесняются. Следовательно, им и в голову не придет, что их так бессовестно обманывают... В случае любой неудачи следует незамедлительно искать врагов. Если их нет, надо придумать". Этот же рецепт с невидан­ным еще в мире размахом применил в конце 30-х годов и наш Вождь и Учитель.

Значительная часть управленческой информации получается руководителем неформальным путем, в результате ежедневного общения с коллегами, вышестоящим руководством, клиентами. Вся эта несомненно ценная информация не всегда достоверна, объек­тивна и весьма изменчива. Более ценной и, главное, объективной является информация, собранная и обработанная с помощью средств компьютерной техники на базе системы математического обеспе­чения. Справедливо, что современное общество часто характери­зуется термином "информационное". Люди, далекие от проблем управления, обычно не представляют, с каким гигантским объе­мом информации приходится работать администрации даже в не­большой фирме. Однако большинство крупных компаний и фирм Европы, Амери­ки и Японии идут на информационные затраты, так как выгоды от использова­ния современных информационно-управляющих систем значительно покрывают затраты на их создание.

Любопытно, что из прочитанного мы запоминаем только 10%, а из того, что слышим, — 20%. От увиденного мы запоминаем 30%, а от того, что мы слышим и видим, — 50%. От того, что мы говорим, мы запоминаем уже 70%, а от того, что мы делаем са­ми, — 90%. Абстрактные описания менее выразительны, чем кон­кретное действие, поэтому мы должны свои поступки стараться наполнить конкретным информационным содержанием. Управленческая информация имеет ряд особенностей:

— большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

— исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом тре­бований потребителей;

— исходные данные и результаты расчетов хранятся дли­тельное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации спо­собна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и боль­шой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производствен­ной информации — создание баз и банков данных, т.е. функцио­нально организованных массивов компьютерной информации, осу­ществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон, режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных ста­тистических показателей деятельности предприятия в укрупнен­ные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих боль­шой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, финансовыми ресурсами информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса. Научно-техническая информация является основным фундаментом при разработке новыx технологических процессов, основой развития средств производства. Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник — имеющуюся в распоряжении руко­водителя альтернативную информацию, и важно уметь использо­вать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптималь­ное решение. Информация в управлении действительно полезна только в случае, если в итоге ее использования она будет реали­зована в трудовой акт, в полезную деятельность людей. Принятое решение должно дойти до исполнителя в неискаженном виде, не­обходимо полностью исключить разные толкования и "додумывания", могущие возникнуть на ступенях иерархической служебной лестницы (как в знаменитом случае с запятой во фразе "казнить нельзя помиловать").

Трудно говорить без пессимизма о способах создания, вос­приятия информации и о нравственных проблемах практического ее использования. К сожалению, приходится констатировать уди­вительный акт отсутствия общности в понимании глобальных чело­веческих проблем между людьми даже высокого интеллекта, го­товых жертвенно служить высоким нравственным заповедям.

Человеческое сознание не в состоянии следить за постоянны­ми изменениями в обществе, тем более в глобальных масштабах, прогрессивно растет некомпетентность и безразличие к этим переменам у многих групп населения, чем умело и бессовестно пользу­ются беспринципные политики. Вследствие этих явлений возникла плодородная почва для созревания различных массовых мифов, опирающихся на слабую информированность населения и действу­ющие законы общественного сознания. Формируют общественное мнение и создают различные политические мифы умелые про­фессионалы, не прибегая к принуждению или запрещению. Как говорит Э. Кассирер в своей оригинальной работе: "Политические мифы действуют так же, как змея, парализующая кролика, перед тем как атаковать его".

Глава 6. Организационные структуры управления производством

Каждое искусство, каждая система искусства состоит из правил и из теоретических положений, оправдывающих эти правила.

Дж. С. Милль

Дата добавления: 2015-04-29