Проведение анализа и принятие решений по оптимизации

Сбор информации о течении процесса

После выбора точек контроля необходимо определить период сбора данных и поставить задачу сотрудникам на сбор информации. Для этого необходимо разработать формы сбора информации и форматы формируемой отчетности (см. Табл. 13).

Табл. 13 Формат учета количества выполнений функций

Наименование функции

Количество выполнений функций за январь

По выбранному методу проводится анализ полученной информации и делаются рекомендации по оптимизации процесса или принимается решение о проведении более детального анализа проблемных операций. Все оформляется в виде документа, описывающего исходную информацию, применяемый метод анализа и результаты.

На основе анализа принимается решение об оптимизации процесса. Проводятся соответствующие организационные изменения и перестройка процесса, в т.ч., обучение персонала. Новые правила работ закрепляются регламентами. Составляется схема процесса «как надо» с учетом вносимых изменений.

2.7.5. Пример «Сертификация». Анализ процесса

Основная задача оптимизации данного процесса - сокращение его длительности. Для этого необходимо проанализировать возможные варианты исполнения процесса, рассчитать их продолжительность, и выявить возможные пути оптимизации.

Рис. 54 Время выполнения функций в процессе сертификации

Для процесса Сертификации были установлены следующие продолжительности выполнения функций (см. Рис. 54). Эти результаты получены в результате опроса работнике и.

Расчет продолжительности по сценариям процесса Сертификации приведен в Табл. 14.

Табл. 14 Продолжительность вариантов процесса сертификации

Функция	Продолжительность исполнения функции	Количество исполнений функции по сценариям
Формирование комплекта для сертификации	10 мин.
Доставка комплекта в Центр сертификации	1,5 часа
Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата	5 дней
Доставка результатов сертификации	1,5 часа
Информирование Отдела продаж о получении Сертификата	10 мин.
Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара	10 мин.
Запрос недостающих документов от поставщика	1 день
Отправка недостающих документов	5 дней
Длительность процесса, округленная до целых дней

Сценарий 1 - наименее продолжительный путь течения процесса. В этом случае выполняются следующие функции: «Формирование комплекта для сертификации» -«Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».

При этом функция «Оплата услуг Сертификационного центра» не должна учитываться при измерении срока сертификации продукции потому, что после «Информирования Отдела продаж о получении Сертификата» товар выпускается в продажу и дальнейшее продолжение процесса не влияет на замораживание оборотных средств.

Сценарий 2 - приведенный в таблице, показывает такую же продолжительность процесса, как и оптимальный, но при этом не достигает цели. При получении мотивированного отказа из Центра сертификации следует оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара. В итоге все убытки, понесенные в процессе закупки, доставки, хранения и, возможно, утилизации товара, необходимо взыскивать с поставщика. Это также. возможно, потребует времени и дополнительных затрат. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Оповещение отдела закупок о необходимости возврата товара».

Сценарий 3 - самый продолжительный вариант из приведенных в таблице. Процесс, фактически, повторяется дважды: после получения результатов сертификации выясняется, что в сертификации отказано из-за несоответствия документации. Следовательно, необходимо запросить у поставщика недостающую документацию и после ее получения начинать процесс с формирования комплекта для сертификации. В результате повторение процесса приводит к резкому увеличению продолжительности - до 17 дней. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» - «Информирование Отдела продаж о получении Сертификата».

Сценарий 4 - менее продолжительный, чем предыдущий, потому что здесь некомплектность документации выявляется на этапе формирования комплекта для сертификации. В результате только одна функция повторяется дважды (формирование комплекта для сертификации). Задержку же вызывает длительное получение недостающей документации у поставщика. В итоге продолжительность этого варианта процесса увеличивается до 12 суток. Последовательность функций для этого сценария следующая: «Формирование комплекта для сертификации» - «Запрос недостающих документов от поставщика» - «Отправка недостающих документов» - «Формирование комплекта для сертификации» - «Доставка комплекта в Центр сертификации» - «Контроль качества. Принятие решения о выдаче сертификата» - «Доставка результатов сертификации» -«Информирование Отдела продаж о получении Сертификата»

2.7.6.Пример «Сертификация». Выводы и рекомендации

Выводы.

Представленные данные показывают, что наибольшая задержка происходит при возвращении товара из-за несоответствия документации и в дальнейшем - после запроса и получения документации от поставщика повторной сертификации. Длительность такого процесса равна 17 суткам, что превышает длительность оптимального варианта почти в 3 раза. В данном процессе необходимо усилить предварительный контроль за комплектностью документов, отправляемых на сертификацию, чтобы избежать повторной сертификации (вариант 3). Еще больший эффект может быть достигнут при формулировании требований к поставщикам в виде анкеты, заполняя которую при отправке, поставщики будут сразу проверять комплектность документации. В этом случае есть возможность избежать задержек, возникающих в варианте 4, а это еще дополнительные 6 дней (продолжительность варианта 4 - продолжительность варианта 1 = 12 дней - б дней).

Дата добавления: 2015-04-29