Глоссарий. Необходимо внедрение новой схемы процесса Заключения договора «Как надо»

Заключение

Рекомендации

Необходимо внедрение новой схемы процесса Заключения договора «Как надо». Для этого следует провести следующие мероприятия:

Работать общие требования к автоматизированной системе документооборота, поддерживающей параллельное согласование и перенаправление договоров в зависимости от условий участникам процесса. Как минимум, должна быть возможность маршрутизации в зависимости от суммы договора и от параметра типовой/нети повой.

Разработать общий регламент прохождения договоров.

Исключить ручное заполнение договора и заменить его заполнением в ИС.

Объединить функции «Заполнение договора» и «Отправка поставщику» для уменьшения времени на передачу документа.

Ввести типовые формы договоров и исключить для типовых договоров согласование юристом.

Внедрить автоматизированную систему параллельного (одновременного) согласования для внеплановых договоров.

Включить в регламент и настроить в автоматизированной системе правила утверждения договоров в зависимости от суммы.

По приведенным примерам видно, что не всегда работа с процессом приводит к изменению схемы процесса. В случае с сертификацией продукции изменения схемы процесса не произошло, но возникли требования к методам работы. Наоборот, в процессе «Заключение договора» произошло изменение процесса, причем схема его внешне усложнилась. Однотипные варианты оптимизации встречаются редко. Даже в компаниях с однотипными процессами команды, скорее всего, разработают различные предложения по оптимизации. Главное в процессе работы - не забывать о целях ее проведения и не составлять описаний бизнес-процессов ради них самих. Процессная методология содержит колоссальные возможности для развития бизнеса, нужно только научиться ее применять. Успехов Вам на пути бизнес-инжиниринга!

Вспомогательные процессы - это процессы: управления (планирование, учет, анализ); создания инфраструктуры управления и бизнеса (информационного обеспечения, системы качества, производственных систем); разработки новых продуктов и услуг.

Границы процесса - события начинающие и завершающие процесс.

Декомпозиция - прием, позволяющий представить сложную систему в виде нескольких более простых взаимосвязанных, вложенных систем.

Интерфейс - взаимодействие между двумя соседними операциями.

Исполнители (участники процесса) - сотрудники, задействованные в процессе, включая внешних (не входящих в штат компании).

Основные процессы - это процессы, в результате которых создается добавленная стоимость (новое качество), которые кроссфункциональны, в рамках которых взаимодействуют как с клиентами, так и с потребителями - снабжение, производство, сбыт, логистика.

Процесс - последовательность исполнения функций (работ, операций), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя.

Ресурсы - потребляемые в процессе предметы труда и используемые в процессе средства труда.

Роль - обособленная группа обязанностей, которые может исполнять сотрудник в процессе подразумевающая определенные права.

Система управления документами (СУД) - совокупность программных, технических средств, регламентов, правил, людских ресурсов и организационных мероприятий, обеспечивающая эффективное использование документов.

Событие - факт получения информационным объектом, связанным с бизнес-процессом, статуса, который управляет или воздействует на дальнейшее выполнение бизнес-процесса. События переключают функции, т.е. передают управление от одной функции к другой; они могут быть также результатом выполнения функций. В отличие от функций, которые имеют некоторую продолжительность, события, происходят моментально.

Функция - это предметно-ориентированное задание или действие, выполняемое над объектом, в результате которых достигается одна или несколько целей, стоящих перед компанией.

ABC - метод пооперационного учета затрат.

ABM (activity based management) - управление, ориентированное на действия. Развитие метода ABC.

ARIS - Проектирование интегрированных информационных систем (ARchitecture of Integrated Information Systems) германская технология описания предприятий, разработанная профессором Шеером (компания IDS Scheer AG).

ARIS Toolset - среда моделирования предприятий, поддерживающая методологию ARTS.

BPR - реинжиниринг бизнес-процессов, - фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.[6]

BPWIN - программный продукт для описания и анализа бизнес-процессов. Наиболее распространенное средство моделирования в стандарте IDEF.

Groupware - программное обеспечение, поддерживающее неформализованную последовательность обработки документов. Позволяет участвовать в объединенном проекте многим сотрудникам, работающим в сети.

IDEF - методология процесса моделирования, (сокращение от Integration Definition Methodology, дословно переводимое как Объединение Методологических Понятий). Семейство совместно используемых методов для процесса моделирования, первоначально разработанных в военных ведомствах США.

Rational Rose - CASE-средство фирмы Rational Software Coiporation (США) -предназначено для автоматизации этапов анализа и проектирования ПО, а также для генерации кодов на различных языках и выпуска проектной документации.

WfMC (Workflow Management Coalition) - международная организация, занимающаяся стандартизацией систем Workflow.

Workflow - автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

UML (Unified Modeling Language) - наиболее систематизированный подход (язык) к описанию любых систем, в т.ч. и бизнес-процессов, позволяющий перейти с описаний системы непосредственно к написанию программ по автоматизации и даже позволяющий в значительной степени сформировать основу будущего средства автоматизации.

Visio - Наиболее простое и доступное средство моделирования процессов в стандартах IDEF и UML. Возможно использование других форматов при собственной разработке форм объектов.

Дата добавления: 2015-04-29