Анализ временных потерь

Психология управления

ОТВЕТЫ НА СИТУАЦИИ

Номер ситуации		Тип ориентации
д	П	С	О
	Г	Б	В	А
	Б	А	г	В
	А	Г	В	Б
	А	В	Б	Г
	Б	А	Г	В
	В	Б	Г	А
	А	Г	Б	В
	А	В	Б	Г
	Б	В	Г	А
	Г	Б	А	В
	А	Б	Г	В
	В	Г	Б	А
	Г	Б	В	А
	Б	В	Г	А
	А	Г	В	Б
	Б	А	В	Г
V	Г	В	А	Б
	В	Г	А	Б
	Г	Б	В	А
	Г	В	А	Б

АНКЕТА «МОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ»

Проанализируйте, как вы тратите свое рабочее время.
1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности
по следующим категориям:
А — Была ли работа необходимой? Да Нет

Ответ «Нет» занести также в графы «Б» и «В».
Б — Были, ли оправданы затраты времени? Да Нет

В — Было ли целесообразным выполнение работы? Да Нет Г — Был ли сознательно определен временной

интервал для выполнения работы? Да Нет

С помощью следующей самоанкеты из 49 пунктов проанализируйте практиковавшийся вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.

ГЛАВА III. Лидерство и руководство.

Потери времени при постановке цели

Да Нет

1. Имею ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?

3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?

4. Занимаюсь ли я слишком многими различными делами?

5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?

6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?

Потери времени при планировании

Да Нет

7. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотноше-

нии), необходимое для выполнения предстоящих дел?

8. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении рабо-

ты?

9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев,
кризисов и помех?

10. Принимаю ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

11. Предпринимаю ли я слитком много деловых визитов или служебных командировок?

12. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?

Потери времени при выработке решений

Да Нет

13. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?

14. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?

15. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

16. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?

17. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?

18. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?

19. Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более важных для меня вещах?

20. Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?

Психология управления

Потери времени из-за плохой организации работы

Да Нет

21. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача
часто становится все меньше?

22. Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я мог бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?

23. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?

24. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?

25. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)?

26. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?

27. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

Потери времени в самом начале работы

Да Нет

28. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

29. Болтаю ли я с коллегами или секретарем, прежде чем приступить к работе?

30. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

31. Прочитываю ли я в начале дня газеты?

32. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

33. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?

34. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?

35. Откладываю ли я часто важные дела?

36. Занимаюсь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

37. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?

Потери времени при составлении распорядка дня

Да Нет

38. Знаю ли я свой трудовый ритм и график продуктивности?

39. Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером?

40.Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?

41. Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности?

42. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами?

43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

44. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?

ГЛАВА III. Лидерство и руководство

45. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу иди совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?

46. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?

47. Проверяю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками?

48. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае самых невероятных событий?

49. Использую ли я формуляры для рутинной работы?

Каков оказался ваш результат?

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритета в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях

решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Неполная запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связк

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Психология управления

Задумайтесь над этим.

Одолев свои пять важнейших «поглотителей времени», вы сможете добиться значительного повышения своей продуктивности.

Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%.

ТЕСТ «СТЕРЕОТИПЫ МЫШЛЕНИЯ»

Инструкция. Рассмотрите предлагаемый ниже перечень ошибочных стереотипов. Оцените по пятибалльной шкале частоту встречаемости каждого из них в вашей жизни (1 — не встречается, 5 — встречается очень часто).Выпишите для себя стереотипы, которые часто встречаются, что позволит вам лучше контролировать и нейтрализовать их.

Вслед за перечнем ошибочных стереотипов предлагается упражнение, помогающие закрепить навык их распознания в тех или иных житейских ситуациях.

1. Фильтрование. Вы отбираете негативные моменты и манипулируете ими, отфильтровывая все позитивные аспекты ситуации.

2. Поляризованное мышление. Вещи предстают либо черными, либо белыми; либо хорошими, либо плохими. Середины не существует.

3. Сверхобобщение. Вы стремитесь к обобщенному решению, основанному на единичном инциденте. Если происходит нечто плохое, вы ожидаете, что так будет вновь и вновь.

4. «Знаток людей». Не опираясь на факты, вы судите о людях и «знаете», почему они действуют именно так, а не иначе. В особенности вы способны определить, что люди чувствуют по отношению к вам.

5. Катастрофичность. Вы ожидаете несчастья. Услышав о проблемах, тут же думаете: «А что, если у меня то же самое?»

6. Персонализация. Представление, будто мысли, слова или дела других людей — это своего рода реакция на вас. Вы также сравниваете себя с другими, пытаясь определить, кто лучше смотрится и т. п.

7. Контролируемые ошибки. Если вы чувствуете внешний контроль — ощущаете беспомощность, чувствуете себя жертвой неизбежного. Ошибки внутреннего контроля вы приписываете страху, случайным действиям.

8. Ошибки справедливости. Вы чувствуете возмущение, так как думаете, что знаете, что справедливо, но другие люди не согласны с нами.

9. Порицание. Вы считаете других людей ответственными за ваши переживания и порицаете их или порицаете себя за каждую проблему.

10. Долженствование. У вас есть свод правил, предписывающих как вы и другие люди должны действовать. Люди, нарушающие правила, угрожают вам, и вы сами чувствуете вину, если отступили от правил.

11. Эмоциональное осмысление. Вы автоматически верите в то, что ваши чувства безошибочны. Так, если вам скучно, значит, ваш партнер глупый и скучный человек.

/

ГЛАВА Ш. Лидерство и руководство

12. Ошибки изменения. Вы ожидаете, что другие будут меняться в соответствии с вашими требованиями, если вы будете оказывать достаточное давление или достаточно обхаживать их. Вам необходимо изменять людей.

13. Глобальный уровень. Вы на основе одного-двух качеств выносите негативное суждение, т. е. из мухи делаете слона.

14. Быть правым. Вы уверены, что ваше мнение или действие являются
корректными. Возможность ошибки не осмысливается, и вы уходите к
другой проблеме, демонстрируя свою правоту.

15. Ошибки вознаграждения. Вы ожидаете, что все ваши жертвы и самоот
речения будут вознаграждены и ощущаете горечь, когда этого не про
исходит.

Упражнение

Следующее упражнение призвано помочь вам объяснить и идентифицировать ложные стереотипы мышления. Отнесите приведенные ниже суждения к соответствующим стереотипам.

1. Ваша позиция за меня или пропев меня?

2. Если бы вы были более сексуально открыты, вы были бы счастливее в супружестве.

3. Я чувствую депрессию, моя жизнь на этом должна завершиться.

4. Он всегда улыбается, но я знаю, что он недолюбливает меня.

5. Меня не заботит, что вы думаете, я сделаю это точно так же снова.

6. Вы никогда не должны задавать людям интимных вопросов.

7. Он был в проигрыше с первого дня, как оказался здесь.

8. Вы не можете побороть систему.

9. Я работал, создавал и вот, что получаю.

10. Эти ваши поступки: проявляются всегда в конце месяца.

11. Существует мало людей более остроумных, чем я.

Дата добавления: 2015-04-29