Этап 8. Оценка затрат. Разработка бюджета проекта

На данном этапе на основе разработанного реального календарного план–графика и разработанной матрицы распределения ресурсов рассчитывается стоимость проекта и анализируется его обеспеченность финансовыми средствами. При этом должны быть найдены источники, позволяющие обеспечить финансирование всего комплекса работ, необходимого для достижения заданных целей. В результате должны быть спланированы и рассчитаны по времени и объему денежные потоки в соответствии с планируемым объемом работ. Важность этой работы состоит в том, что в случае завышения планируемых расходов проект может быть отвергнут на стадии рассмотрения как нерентабельный. В случае занижения — может быть прекращен из–за нехватки средств.

Эти действия направлены на обеспечение завершения проекта в рамках утвержденного бюджета – одного из трех ограничений проекта.

Оценку стоимости, окупаемости, эффективности и других финансовых показателей проекта проводят на разных фазах жизненного цикла проекта. Кроме того, на каждой фазе могут быть рассчитаны бюджеты с различной точностью оценки. Например, можно предложить следующие уровни точности оценки бюджета:

За указанные процессы и бюджеты непосредственно ответственен менеджер проекта. В то время, как бюджеты верхнего уровня могут составляться вышестоящим руководством на ранних фазах проекта.

Следует также различать стоимость жизненного цикла проекта и стоимость жизненного цикла продукта. Как было ранее отмечено, жизненный цикл продукта обычно не завершается с окончанием жизненного цикла проекта – окончательной приемки завершенного проекта. В дальнейшем продукт может требовать затрат на продвижение, гарантийное обслуживание, сопровождение и другого рода обязательства. Затраты на эти обязательства могут как выноситься за рамки проекта, так и включаться в проект.

Оценка стоимости – смета затрат – обычно выражается в денежных единицах. Дополнительно могут использоваться оценки в других единицах. Например, людские ресурсы параллельно оцениваются в единицах трудоемкости – человеко-часах, человеко-днях. Оценка стоимости выполняется после оценки длительности операций.

На входе процесса оценки стоимости мы имеем:

• потребности в ресурсах, вт.ч. потребность в персонале;

• единичная стоимость ресурсов;

• длительность операций;

• риски и историческая информация.

На выходе процесса:

• оценка стоимости – смета затрат;

• план управления стоимостью – план управления отклонениями стоимости, колебаниями затрат.

Смета должна включать резервную смету (резервный план) на случаи отклонениями стоимости, реагирования на риски и непредвиденные обстоятельства). Менеджер проекта должен тщательно проработать и утвердить резервную смету, как жизненно важный ресурс оперативного управления проектом.

В резервной смете обычно разделяют два вида средств:

• бюджет на непредвиденные обстоятельства – денежные средства на идентифицированные риски, которые могут возникнуть, а могут и не возникнуть. Идентифицированные риски, в случае их наступления, требуют дополнительных работ и затрат. Такие дополнительные работы должны быть отражены, в зависимости от стратегии реагирования, в планах по содержанию, срокам и стоимости или резервных планах;

• управленческий резерв – дополнительные средства на не идентифицированные риски.

Полная смета, дополненная рекомендациями по управлению отклонениями стоимости, называется Планом управления стоимостью.

Смету рекомендуется пересматривать по ходу выполнения проекта в течение всех фаз жизненного цикла проекта; такие уточнения сметы могут стать источником резервов и дополнительной прибыли.

Для оценки стоимости обычно используется несколько методов с разной точностью и трудоемкостью оценки:

• оценка снизу вверх – наиболее точная оценка, которая производится на основе ИСР суммированием стоимостей ресурсов, назначенных отдельным работам. Оценка тем точнее, чем детальнее ИСР. Этот метод требует наибольших временных затрат. Он применяется в программах календарного планирования;

• оценка сверху вниз – предположительная оценка, которая составляется из укрупненных затрат и осуществляется на ранних фазах проекта;

• оценка по аналогу – оценка по ранее выполненному схожему проекту – есть также оценка сверху вниз, когда фактические затраты предыдущего проекта дают предположительную оценку затрат текущего проекта;

• параметрические оценки – оценки, полученные с помощью модели, зависящей от нескольких выбранных параметров проекта, которые количественно изменяются пропорционально стоимости проекта. Зная единичные стоимости ресурсов (параметров), можно делать прогнозные оценки стоимости проекта в целом.

Например, стоимость программного проекта может коррелировать со временем работы и затратами на оплату труда программистов (1ч=1200руб.), в строительном – с количеством и стоимостью бетона (1т=900руб.) ит.д.;

• контрольные оценки – оценки, аналогичные методу PERT для разработки расписания. Суть последнего метода оценки стоимости проекта поясним следующей таблицей:

Из этих расчетов можно предположить, что стоимость работ проекта будет лежать в диапазоне:

• (22833 – 306) … (22833 + 306) с вероятностью 68.3%;

• (22833 – 2*306) … (22833 + 2*306) с вероятностью 95.5% ит.д.

Исходя из этих цифр, можно оценивать основной бюджет, управленческий резерв и бюджет на непредвиденные обстоятельства. В дополнение к перечисленным методам оценки стоимости при составлении сметы, непосредственно перед разработкой базового плана по стоимости можно применить функционально-стоимостной анализ. Цель такого анализа – поиск и нахождение менее затратного способа выполнения объема работ по проекту. Он заключается в установлении требуемых в проекте функций, назначении им ресурсов, выявлении дорогих операций и оптимизации стоимости.

Дата добавления: 2015-04-29