Правила применения системного подхода

Системный подход входит в состав 14 научных подходов, кото­рые рекомендуется применять при разработке управленческих ре­шений. В этом подразделе будут рассмотрены только правила применения системного подхода по каждому из 30 свойств системы.

Правило 1. Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем делении или формировании компоненты системы.

Например, фирма как сложная открытая социально-экономи­ческая система представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рас­сматривать фирму как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только потом — компоненты фирмы. Фирма как целое существу­ет не потому, что в ней работает, допустим, лекальщик, а, наоборот, лекальщик работает потому, что функционирует фирма. В ма­лых системах могут быть исключения: система функционирует бла­годаря исключительно важному компоненту.

Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство; системы неравны сумме свойств ее компонентов, а из свойств систе­мы нельзя вывести свойства ее компонентов (свойство неаддитивно­сти системы).

Например, все детали как компоненты технической системы технологичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его ком­поновки, сочетание деталей сложное. При проектировании изделия не соблюдался принцип: простота конструкции — мерило ума кон­структора. Для обеспечения технологичности технической системы необходимо упростить ее кинематическую схему и компоновку, сократить количество составных частей, обеспечить примерно оди­наковую точность соединений.

Другой пример. Основными задачами отдела маркетинга фирмы как системы являются разработка стратегических нормативов кон­курентоспособности товаров и фирмы в целом, стратегии ее функ­ционирования и развития, формирование и реализация политики рекламы, товародвижения. Основной задачей исследовательской организации является изыскание средств и методов реализации нормативов конкурентоспособности; задачей конструкторской орга­низации — воплощение упомянутых нормативов в проектно-конструкторской документации; производственных подразделений — материализация нормативов через проекты и т. д. А критерием функ­ционирования фирмы в целом является максимизация вновь со­зданной или добавленной стоимости при соблюдении норм зако­нодательства, т. е. цели системы совершенно не совпадают с целя­ми ее компонентов, а каждый компонент в системе выполняет свои задачи, приводящие к реализации ее целей.

Правило 3. Число компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы.

Например, структура производственной системы представляет собой сочетание организационной и производственной структур. Ос новными факторами, определяющими тип, сложность и иерархич­ность структуры производственной системы, являются:

― масштаб производства и объем продаж;

― номенклатура выпускаемой продукции и выполняемых услуг;

― сложность и уровень унификации продукции и услуг;

― уровень специализации, концентрации, комбинирования и ко­оперирования производства;

― степень развития макросреды и инфраструктуры региона;

― международная интегрированность системы и др.

К факторам оптимизации числа компонентов производствен­ной системы и ее структуры относятся следующие:

― развитие специализации и кооперирования производства;

― автоматизация управления;

― применение совокупности научных подходов к проектирова­нию структуры и функционированию системы менеджмента;

― соблюдение принципов рациональной организации производ­ственных и управленческих процессов (пропорциональность, па­раллельность, непрерывность и др.);

― перевод существующих структур управления на проблемно-целевые структуры.

Правило 4. Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, число связей между компо­нентами системы и параметров модели управления, автоматизиро­вать процессы производства и управления.

Например, требуется сделать анализ сложности структуры малой системы — фирмы численностью 5 человек оказывающей посредни­ческие услуги в области перевозки малогабаритных грузов. Структу­ра фирмы: администрация, бухгалтерия, отдел маркетинга, техни­ческий, производственный, финансовый отделы, гараж, диспет­черская, отдел кадров. Фирма имеет 9 подразделений. Она должна разработать положения о своих подразделениях, вести планирова­ние, учет и контроль выполняемых работ, и их оплату. Очевидно, что 9 подразделений на 5 человек — надуманная структура фирмы, "отвечающая" требованиям моды, но не рациональности структуры и экономии средств. На практике на раннем этапе становления ры­ночных отношений зачастую структуры фирм отвечают в большей мере не требованиям экономики, а амбициям инвесторов. Рацио­нальная структура фирмы: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, отдела маркетинга, техничес­кого и производственного отделов выполняет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансового отдела, диспетчерской осуще­ствляет бухгалтер-диспетчер. Водители выполняют производствен­ные задания и осуществляют техническое обслуживание своих ма­шин.

Правило 5. Структура системы должна быть гибкой, с наимень­шим числом жестких связей, способной быстро перенала­живаться па выполнение новых задач, оказание новых услуг и т. п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспо­собления ее к требованиям рынка.

Например, требуется сравнить уровень жесткости двух произ­водственных систем, выпускающих аналогичную продукцию. Пер­вая система имеет поточно-механизированную конвейерную орга­низацию производства, вторая — организацию производства на ос­нове интегрированных производственных автоматизированных модулей, характеризующихся быстрой переналаживаемостью с од­ной операции (детали) на другую. Организация труда в первой сис­теме — конвейерная, с закреплением каждого рабочего к конкрет­ной операции (рабочему месту), во второй — бригадная. Мобиль­ность второй системы выше, чем у первой как по гибкости средств труда, так и по организации самого труда. Поэтому в условиях со­кращения жизненного цикла продукции и продолжительности ее выпуска вторая система является по сравнению с первой более про­грессивной и эффективной.

Правило 6. Структура системы должна быть такой, чтобы из­менения в вертикальных связях компонентов системы ока­зывали минимальное влияние на функционирование системы. Для это­го следует обосновывать уровень делегирования полномочий субъек­там управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических и про­изводственных системах.

Например, требуется сравнить уровень вертикальной целостности и надежность функционирования двух структур (рис. 2.2, а и 2.2, б).

Анализ структур показывает, что выход из строя любого компо­нента на любом уровне (кроме нулевого) выводит из строя: на рис. 2.2, а —⅓ системы; на рис. 2.2, б — ¹/₆ системы. Вывод: во второй структуре в два раза быстрее обнаруживается отказ (меньше уровней иерархии для поиска), система несет в два раза меньшие убыт­ки от отказа какого-либо компонента. Значит, вторая структура си­стемы по сравнению с первой более эффективна. Однако число компонентов подчиненных верхнему уровню управления, в зави­симости от сложности решаемых задач должно находиться в преде­лах от 6 до 10. Превышение этого показателя снижает управляе­мость системы.

Рис. 2.2. Структуры систем с разными уровнями вертикальной целостности

Правило 7. Горизонтальная обособленность систе­мы, т. е. число горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нор­мального функционирования системы. Уменьшение числа связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования сис­темы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позво­ляет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы.

Правило 8. Изучение иерархичности системы и ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее свя­зей с этими системами.

Примеры проявления свойства внутрисистемной целостности показаны на рисунке 2.2. Проявление свойства иерархичности системы по вертикали иллюстрирует рисунок 2.3.

Рис. 2.3. Пример проявления свойства иерархичности системы по вертикали

При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Сначала один человек (группа) строит структуру системы (анализирует, определяет внутрисистемную иерархич­ность), устраняет связи между компонентами и набор с названия­ми компонентов передает другому человеку (группе) для сборки системы (синтеза). Если результаты анализа и синтеза совпадут, т. е. после сборки системы не останется лишних компонентов, а систе­ма функционирует, то можно считать, что анализ и синтез выполнены правильно, структуризация системы проведена. Направления анализа и синтеза структуры системы показаны на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Направления анализа и синтеза структуры системы

Приведем еще пример структуризации системы. Допустим, пер­вая группа аналитиков построила дерево показателей конкуренто­способности товара из трех уровней и передала второй группе сле­дующие компоненты (показатели); интегральный показатель каче­ства товара, его надежность, безотказность, долговечность, среднегодовая производительность, содержание вредных примесей в продуктах сгорания, уровень шума, обобщающий показатель экологичности товара, цена, себестоимость изготовления, прибыль из­готовителя, затраты на транспортировку и монтаж, стоимость од­ного текущего ремонта, среднегодовые затраты на эксплуатацию и ремонт, качество упаковки, гарантии сохраняемости качества, ин­тегральный показатель качества обслуживания товара, конкурен­тоспособность товара по сравнению с аналогом на данном рынке. Этот перечень для простоты иллюстрации неполный.

Попытаемся распределить показатели товара (например, авто­мобиля) по уровням иерархии (табл. 2.4). На основе этих данных легко построить дерево показателей товара, которое нужно для иллюстрации их соподчинеиности. Например, методически непра­вомерными будут следующие логические рассуждения: следует "повышать безотказность, надежность и качество товара"; или "повы­шать качество и конкурентоспособность товара"; или "снижать се­бестоимость и цену товара", так как в структуру логической цепочки включены показатели разных уровней. Правильно говорить: "повы­шать конкурентоспособность товара за счет улучшения показателя нижнего уровня — повышения его качества, качества обслужива­ния, снижения цены или эксплуатационных затрат"; или "повы­шать качество товара за счет повышения его надежности, улучше­ния показателей экологичности и других показателей качества"; или "снижать цену товара за счет снижения его себестоимости пу­тем использования эффекта масштаба"; или "повышать надежность товара за счет повышения его безотказности и оптимизации долго­вечности".

Таблица 2.4

Показатели товара по уровням иерархии (фрагмент)

Номер уровня иерархии	Наименование показателя товара
0	Показатель конкурентоспособности товара
1	Интегральный показатель качества товара
2	Цена товара
3	Интегральный показатель качества обслуживания товара
4	Среднегодовые затраты (затраты за срок службы) на эксплуатацию и ремонт товара
1.1	Производительность (среднегодовая, нормативная, за срок службы) товара
1.2	Надежность товара
1.3	Обобщающий показатель экологичности товара
2.1	Себестоимость изготовления товара
2.2	Прибыль (балансовая) изготовителя на единицу товара
3.1	Качество упаковки
3.2	Гарантии сохраняемости качества
4.1	Затраты на транспортировку и монтаж
4.2	Стоимость одного текущего ремонта
1.2.1	Безотказность товара
1.2.2	Долговечность товара
1.3.1	Содержание вредных примесей в продуктах сгорания
1.3.2	Уровень шума при эксплуатации товара

Правило 9. В силу сложности и множественности описания системы не следует пытаться познать все ее свойства и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница.

Например, при единичном типе организации машиностроительного производства система технологической документации строится на основе укрупненных маршрутных технологий, а в массовом производстве — на основе пооперационных (подетальных) технологий. Для единичного индивидуального производства невыгодно разрабатывать пооперационные технологии, так как значительные расходы на разработку этих технологий распределяются на одну - две детали. Аналогично этому примеру невыгодно для обоснования разового управленческого решения применять, современные мето­ды исследования операций. Множественность, или глубина описа­ния системы определяется уровнем ее стандартизации, повторяе­мости (масштаба). Чем выше повторяемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерархии для анализа и синтеза, повышения качества управленческих решений (рис. 2.5).

Приведенная на рис. 2.5 зависимость примерная, построена для иллюстрации важности углубления анализа и синтеза многократно повторяющихся систем и решений. На практике могут быть различ­ные ситуации, и возможно потребуется сделать анализ до глубины 5-го уровня однократно повторяющейся системы. Все определяется актуальностью ситуации. И, наоборот, для простых малых систем, состоящих из двух уровней иерархии (нулевой и первый), повторя­ющихся миллионы раз, достаточно будет ограничиться первым уров­нем.

Рис. 2.5.Зависимость между числом уровней иерархии для анализа и повторяемостью системы.

Только следует помнить, что по статистике рубль, сэкономлен­ный на качестве стратегического управленческого решения, на последующих стадиях принесет убытки в пропорции, например, 1: 10: 100: 1000. В этой пропорции "1" — рубль, сэкономленный на стадии принятия стратегического решения за счет упрощения ана­лиза и синтеза, игнорирования научных подходов и методов исследования операций, "10" — убытки на стадии НИОКР, "100" — убытки на стадии материализации решения (стадии производства), "1000" — убытки на стадии потребления результатов решения (ста­дии эксплуатации). Убытки растут в геометрической прогрессии, так как однажды принятое стратегическое решение на последую­щих стадиях жизненного цикла системы повторяется многократно.

Правило 10. При установлении взаимосвязей и взаимодействия си­стемы с внешней средой следует строить "черный ящик " и формули­ровать сначала параметры "выхода ", затем определять воздействие факторов макро- и микросреды, требования к "входу", каналы обрат­ной связи и в последнюю очередь проектировать параметры процесса в системе.

Для графической иллюстрации этого правила построим систему как "черный ящик" и ее внешнее окружение (рис. 2.6), проставим цифрами очередность анализа.

Рис. 2.6.Очередность анализа внешнего окружения системы и ее внутренней структуры.

Почему следует соблюдать представленную на рисунке очеред­ность анализа элементов системы? Для экономии средств и време­ни. Разъясним, за счет чего. На практике (особенно в условиях от­сутствия конкуренции) при определении стратегии функциониро­вания и развития, например фирмы, исходят из своих текущих возможностей, т. е. определяют научно-производственный потен­циал, изучают уровни квалификации персонала. Затем принимают­ся меры по повышению эффективности деятельности фирмы. К чему приводит такой подход? К тому, что, затратив огромные средства на обновление технологий и оборудования, совершенствование орга­низации производства и труда, фирма обнаруживает через несколько лет (период обновления производства), что та продукция, на кото­рую были направлены ее средства и усилия, уже никому не нужна.

Например, перед вами, начальником отдела, поставлена задача разработать стратегический план мероприятий (на 3 года) по совершенствованию структуры отдела. Работу вам следует начинать не с анализа способностей своих сотрудников, качества обеспече­ния отдела, а с анализа стратегических функций отдели. Нужно четко сформулировал, требования вашего потребителя. Высокое качество системы достижимо только в том случае, если каждый ее элемент будет ориентирован на потребителя, и на своем выходе будет обес­печивать высокое качество. И только после этого вы определяете стратегические требования к остальным элементам системы (ком­поненты 2-5 на рис. 2.6), Функции отдела должны быть ориентиро­ваны на обеспечение высокого качества "выхода", а не нахожде­ние работы для уважаемых коллег Иванова, Петрова, Сидорова. Сначала работа — потом люди. Не людям надо искать работу, а подбирать профессионалов для качественного выполнения конк­ретной работы.

Правило 11. Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования сис­темы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость систе­мы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность ком­понентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности си­стемы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 12. В условиях развития глобальной конкуренции и меж­дународной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения её экономической, тех­нической, информационной, правовой безопасности.

Правило 13. Для построения, функционирования и развития систе­мы в условиях расширения международной интеграции и кооперирова­ния следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации. В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др.

Правило 14. Для определения стратегии функционирования и раз­вития системы следует строить дерево целей.

Например, показателем нулевого уровня дерева целей системы — критерием функционирования — может быть максимизация вновь созданной стоимости. Целями первого уровня могут быть повышение качества конкретных товаров, ресурсосбережение, расшире­ние рынка сбыта товаров, повышение качества обслуживания то­варов, организационно-техническое развитие производства, охра­на природной среды. На втором и третьем уровнях иерархии целей показатели вышестоящего уровня подразделяются на более част­ные показатели.

Правило 15. Для повышения обоснованности инвестиций в иннова­ционные и другие проекты следует изучать доминантные (преоблада­ющие) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в развитие первых, наиболее эффективных.

Правило 16. Из всех целен первого уровня, перечисленных в правиле 14, приоритет следует отдавать качеству любых объектов уп равления как основе удовлетворения требовании рынка, экономии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения.

Правило 17. При формировании миссии и целей системы следует отдавать приоритет интересам системы более высокого уровня как гарантии решения глобальных проблем.

Правило 18. Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать их надежности как совокупности проявляющихся свойств безотказности, долговечности, ремонтопригодности сохраняемости.

Правило 19. Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе оптимизационных моделей.

Правило 20. При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную эффективность инноваций.

Например, прогнозный экономический эффект инноваций выполненный на стадии стратегического маркетинга, смело можно уменьшить на коэффициент, равный 0,2-0,5 на стадии НИОКР - 0,5-0,7; производства — 0,6-0,8; эксплуатации — 0,8-0,9. Чем меньше промежуток времени между годом расчета и годом инновации, тем больше значение понижающего коэффициента, меньше разрыв между расчетным и фактическим эффектом.

Правило 21. При построении дерева целей и формулировании стра­тегии системы слезет помнить, что цели системы и ее компонентов в смысловом и количественном значениях, как пропило, не совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности системы.

Правило 22. При построении дерева целей системы и оптимизации ее функционирования следует изучать проявление свойства ее мультипликативности. Например, безотказность системы опреде­ляется не сложением, а умножением коэффициентов безотказности ее компонентов.

Правило 23. При построении структуры системы и организации ее функционирования следует учитывать, что все процессы непре­рывны и взаимообусловлены. Система функционирует и развивает­ся на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функцио­нирования и развития, способности системы к обучению. Система су­ществует, пока функционирует.

Правило 24. При формировании стратегии системы следует обес­печивать альтернативность путей ее функционирования и раз­вития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наиболее не­предсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по несколь­ким вариантам, учитывающим разные ситуации.

Правило 25. При организации функционирования системы следует учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодействии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрица­тельный эффект синергии. Для получения положительного эф­фекта синергии необходимо иметь высокий уровень организованности системы.

Например, если эффект системы из трех компонентов равен 11 при эффекте каждого компонента, равном трем, то эффект синергии будет равен двум (11 – 3 – 3 – 3 = 2). Образно говоря, за счет хорошей организованности и взаимодействия компонентой системы мы должны добиться, чтобы 2 + 2 = 5, а не четырем (эффект синергии равен нулю) или трем (эффект синергии отрицательный).

Правило 26. Для снижения инерционности функционирова­ния системы, т. е. увеличения скорости изменения выходных параметров при изменении входных параметров или параметров функциониро­вания системы, следует ориентировать производство на интегриро­ванные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мо­бильность производства и быстрое реагирование на изменения.

Правило 27. В условиях быстро меняющихся параметров внешней среды системы она должна быть способной оперативно адаптиро­ваться к этим изменениям. Важнейшими инструментами повыше­ния адаптивности функционирования системы являются стратеги­ческая сегментация рынка и проектирование товаров и технологий на принципах стандартизации и агрегатирования.

Правило 28. Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, параллель­ности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и другие, обеспе­чивать их оптимальный уровень.

Правило 29. Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повышает удель­ный вес стандартизованных систем и их компонентов.

Правило 30. Единственным путем развития организационно-эконо­мических и производственных систем является инновационный. Внедрение новшеств (в форме патентов, ноу-хау, результатов НИОКР и т, д.) в области новых товаров, технологий, методов организации производства, менеджмента и других сферах служит фактором раз­вития общества.

Краткие выводы

1. Системный подход — это методология исследования объектов как систем. Система состоит из двух составляющих: 1) внешнее окружение, включающее в себя вход, выход системы, связь с внеш­ней средой и обратную связь; 2) внутренняя структура — совокуп­ность взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воз­действия субъекта управления на объект, переработку входа систе­мы в ее выход и достижение целей системы. Подробное определение системы, состоящей из внешнего окружения (которое первично) и внутренней структуры (которая является вторичной) шире и глуб­же общепринятых определений. Системный подход является глав­ным фактором или условием повышения качества управленческих решений, основой любого вида менеджмента.

2. Для более глубокого изучения систем предлагается их класси­фицировать по следующим восьми признакам: степени взаимодействия системы с внешней средой; размеру системы; ее назначению; сте­пени свободы; уровню специализации; продолжительности функ­ционирования; способу описания системы; типу используемых в субстанции величин.

3. Для более полного и качественного описания систем с целью повышения их эффективности следует анализировать 30 свойств систем, объединенных в четыре группы: свойства, характеризую­щие сущность и сложность системы; свойства, характеризующие связь системы с внешней средой; свойства, характеризующие ме­тодологию целеполагания системы; свойства, характеризующие параметры функционирования и развития системы.

4. Для практического отражения свойств систем при их построении, функционировании и развитии следует соблюдать правила применения системного подхода (30 правил по всем свойствам).

Контрольные вопросы

1. Почему управление любыми объектами (особенно социально-экономическими) следует основывать на теории системного подхода?

2. В чем сущность системного подхода и его отличия от других подходов?

3. Почему, например, функциональный, маркетинговый, воспроизводственный и другие подходы неправомерно включать в состав системного подхода?

4. На какие составляющие подразделяется система?

5. Почему вход системы не относится к ее внешней среде?

6. Что такое системный анализ?

7. Чем отличаются понятия "энергия системы" и "вещество системы"?

8. Что такое коррелятор организации управления?

9. Чем отличаются активаторы от дезактиваторов системы?

10. Приведите примеры классификации систем по признаку "размер".

11. Какие бывают системы по назначению?

12. Чем вызвано исследование 30 свойств систем, объединенных по раз­ным признакам в четыре группы?

13. В чем сущность свойства "первичности целого"?

14. В чем сущность неаддитивности систем?

15. В чем сущность иерархичности систем?

16. В чем сущность множественности систем?

17. В чем сущность наследственности систем?

18. В чем сущность эмерджентности систем?

19. В чем сущность мультипликативности систем?

20. В чем сущность синергичности систем?

21. В чем сущность адаптивности систем?

3. Функционально-стоимостной анализ

Дата добавления: 2015-03-29