Систематизация документов. Правила формирования дел

Контроль за исполнением задания. Виды контроля.

Контроль за сроками исполнения задания, осуществляемый секретарем, можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки предоставления статистической и финансовой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконными актами.

В рамках конкретной организации типовые сроки исполнения могут быть установлены для документов после их утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству.

Сроки исполнения документов, рассмотренных руководителем, указываются в резолюции. Работу с документом, имеющим длительный срок исполнения (полгода, год), следует контролировать поэтапно. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов сроки исполнения указывают по каждому пункту.

Форма контроля может быть ручной и автоматизированной.

Ручной контроль осуществляют с помощью регистрационных карточек и картотечного ящика с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель соответствует числам месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня до его окончания) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченной датой исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный, срок исполнения.

Секретарь регистрирует документы, записывает в карточки задания и расставляет их по срокам исполнения.

Автоматизированный контроль за исполнением документов ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. С использованием автоматизированной системы контроля просматриваются все задания не только по срокам, но и по исполнителям. С помощью компьютера можно получить в любое время списки всех категорий документов: неисполненных, с истекающим сроком исполнения или нерассмотренных исполнителем. Компьютер рассортирует их по исполнителям, срокам исполнения и видам документов. Автоматизированный контроль позволяет увеличить объем контролируемой документации, экономит время, предоставляет возможность уделять больше внимания качеству исполнения, повышает исполнительскую дисциплину.

Формированием дела называется группирование исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Порядок формирования дел должен быть изложен инструкцией по делопроизводству. Различают централизованное формирование, которое осущ. только службой ДОУ, и децентрализованное, которое осущ. всеми структурными подразделениями. Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке пишется наименование организации, название структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела из номенклатуры. Все это посередине и с каждой отдельной строки. В нижней части обложки дела ставится срок хранения. При постоянном сроке хранения пишется «хранить постоянно».

Дата добавления: 2015-03-31