Влияние ИС на структуру управления организацией

Существует ряд основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни и т.д. Применение ИС – это один из путей решения таких проблем, так как технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия применения ИС. Ввиду того, что все части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно ведет к изменению в другой, поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и культурные, и природные ресурсы и т.д.

Взаимодействие информационной системы и организации обычно происходит на двух уровнях (кроме того, что оно может быть как положительным, так и отрицательным):

- микроуровне, который выражается во влиянии на отдельных индивидуумов и их работу, а также на работу отделов;

- макроуровне – на всю организацию, отрасль и общество в целом.

Первые исследования указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние – это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

Другие теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии – необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

- существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

- наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

- рационализация организационной структуры фирмы;

- максимальная занятость всех работников;

- высокий профессиональный уровень;

- интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Централизация власти.

Существуют две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция – это централизация власти. Часто в этом случае имеет место и централизация принятия решений. Но существует также другая – современные ИС позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти.

Изменение в формализации.

ИС может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация зависит от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.

Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование ИС приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.

11. Влияние информационной системы на структуру управления организа­цией

При выполнении процесса управления сначала формулируются цели, затем планируются действия по их достижению. Когда планы утверждены и согласованы, они исполняются. Результаты исполнения контролируются и анализируются. На основе результатов анализа формируется управленческое воздействие, которое представляет собой либо новый план действий, либо новые цели. Далее процесс повторяется.

Для функционирования процесса требуется участие сотрудников, совместно действующих по определенным правилам (регламентам) и обмени­вающихся между собой необходимой информацией также по определен­ным правилам. Подобный информационный обмен обеспечивается информационными управленческими системами (далее – ИУС).

ИУС позволяют решать сразу несколько информационных задач. Они, с одной стороны, регламентируют процессы сбора, анализа и обработки информа­ции, с другой – определяют коммуникационные каналы, по которым эта информация распространяется. В результате управление определенной областью (например, продажами) происходит по понятным и предсказуемым принципам, а не стихийно.

Например, если областью управления являются финансы компании, то постановка целей и планирование могут выглядеть как определение перечня показателей, установленных на определенный период в виде бюджетов (планов на период). Информация о значениях данных показателей должна быть доведена до исполнительной структуры (центров финансовой ответственности), которая будет исполнять эти бюджеты. Результаты выполнения хозяйственных операций исполнительной структурой в виде структурированной информации должны учитываться и накапливаться в информационной системе (учет фактических данных). Накопленная фактическая информация сравнивается с плановой и анализируются. В результате анализа можно установить, например, получили ли мы запланированную прибыль или были превышены расходы, и по какой статье. Для реализации подобного управления финансами необходима информационная система, поддерживающая данный процесс, т.е. информационная система с функционалом бюджетного управления.

Если областью управления являются продажи, то в результате постановки целей, например, могут быть сформулированы такие показатели, как объемы продаж, доли рынка, проценты узнаваемости продуктов (брендов), уровни лояльности покупателей и т.п. Доведенные до маркетинговых и коммерческих структур цели должны быть преобразованы в планы мероприятий, которые будут реализовываться этими же исполнительными структурами. Результаты работы (продажи, маркетинговые измерения и т.п.) фиксируются в информационной системе. Менеджмент (управляющая структура) анализирует результаты работы, сравнивая их с плановыми значениями, и определяет, достигнуты ли запланированные показатели. На основе результатов анализа он формирует дальнейшие планы работы. Подобная функциональность реализуется в информационных системах класса CRM (Customer Relationship Management).

Таким образом, какой бы областью не требовалось управлять в рамках системы управления, наличие соответствующей информационной управленческой системы является необходимым условием, если компания хочет быть эффективной.

Если информационная система является лишь отражением существующих на предприятии управленческих процессов, то затраты, связанные с ее внедрением минимальны. К сожалению, минимальным будет также и экономический эффект от такого проекта. Для того чтобы полностью использовать возможности информационных систем в совершенствовании процессов управления, желательно коренное преобразование системы управления.

То есть, должно осуществиться взаимное влияние: использование информационной системы требует изменения системы управления предприятием, а с другой сама, информационная система должна быть адаптирована с учетом специфики предприятия.

Если внедрению информационной системы предшествует этап радикального пересмотра существующих методов управления, то имеет место реинжиниринг бизнес-процессов.

Реинжиниринг вносит в систему управления следующие изменения:

1. Переход от задач управления к бизнес-процессам - изменяет отношения между подчиненными и их руководителями. Если при традиционном иерархическом управлении имеет место разделение людей по функциональным подразделениям, то после реорганизации сотрудники объединяются вокруг бизнес-процессов. Такие команды иногда называют виртуальными, так как они состоят из временных сотрудников, принадлежащих различным структурным подразделениям. Для управления виртуальными командами создают матричные структуры.

2. Удачное внедрение информационной системы обычно сокращает количество менеджеров среднего звена. Необходимая информация уже в интегрированном виде может поступать от сотрудников, непосредственно главному менеджеру, что ведет к перераспределению ответственности. Работа работников нижнего звена становится более содержательной, а высшего звена более оперативной за счет ликвидации излишней согласованности, ожиданий, проверок и т.д.

3. Происходит пересмотр критериев оценки труда и оплаты труда, так как оценивается не деятельность сотрудника, а результаты его деятельности. Это становится возможным благодаря внедрению бизнес-процессов, обеспечиваемых виртуальными командами, члены которых ориентированы на максимальное удовлетворение клиентов.

Дата добавления: 2015-03-31