Организация поиска и выполнение запроса в базе данных

Создание таблиц в СУБД Access.

Системы управления базами данных (СУБД).

Базы данных.

1. Базы данных: основные понятия.

Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств. Например, сведения о вашей группе.

Информация в БД хранится в упорядоченном виде.

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядочено хранить данные о группе объектов, имеющих одинаковые свойства.

Существует несколько различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые базы данных.

Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, т.е. объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой её строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства - в своём столбце, озаглавленном именем свойства.

Столбцы такой таблицы называют полями. Каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, предоставляющих значения данного свойства.

Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.

В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик.

Развитие информационных технологий привело к созданию компьютерных данных. Создание баз данных, а также операций поиска и сортировки данных выполняются специальными программами - системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать базы данных (БД), которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами дынных (СУБД) - программы, управляющие хранением и обработкой данных.

СУБД - это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных.

Ядром любой базы данных является модель данных – множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. Модель данных – это совокупность структур данных и операций их обработки. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой и реляционной модели, на комбинации моделей или на некотором их подмножестве.

Иерархическая модель данных. Иерархическая структура – это совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Иерархическая модель базы данных графически может быть представлена как перевёрнутое дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект, второй - объекты второго уровня и т.д.

Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Иерархической базой данных является Каталог папок Windows, с которым можно работать, запустив Проводник. Верхний уровень занимает папка Рабочий стол. На втором уровне находятся папки Мой компьютер, Мои документы, Сетевое окружение и Корзина, которые являются потомками папки Рабочий стол, а между собой близнецами.

Сетевая модель данных. Сетевая модель данных является обобщением иерархической за счёт допущения объектов, имеющих более одного предка, т.е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан одновременно с любыми элементами следующего уровня. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений.

Примером сетевой структуры фактически является Всемирная паутина глобальной компьютерной сети Интернет. Гиперссылки связывают между собой сотни миллионов документов в единую сетевую базу данных.

Реляционная модель данных. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

ü Каждый элемент таблицы – один элемент данных;

ü Все столбцы в таблице однородны, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;

ü Каждый столбец имеет уникальное имя;

ü Одинаковые строки в таблице отсутствуют;

ü Порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Приложение Access является системой управления базами данных (СУБД). Запустим Access командой [Пуск – Программы - Microsoft Access]. Окно приложения имеет стандартный вид. Рис.4.

Рис.4. Элементы окна MS Access

В Access используется стандартный для среды Windows & Office многооконный интерфейс, но, в отличие от других приложений, не многодокументный. Единовременно может быть открыта только одна база данных, содержащая обязательное окно базы данных и окна для работы с объектами. В каждый момент времени одно из окон является активным, и в нем курсором отмечается активный объект.

Окно базы данных - один из главных элементов интерфейса Access. Здесь систематизированы все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы. В базах данных вся информация хранится в двухмерных таблицах. Это базовый объект БД. Все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты). Каждая строка в таблице - запись БД, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле - однородные данные обо всех объектах.

Запросы. В СУБД запросы являются важнейшим инструментом. Главное предназначение запросов - это отбор данных на основании заданных условий. С помощью запроса из базы данных можно выбрать информацию, удовлетворяющую определённым условиям.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать или удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедрённые объекты.

Отчеты. Они предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся операций. Запись макроса производится также как и в других приложениях, например, как в приложении Word.

Модули. Они также служат для автоматизации работы с БД. Модули ещё называют процедурами обработки событий и пишут на языке VBA.

Прежде всего, необходимо определить структуру базы данных, т.е. определить количество полей, их названия и тип данных.

В приложении Access создать новую базу данных можно с помощью команды Файл – Создать – Новая база данных. В открывшемся окне указать имя БД.

1. В появившемся окне перейти на вкладку Таблицы и выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора..

Режим Конструктора позволяет создавать и изменять структуру таблицы.

2. В столбцах Имя поля и Тип данных ввести названия полей и требуемый тип данных. В нижней части окна задать свойства полей.

При задании типа данных и свойства поля воспользоваться раскрывающимся списком. Также нужно задать ключевое поле.

3. Для сохранения таблицы использовать команду Файл - Сохранить.

4. После создания таблицы её имя добавляется в окно базы данных, и её можно легко открыть либо в режиме Конструктора (кнопка Конструктор), либо в режиме Таблицы (кнопка Открыть). Рис.5

Режим Таблицы позволяет просматривать и изменять структуру таблицы, а также вводить и редактировать данные.

Рис. 5. Режим Таблицы.

5. Для просмотра структуры таблицы: в окне БД перейти на вкладку Таблицы, дважды щелкнуть на имени таблицы. Появится окно таблицы.

Ввод и редактирование данных. При вводе данных в режиме Таблица в поле маркера записи, которое расположено слева от полей таблицы, может отображаться один из следующих символов:

- * (звёздочка) обозначает пустую запись в конце таблицы;

- ® (стрелка) обозначает выделенную (активную) запись;

- карандаш обозначает то, что в записи были сделаны изменения.

Запросы осуществляют поиск данных в БД и являются самостоятельными объектами. Запрос является производным объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.

Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный содержит несколько условий для различных полей.

В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе.

Механизм составления запросов позволяет резко расширить возможности своей системы за счет подключения функций соединения таблиц, расчетных операций, группировки записей и отбора записей.

В общем случае запрос – это вопрос о данных. Существуют разные типы запросов (на добавление записей, изменение, объединение), но мы рассмотрим простейший тип: запрос - выборку.

Пример:

Для БД «Ученики» (Рис. 6) создать запрос на выборку (см.рис. 7) ученика по классу, который имеет итоговую оценку не ниже 4.

Рис. 6. БД «Ученики»

Рис. 7. Запрос на выборку

Запрос - выборка – это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы - поля и строки), и формируется на основе фактических данных системы. При создании макета запроса (т.е. производной таблицы) в общем случае нам необходимо выполнить четыре базовые операции:

1. Указать системе, какие поля и из каких таблиц мы хотим включить в запрос.

2. Описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, стоимость продукции – это произведение цены на количество).

3. Описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединять группу записей с одним и тем же кодом клиента в одну и просуммировать стоимость заказанной им продукции).

4. Указать условие отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи, удовлетворяющие какому-то условию (например, с датой поставки от 20 до 25 мая 1997 года).

Дата добавления: 2015-04-24