С.П.Бібік, І.Л.Михно 1 страница

Ще у дохристиянській Русі наші пращури поклонялися богу Сонця Хорсу, якого зображували у вигляді золотого кола на синьому полі. З культом Хорса як найвищого божества давньослов’янського пантеону тісно переплітався культ Ярила, пов’язаний з циклами Сонця та сільськогосподарських робіт. Зображення Ярила було подібне до Хорса- золотий диск на синьому тлі. Шанували слов’яни й бога війни Яровита із золотим щитом.

Отже, сині та жовті кольори в релігійній свідомості давніх слов’ян посідали чільне місце й вважалися священними. Після хрещення Русі Володимиром Великим ця традиція залишалася незмінною - золоті бані церков сяяли на тлі блакитного неба, а зсередини церковні стіни були розкішно вбрані в золото й блакить.

Поєднання цих кольорів також широко використовувалося у повсякденному побуті - в орнаментах, емалевих прикрасах, одязі тощо.

Синьо-жовті кольори були в широкому вжитку не тільки в Україні, а й у Московії аж до XVII сторіччя, доки декретами Петра I не були витіснені іншими. З появою родових князівських та міських гербів найуживанішими у них стали синьо-жовті та червоно-чорні поєднання кольорів

Відомо, що гербом Данила - князя Галицького, Волинського й Київського, короля Галицько-Волинської держави, був золотий лев на синьому щиті. 1410 року відбулася переможна Грюнвальдська битва, в якій українські війська під синьо-жовтими прапорами разом з литовським та польським військом завдали нищівної поразки Тевтонському орденові. Запорізьке козацтво мало багату й різноманітну символіку, серед якої найпоширенішими були синьо-жовті прапори і хоругви. Навіть одяг козаків мав національні кольори: під час повстання 1768 року гайдамаки Гонти були вдягнуті у жовті жупани й сині шаровари. Малиновий та інші відтінки червоного кольору за законами геральдики символізують монархічну владу й були насильницьки принесені до реєстрового війська відповідно польською та російськими владами.

Після ліквідації Запорізької Січі державна й військова українська символіка викорінюється імперськими структурами влади, та зберігається в народній традиції. Українські вишиванки, розписи хат і коминів, писанки, як правило, містять поєднання червоного з чорним та синього з жовтим кольорів.

Відродження української національної свідомості у XIX столітті та масові демонстрації українського народу в Києві, Москві, Петербурзі під час лютневої революції 1917 року проходили під синьо-жовтими прапорами. 1915 року УНР затвердила синьо-жовте знамено як Державний прапор України. Прапор УНР мав жовту смугу зверху - як символ Сонця, якому поклонялися давні русичі, та синю знизу – як води Дніпра, в якому вони були хрещені під час прийняття християнства. У такий спосіб прапор УНР поєднував у собі християнську та дохристиянську історію народу.

Це тлумачення прапора було занадто складним для загалу й поступово, незважаючи на закони геральдики, кольори на українському національному прапорі помінялися місцями, набувши зрозумілішого й близького до українського менталітету гуманістичного змісту – жовте пшеничне поле під мирним синім небом.

Прапор у свідомості людей набув значення загальноукраїнського символу боротьби за державну незалежність України. Визвольні змагання українського народу у XX сторіччі проходили під синьо–жовтими прапорами. Тож цілком закономірним є затвердження синьо-жовтого знамена Державним Прапором незалежної України.

Національний гімн – це урочиста, неодмінно патріотична пісня, що є символом єдності народу. Це присяга, музичний знак держави. Державний гімн мусить бути історичним, тобто справді народним. Цим вимогам наш національний гімн цілком відповідає.

Якщо в багатьох країнах слова та музика до гімну замовлялися урядом або гімном ставали військові похідні пісні, то гімн України виник як прояв народної творчості, відображення дум і почуттів українців. Він гуманістичний за змістом, лаконічний за формою, актуальний, має історичне підґрунтя, спонукає до розбудови незалежної держави.

Слова до пісні “Ще не вмерла Україну” були написані 1862 року в Києві відомим українсь-ким поетом і перекладачем Павлом Чубинським. Слова виникли як український відгук на героїчну боротьбу сербського народу проти турецького поневолення. Спочатку пісня виконувалася на мотив “Серби а слободна”, що підкреслювало ідею боротьби українців за свою незалежність. Пісня швидко набувала популярності, її стали співати стоячи в урочисті хвилини.

За написання цієї пісні Павла Чубинського було заслано до Архангельської губернії, а пісня його невпинно поширювалася Україною. Вона лунала й на сербський мотив, і на мелодію молодого Миколи Лисенка. До пісні в різних регіонах України, незалежно від ситуації та настроїв, дописувалися нові рядки та думки.

Вже 1863 року вірш Чубинського був поширений на Західну Україну. Там священик Михайло Вербицький, на той час уже відомий композитор, написав до нього свій варіант мелодії. 1864 року гімн Чубинського - Вербицького було виконано при відкритті українського театру в концертному залі Народного дому у Львові.

Завдяки Миколі Лисенку та Наддніпрянщині та Михайлові Вербицькому в Західній Україні вірш Павла Чубинського здобув популярність у всій Україні: його співали студенти, робітники, селяни. Пісня стала всеукраїнським твором. Народ на урочистостях співав її як свій гімн. В багатьох місцях вона виконувалася на інші мелодії. Під час лютневої революції 1917 року в Петербурзі Волинський полк виконував пісню на музику Михайла Вербицького. Масові демонстрації українців, що відбувалися в 17-му році у Петербурзі, Києві та інших містах під синьо-жовтими прапорами, співали пісню на слова Павла Чубинського як гімн. А з весни 1918 року пісня на слова Павла Чубинського та музику Михайла Вербицького вже лунала як офіційний Гімн Української Народної Республіки.

Пісня Чубинського-Вербицького стала єдиним гімном для всього народу соборної Української держави. Пройшовши через імперські тюрми й катівні, сибірські морози й соловецькі ями, ця пісня удостоїлася бути музичним символом духовного відродження народу. Нова хвиля українського відродження, очолена Народним Рухом України, підхопила гімн ”Ще не вмерла Україна”. Гімн лунав на всіх урочистих і масових заходах Народного Руху України в Києві, Львові, Одесі, Батурині, Полтаві... Визволення України здійснювалося під могутній спів “Ще не вмерла Україна”.

Тепер, коли Україна у 1991 році стала на шлях власного національного державотворення, ця пісня по справедливості стала державним національним Гімном України.

Знак тризуба поряд зі знаками сонячного хреста й свастики (не плутати з гітлерівською, яка має зворотний напрямок зламів променів) є одним з найдавніших знаків - символів, які знає людство. Це знак, спільний для всіх народів індоєвропейської мовної сім’ї. Походження тризуба губиться у сивій давнині. Найдавніший кремнієвий тризуб, знайдений археологами в Україні, має понад вісім тисяч років і датується шостим тисячоліттям до нашої ери.

У народів дохристиянської Русі тризуб символізував триєдність світу й використовувався як символ влади, духовності й могутності, а також як оберіг від усякого лиха. Пізніше він використовується як символ князівської влади. Історикам відомий тризуб князя Святослава.

Від князя Володимира Великого тризуб використовується як державний герб. У подальший період княжої доби тризуб в різних варіантах застосовується як герб Київської землі та інших удільних князівств. Таким чином, із магічно-охоронного знаку він набуває значення державного символу та родового гербу києво-руських князів. Після канонізації Володимира змінюється філософія тризуба: тлумачення тризуба як символу дохристиянського уявлення про триєдність світу набуває змісту триєдності Бога-Отця, Бога-Духа і Бога-Сина. Тризуб стає християнським символом.

В після монгольський період, коли Україна втратила державність, народ зберіг тризуб і використовував його нарівні хреста як оберіг. У Східній Україні ще в 20-тих роках, а в Західній - до 40-их років XX століття тризуб вирізався на дверях будинків, малювався на стінах для захисту від злих сил, застосовувався під час релігійних обрядів та в іконографії.

У 1918 році уряд України, продовжуючи державну й народну традицію, прийняв один взірець тризуба(в основі якого є тризуб князя Володимира) у виконанні визначного українського художника Нарбута за Герб УНР. Тоді ж з’явилася спроба прочитання тризуба як монограми з християнсько-державницьким змістом: В- Володимир-Хреститель, О- Ольга - перша княгиня-християнка, Я - Ярослав, за якого Київська Русь набула найбільшого розквіту та могутності, Л- любов, що єднає Україну.

Навіть під час втрати Україною своєї державності тризуб протягом століть не втратив свого значення як національного, християнського та охоронного символу, що був збережений народом. У XX столітті він став символом визвольних змагань і монограмою єдиного, святого слова ВОЛЯ.

Таким чином, можна зробити висновок про те, що народжене ще в прадавніх цивілізаціях,, в тому числі й Середземномор’я, обожнювання людиною космічного об’єкта - сонця(символом якого є хрест) і винайденого нею самого предмета - якоря(тризуб), сприяло у відповідних історичних умовах появі культового знаку у вигляді хреста-якоря. Саме цьому знакові, що уособлює в собі Віру і Надію на спасіння, історичною долею було призначено стати гербом держави України.

Відновивши та узаконивши 1992 року тризуб як малий Герб незалежної України, Українська держава тим самим засвідчила безперервність історичного розвитку української нації, повернення до власної національної, духовної та державної традиції.

1.Документ- основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття “документ” багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енцикло-педичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

4) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація(наприклад, перфораційна картка).

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчене літописами. Місцем збереження державно-правових актів, інших документів були церкви чи монастирі, які ще слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні почали з’являтися в XI столітті, зокрема у Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри, церковні братства, вище духівництво, а також українські старшини.

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно - правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Найдавніші документальні матеріали потрапили дол. Архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Утворення Української держави в 1917 році поклало початок національному рахівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було створено Архівно-бібліотечний відділ.

Для історії княжої України (X-XIV) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових кодексів тощо.

Для литовсько-польської доби (XIV – XVIIст.) характерні грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, “Литовська метрика”, “Коронна метрика”, “Судебник” Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги судів тощо. Поважне значення в цей період мають джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи, спогади західноєвропейських мандрівників, листи, щоденники, описи.

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, Генерального військового суду, Генерального скарбу, Генеральної артилерії, акти міського самоврядування, полкової адміністрації й судочинства, сотенних урядів, акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій. Залежність України від російської імперської влади зумовлює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи російських установ, які керували на території України. Після скасування української автономії у др.. Пол. XVIII ст.. з’являються документи російських установ, які колись керували Гетьманщиною. Серед документів слід виділити “Права, за якими судиться малоросійський народ”, “Полное собрание законов Российской Империи”.

Першорядне значення в історії цієї доби має документальний матеріал офіційного походження, проте все більшої ваги набувають приватні документи: матеріали маєткових і фаміліальних архівів, щоденники, мемуари, листи

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду містять всілякі документи, хоч деякі з них сфальсифіковано.

Різноманітний матеріал дають чужоземні джерела – документи, щоденники, спогади, листи.

В цю добу з’являються друковані джерела. У XIX – XX ст.. кількість документального матеріалу безмірно зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя. Велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виділити декілька груп документів цієї доби:

1) щоденники, мемуари, листи українських діячів XIX – XX ст.;

2) акти й документи установ Української держави 1917 – 1921 р.р.;

3) документальні матеріали політичної еміграції;

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична тощо), найчисленнішою з яких є система управлінських документів.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

№ пор.	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
2.	За походженням	Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються органі-заціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окре-мими особами поза сферою їх службової діяльності.
3.	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті доку-менти, які є результатом спілкування уста-нови з іншими установами чи організа-ціями.
4.	За призначенням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформа-ційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напрямом	Вхідні, вихідні.
6.	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (не-стандарттні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими прави-лами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документ-ти створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, що викону-ються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.
8.	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
9.	За стадіями створення	Оригінали, копії. Оригінал - це основний вид документа, пер-ший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія- це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити лише частину документу, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні ори-гінал і дублікат рівноцінні.
10.	За складністю (кількі-стю відображених питань)	Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька.
11.	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворен-ня	Рукописні, відтворені механічним спосо-бом..
13.	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті.

Кожний документ складається з окремих елементів реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні —фіксуються на бланку в процесі заповнення

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, нази-вається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для куто-вого штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управ-лінській документації:

№ пор.	Реквізити	Правила оформлення
1.	Державний герб	Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2.	Емблема організації чи підприємства	Розміщуються поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встанов-леному порядку.
3.	Зображення державних нагород	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4.	Код підприємства, уста-нови, організації	Розташовується у верхньому правому кутку.
5.	Код форми документа	Розташовується у верхньому правому кутку під кутом підприємства, організації, установи.

6.	Назва міністерства або відомства, якому під-порядковується установа	Розташовується у верхньому лівому кут-ку або посередині рядка.
7.	Повна назва установи, організації або підпри-ємства – автора доку-мента	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
8.	Назва структурного підрозділу	Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машино-писним способом.
9.	Індекс підприєства зв’яз-ку, поштова й телеграф-на адреса, номер теле-тайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м.Київ-030, т. 221-99-33 На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
10.	Назва виду документа	Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
11.	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підпи-сання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік –17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно – цифровим способом.
12.	Індекс	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02- шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи, документа; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
13.	Посилання на індекс та дату вхідного документа	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96. де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер.
14.	Місце укладання чи видання	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається доку-мент.
15.	Гриф обмеження досту-пу до документа	Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”.
16.	Адресат	В особових офіційних документах розта-шовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва уста-нови, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка: Директорові Інституту ботаніки НАН України Докторові природничих наук Петренку О.І. У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності: 1) ім’я, по батькові та прізвище адресата (для організацій – найменування підпри-ємства, організації, установи); 2) вулиця, номер будинку, квартири; 3) населений пункт; номер відділення зв’язку; 4) район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих “До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначаються повністю. Адреса відправника В.Ф. Кушніренко Вул.. Січових стрільців, 20, кв. 47 М. Івано-Франківськ, 16 Адреса одержувача Василю Семеновичу Паленку С. Зелений гай, ВЗ Верховичі, Дублінський район, Рівненська область,
17.	Гриф затвердження	Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: - слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”; - назва посади; - особистий підпис; - ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; - дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор школи (підпис) Л.С.Семенова 07.10.12.
18.	Резолюція	Змінний реквізит, який містить інформа-цію про подальшу роботу з документом. Розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: - прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; - вказівка про порядок у характері виконання документа; - термін виконання документа; - особистий підпис керівника; - дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підроз-діли. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюцію першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступник (в особливих випад-ках або в разі відсутності керівника).За змістом резолюції бувають кількох видів: 1. Резолюція – підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: “До наказу”, “До протоко-лу”, “До керівництва”, “До виконання” тощо, залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата; термін виконання не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи. 2. Резолюція – розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосередньо виконав-ця; термін виконання; ставить підпис і дату. Резолюції цього виду формулю-ються так: “Підготувати відповідь до...”, “Вжити заходів”, “Зробити висновки”, “Розглянути питання”, “Обговорити на засіданні...” тощо. 3. Резолюція – відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур’єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: “На жаль, змушені Вам відмовити з причини...”, “Не заперечуємо”, “Про результати і вжиті заходи повідомимо додатково”, “Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін” тощо. Вона використовується для оперативності ділового листування. У ній вказується основний текст; дата; підпис; посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.
19.	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщує-ться під назвою виду документа, від об-ражає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа
20.	Відмітка про контроль	Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою “К” або “Контроль”
21.	Текст	Складається з таких логічних елементів: - вступу; - доказу; - закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля)
22.	Відмітка про наявність додатка	Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформ-лення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно пере-лічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: Додаток:“Проект реконструкції ділянки” на 5 стор. у 2 прим. Якщо додаток зали-шається у справі, то зазначається: Додаток:на 2 стор. лише адресатові. При великій кількості додатків окремо скла-дається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток:відповідно до списку на 7 стор.
23.	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: - зазначення посади (ліворуч); - ініціали й прізвище особи, що під-писала документ (праворуч); - підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розтало-вуються на одному рівні. Директор Директор сзш № 277 сзш №282 (підпис) (підпис) Л.С. Семенова Ю.Ю.Некрасов Розшифрування підпису в дужки не береться.
24.	Гриф узгодження	Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зов-нішнє (з підвідомчими та непідвідом-чими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реві-зит складається із: - слова “УЗГОДЖЕНО” або “ПОГОДЖЕНО”; - назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ; - особистого підпису; - його розшифрування; - дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “підпис” або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор сзш №246 (підпис) К.С. Кушає ва 01.09.02
25.	Віза	Внутрішнє узгодження проекту доку-мента – це його візування. Віза складається з: - особистого підпису особи, що візує; - дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Бойко 28.02.02 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташо-вується перед візою: Не бачу підстави Завбібліотеки (підпис) Б.В.Коваленко При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику доку-мента, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі.
26.	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квад-ратну, трикутну. Герб на них не зоб-ражується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.
27.	Відмітка про завідчен-ня копії	У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печат-кою.
28.	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов’язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з: - прізвище виконавця; - номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа.
29.	Відмітка про виконання документа й скерування до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: - стислу довідку про виконання; - слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; - дату скерування документа до справи; - підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
30.	Відмітка про перенесен-ня даних на машинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: - запис “Інформація перенесена на машинний носій”; - підпис особи, відповідальної за перенесення даних; - дату перенесення.
31.	Відмітка про надходження	Містить: - скорочену назву організації, що отримала документ; - дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля органі-зації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: - назву організації; - дату надходження; - індекс документа. Відмітка про надходження розташо-вується праворуч на нижньому полі документа.