С.П.Бібік, І.Л.Михно 2 страница

5. Текст як реквізит документа

Текст - головний елемент документа, що містить сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Для багатозначних слів та омонімів основним джерелом точної передачі значення слова є контекст. Омоніми (слова, які звучать однаково, але мають різне значення) принципово відрізняються від багатозначних слів, бо їх значення не пов’язані між собою, а між значеннями багатозначного слова існують зв’язки.

У словниках багатозначні слова та ононіми подаються по-різному. Омоніми подаються окремими статтями і позначаються вгорі арабськими цифрами, наприклад:

блок¹ – вантажопідйомний пристрій;

блок² – технічний термін; використовується на будівництві;

блок³ – об’єднання, угруповування.

Значення багатозначного слова виділяються в одній словниковій статті арабськими цифрами, як-от:

Акт – 1) дія, вчинок; 2) документ; 3) дія у театрі.

Для ділового мовлення важливе явище синонімії, адже воно покликане якнайточніше відтворювати відтінки людської думки. Уміле використання сининімів робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок у значенні, стильову належність:

документи – ділові папери, папери, джерела, першоджерела;

думка – твердження, ідея, задум;

реалізація – виконання, здійснення, втілення, проведення.

Звичайно, багато слів-синомімів неважко розрізнити за значенням, як-от: робітник – працівник – співробітник. Але, скажімо, замісник і заступник примусять задуматися щодо тотожності значень, бо замісник – це людина, яка тимчасово виконує чиїсь обов’язки, а заступник – офіційна назва постійної посади. Заступник працює водночас з керівником, а замісник – на місці відсутнього керівника.

Особливої точності й однозначності вимагають терміни. Значення термінів розкривається в тексті. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються представники різних галузей: аргумент, дослідження, теорія, визначення, фактор, справа, стимул. Найчастіше терміни використовуються у певній сфері мовлення.

Отже, до термінів ставляться такі вимоги:

1) повинен мати форму, зафіксовану в словнику;

2) має вживатися з одним значенням;

3) утворюючи похідні форми, слід дотримуватися літературних норм і не робити цього на власний розсуд;

4) якщо значення терміна викликає сумніви, слід звернутися до тлумачного словника.

Під час складання ділової документації певні труднощі викликають пароніми (спільнокореневі слова, схожі за вимовою і будовою, але різні за значенням). Незначна різниця у вимові ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання слова. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Наприклад, необізнаній людині важко розрізнити значення прикметників, що мають спільний корінь: споживний – споживчий – споживацький. Насправді ж кожна лексема має своє значення: споживчий – той, що придатний для споживання, їстівний: поживні речовини; споживчий – який служить для задоволення потреб споживання: споживчий ранок; споживацький – властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.

З точністю мовлення багато спільного має логічність, бо характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також забезпечує смислову послідовність змісту. Логічність мовлення передбачає точність і правильність вживання слів, словосполучень, речень. Однак це можливо за умови логічного мислення. Тому треба вчитися чітко й послідовно мислити.

Наслідком неохайного ставлення до добору слів є тавтологія (невиправдане повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих слів), використані без певної стилістичної мети. У документах вони поширеніші, ніж можна було б сподіватися. Надмірне захоплення “зайвими словами” не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний, іноді й убогий зміст: вільна вакансія; прейскурант цін; моя автобіографія; свій автопортрет тощо.

Щоб запобігти цим недоречностям, сліз знати, що причинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:

1) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день;

2) використання зайвих слів: моя власна думка;

3) заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачте мені – вибачаюся;

4) неправильне чергування низки однорідних членів речення: акти і документи;

5) неправильна координація присудка із складеним підметом: дехто з нас знали;

6) порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;

7) вживання дієприслівникові зворотів на місці підрядних речень: Повернувшись у село, випускнику вузу обіцяли роботу за фахом;

8) порушення смислового зв’язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п’ять гуртків, як працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років;

9) невміння поділити текст на абзаци.

Логічність і точність викладу впливає на розуміння й сприйняття змісту висловлювання слухачем або читачем.

Доречним є текст, у якому вимовні засоби відповідають меті, логічному змістові, ситуації мовлення.

Доречність мовлення нерозривно пов’язана з його чистотою. Для чистоти мовлення важливим є вживання слів, що відповідають літературній нормі. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, канцеляризми, професіоналізми, іншомовні слова. Надмірне використання їх засмічує мову, робить її громіздкою, важкою для сприйняття. Ці слова варто вживати лише в разі потреби. Щодо іншомовних слів, то слід використовувати ті, які стали міжнародно визнаними – фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв’язків, діловодства, зовнішньої торгівлі: віза, гриф, бланк, кредит, штраф тощо.

Бажано заміняти у тексті іншомовні слова українськими відповідниками; вживати слова іншомовного походження у тому значенні, яке зафіксоване у словниках; не слід в одному і тому самому документі використовувати іншомовне слово і власне українське0 ліпше надавати перевагу останньому. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документів, слід пам’ятати, що завжди можна знайти відповідники:

адекватний – рівний, відповідний, однаковий;

апелювати – звертатися;

інцидент – випадок, пригода, непорозуміння, неприємна подія.

У діловому мовленні особливо актуальною є проблема штампів – готових зразків для висловлення думки: вищезазначені, що нижче підписа-лися, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу. Недоречне їх використання призводить до беззмістовної фрази, до неконкретного змісту. Не варто переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення, які в документі є логічними зв’язками між частинами. Канцеляризми – складні, громіздкі слова та фрази. За формою вони відповідають нормам літературної мови, що утруднює боротьбу з ними:

Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва...

Виконати планове завдання по лінії усіх показників...

Приступити до конкретної реалізації...

Беззмістовною мову робить і надмірне вживання вставних слів, які нічого не виражають у тексті: значить, отже, взагалі, ну, так би мовити, розумієте, буквально та ін. часте вживання “пустих слів” створює враження некомпетентності, нерішучості, низької мовної культури.

На рівні вимови чистота мовлення досягається дотриманням норм наголошення: ви́падок, ви́писк, ви́клик, ви́робіток, але: вимо́ва

видавни́цтво

вихова́ння;

по́значка, по́свідка, проте: чита́ння

пита́ння

нада́ння

завда́ння

Проте є слова з подвійним наголосом:

надли́шковий – надлишко́вий

за́лишковий – залишко́вий

допові́сти – доповісти́

розповісти – розповісти́

за́головок – заголо́вок

по́милка – поми́лка

огля́дач - огляда́ч тощо.

Щоб мовлення було переконливим, живим, необхідно використовувати фразеологізми, допустимі в офіційно-діловому стилі. Цілком природно будуть вжиті стійкі сполуки такі, як: круглий стіл, докласти зусиль, внести лапту, увійти в ритм, держати курс.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що став причиною укладення документа, викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи,- складним..

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

6. Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве -35 мм; праве - не менше 8 мм; верхнє -20 мм; нижнє -19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово за межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

7. Рубрикація тексту

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Абзац – це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говориться в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам’ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювати процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації – традиційна й нова.

Традиційна – базується на використанні знаків різних типів – римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

I. II. III. IV. V...

1. 2. 3. 4. 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

Рубрики, більші за абзаци, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.

Під час рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи –1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів – 1.1; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту – 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

8. Оформлення титульної сторінки

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце й рік видання, назву видавництва тощо. Титул слугує для початкового знайомства з працею, тому важливо, щоб на ньому було зафіксовано відомості, які характеризують її.

Титул може містити такі елементи:

1) прізвище та ініціали автора;

2) назву установи, від імені якої видається праця;

3) заголовок, що характеризує тему;

4) підзаголовок, який уточнює тематику;

5) рік видання (написання);

6) серію, до якої належить друкована праця;

7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);

8) номер частин, тому, випуску;

9) черговість видання, починаючи з другого;

10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача й редактора перекладу;

11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів;

12) рекомендації відповідних установ.

У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї. Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові.

Ще на звороті титульної сторінки можуть зазначатися6

1) вказівки, за яким виданням друкується книга;

2) відомості про постанову вченої ради тощо;

3) повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу;

4) першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі зміною заголовка;

5) вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір;

6) повідомлення про додатки на вкладних аркушах;

7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо).

Традиційно відомості на титульній сторінці оформляються посередині аркуша.

Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля, якщо на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пишуть їх, а прізвище автора зазначають через п’ять інтервалів від них.

Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтервалі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали.

Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

Зразок:

Бібліотека державного службовця

Державна мова і діловодство

Дата добавления: 2015-05-10