Проблемы построения электронного документооборота и принципы его реализации

В государственных органах используется традиционная рос­сийская система делопроизводства.слайд№8

Эта система основана на централизованном контроле документов на всех стадиях их ис­полнения и обладает рядом важных достоинств. Однако при боль­ших объемах документооборота возникают проблемы, неизбеж­ные при работе с бумажными документами:

- длительные проце­дуры передачи документов внутри организации; ------отсутствие эф­фективного контроля как за прохождением и исполнением до­кументов, так и за работой отдельных чиновников и деятельно­стью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;

- высокие издержки на инфраструктуру хранения и дви­жения бумажных документов;

- высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности работников службы ДОУ и чиновни­ков и, как следствие, постоянная нехватка времени на подго­товку качественных решений.

При переходе к электронному документообороту важным про­межуточным этапом является автоматизация традиционного, бу­мажного документооборота.

В существующих автоматизированных системах делопроизвод­ства используются смешанные решения, базирующиеся на ис­пользовании локальных сетей, модемных соединений по ком­мутируемым линиям связи, а также машиночитаемых носите­лей информации различного типа, что не обеспечивает усло­вий для создания единой системы электронного документообо­рота.

Обрабатываемые в организациях документы, в том числе и при использовании ПЭВМ, имеют две формы: традиционно бу­мажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подра­зумевают электронную форму хранения образа документа, а нор­мативная база и устоявшиеся правила обращения — бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных но­сителей документов является удобство работы с ними. Тем бо­лее, что устоявшиеся традиции и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

Тем не менее, использование такой смешанной технологии до­кументооборота позволяет: слайд №9

· ускорить движение документов по организации;

· гарантировать своевременное рассмотрение документов;

· обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;

· повысить эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом;

· снизить издержки на размножение, передачу и хранение мно­жества копий бумажных документов;

· при принятии решений повысить их обоснованность и каче­ство за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы и снижения затрат времени на выполне­ние рутинных операций.

Следовательно, внедрение систем автоматизированного дело­производства уже в настоящее время создает хорошие технологи­ческие предпосылки для перехода к электронному документообо­роту, поскольку в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумажными носителями (оборот бумаж­ных документов замыкается на канцелярии, архиве и экспеди­ции), в них исчезает технологическая необходимость. В этом и со­стоит основная идея электронного документооборота — для доку­ментов вообще не создается бумажных версий. Это позволит зна­чительно поднять эффективность и снизить издержки по сравне­нию со смешанным документооборотом.

Для некоторых видов документов (например, внутренних, а также для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования) электронный документооборот возможен уже в настоящее время.

В практике работы органов государственной власти образуется большое количество документов, содержащих сведения ограни­ченного доступа. В этих случаях при отображении их про­ектов на бумажных носителях ограничивается круг лиц, знакомя­щихся с их содержанием, а представление на доклад электронных проектов документов осуществляется в защищенном виде, напри­мер путем парольной защиты файла или его криптографического преобразования. Передача таких документов по средствам теле­коммуникаций также должна осуществляться только в защищен­ном виде.

Таким образом, основной тенденцией развития документаль­ных информационных ресурсов является перенос все большей их части на машиночитаемые носители, что принципиально изме­няет условия доступа к ним [26]. Слайд №10

При этом, с одной стороны, создаются условия прямого доступа к большим массивам информации и автоматизированной их обработки, а с другой стороны -возможность полного закрытия неконтролируемого доступа к этим массивам, а также возможность жестко контролируемого инфор­мирования и дезинформирования (т.е. выдачи той и только той информации, которую держатель информационных ресурсов счи­тает нужным предоставить конкретному пользователю).

.

Между информацией, зафиксированной в документе, и пользо­вателем появляется система барьеров (технических, программных, технологических и др.), которые существенно ограничивают или исключают возможность доступа к информации.

Особенностью функционирования документальных информа­ционных ресурсов на машиночитаемых носителях, с одной стороны, является то, что период их жизненного цикла существенно превосходит периоды жизненного цикла конкретных технических средств, программных продуктов

Если при использовании документов на традиционных носи­телях основным барьером при условии получения документа был языковой барьер и уровень профессиональной подготовки пользователя, то переход к машиночитаемым носителям существенно увеличивает количество таких барьеров.

Как показывает практика, в основном эти барьеры обусловливаются несовместимостью таких элементов информационных тех­нологий, как языки преобразования (алфавиты, правила, спосо­бы, методы, алгоритмы, программы) информации; устройства (технические средства), обеспечивающие взаимодействие исто­чника и приемника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку; носители информации. Слайд№11

На основании изложенного можно сделать следующие выво­ды:

1. Анализ тенденций развития современных информационных технологий показывает, что между носителем информации и ее потребителем встроена сложнейшая техногенная среда (техниче­ская, алгоритмическая, программная, технологическая), без уча­стия которой пользователь неспособен получить доступ к инфор­мации и воспринимать ее.

2. Несовместимость техногенной среды создает значительные трудности для восприятия информации, зафиксированной на машиночитаемых носителях, и во многих случаях ведет к их без­возвратной утрате.

3. Использование машиночитаемых документальных информа­ционных ресурсов возможно только в том случае, если они ис­пользуются в согласованной (стандартизованной) техногенной среде.

4. Рост угроз документальным информационным ресурсам ин­формационных систем обусловлен не только возросшими воз­можностями злоумышленника по осуществлению несанкциони­рованного доступа (НСД) к защищаемой информации в связи с широким распространением ИТ, но также возрастающей слож­ностью и непрерывным обновлением составных элементов са­мих ИТ.

Таким образом, несмотря на то, что значимость и востребованность информационных техно­логий в ДОУ не вызывает сомнений, по мере их внедрения возрастает угроза документальным информационным ресурсам и обостряется про­блема обеспечения информационной безопасности.

Дата добавления: 2015-05-08