Практичне заняття №3

Тема 13. «Microsoft Office. СУБД Access»

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи в середовищі СУБД Access відповідно до плану заняття.

План заняття

1. Робота з таблицею, створеною на практичному занятті №2.

2. Зміна структури таблиці.

3. Створення в полі списку значень із використанням Майстра підстановок.

4. Створення структури нової таблиці.

5.Встановлення зв’язків між таблицями із використанням Майстра підстановок.

6. Уведення даних у зв’язані таблиці з використанням створених списку значень та підстановки.

Обладнання: персональний комп’ютер.

Методичні рекомендації до практичного заняття

Для виконання практичних завдань слід уважно ознайомитися з методичними рекомендаціями до самостійної роботи з теми. При необхідності слід використовувати додаткову літературу з бібліографічного списку до теми та довідкову систему Access.

Практичні завдання

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access;

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи;

4. Виконайте активізацію файлу Бази Даних.

5. Уявіть, що перед Вами поставлено завдання вести облік продажів фірми, що торгує автомобілями. В створюваній Базі Даних необхідно мати інформацію про асортимент автомобілів, якими торгує фірма, та клієнтах фірми. Таким чином, БД буде містити дві таблиці: Клієнти й Пропоновані моделі. У таблиці Пропоновані моделі будуть зібрані дані про пропоновані моделі автомобілів, їхні характеристики, роздрібні ціни. У таблиці Клієнти необхідно вести облік договорів фірми по продажу автомобілів.

У таблиці Клієнти будуть використані, в основному, дані таблиці Адреси, створеної на попередніх практичних заняттях.

6. Виконайте копіювання таблиці Адреси файлу БД в цей файл з іменем Клієнти. 7. Внесіть у структуру таблиці Клієнти в файлі БД зміни шляхом додавання полів, зміни імен полів та місця їх розташування, щоб вона придбала структуру, приведену в табл. 3.3.

Таблиця 3.3

Структура таблиці Клієнти

Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Номер_договору Числовой Длинное целое Основной Да (Совпадения не допускаются)
Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Код_моделі Числовой Длинное целое Основной Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Призвіще Текстовый Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Імя Текстовый Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	По_батькові Текстовый Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Адреса Текстовый Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Поштовий_індекс Числовой Длинное целое Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Населений_пункт Текстовый Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Телефон Текстовый Нет

Продовження таблиці 3.3

Имя поля Тип данных Формат поля Индексированное поле	Дата_замовлення Дата/Время Краткий формат даты Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Знижка Числовой С плавающей точкой (4 байт) Процентный Нет

Примітка: назви полів, що складаються з декількох слів, необхідно «поєднувати» у суцільний текст, тобто пробіли між словами не допускаються. Для цього, як правило, використовується знак «_» (нижнє підкреслення). Це пов'язане з обмеженнями, які накладає мова SQL на імена полів.

Примітка: Спроба зменшити розмір поля в таблиці, що вже містить дані, може привести до втрати або до перекручування даних. Наприклад, розмір текстового поля зменшили з 50-ти символів до 20-ти. Тоді записи, які містять більше 20-ти символів, однаково будуть складатися з 20-ти символів.

7.1. Оголосіть поле Номер_договору полем первинного ключа;

Примітки: Поле первинного ключа – унікальне поле, оскільки воно містить однозначний ідентифікатор для кожного запису, тобто:

- Первинний ключ є індексом;

- Він сортує дані по одному або декількох полях;

- Не може містити однакові значення для двох різних полів, і не дозволяти уводити в таблицю повторювані дані.

Програма відображає дані в порядку первинного ключа.

- 7.2. Виконайте збереження структури й значень властивостей полів таблиці Клієнти.

- 8. Створіть структуру нової таблиці Пропоновані моделі Бази Даних, що буде включати поля і їхні властивості, що приведені в табл. 3.4.

Таблиця 3.4

Структура таблиці Пропоновані моделі

Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле

Код_моделі Числовой Длинное целое Основной Да (Совпадения не допускаются)

Продовження таблиці 3.4

Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Модель Текстовый Да (Допускаются совпадения)
Имя поля Тип данных Размер поля Индексированное поле	Колір Текстовый Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Список Индексированное поле	Кількість_дверей Числовой Байт Основной 2,4 Нет
Имя поля Тип данных Размер поля Список Индексированное поле	Коробка_передач Текстовый ручна, автоматична Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Заводська_ціна Денежный Денежный Авто Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Транспортні_витрати Денежный Денежный Авто Нет
Имя поля Тип данных Формат поля Число десятичных знаков Значение по умолчанию Индексированное поле	Передпродажна_підготовка Денежный Денежный Авто Нет
Имя поля Тип данных Формат Индексированное поле	Спеціальна_модель Логический Да/Нет Нет

8.1. Оголосіть поле “Код_моделі” полем первинного ключа.

8.2. У полі “Кількість_дверей” необхідно створити список із двох значень 4 или 2, для чого:

8.2.1. У вікні Конструктора таблиць виконайте фіксацію в колонці “Тип данных” поля “ Кількість_дверей”, при цьому правій частині осередку з’являється кнопка списку, при фіксації на якій відкривається список з доступними типами даних;

8.2.2.Виконайте фіксацію на необхідному елементі, у нашім прикладі “Мастер подстановок…” (LookupWizard);

8.2.3. У вікні “Создание подстановки” (Lookup Wizard) активізуйте перемикач “Будет введен фиксированный набор значений” (I will type in the values that I want ) і виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

8.2.4. У наступному вікні “Создание подстановки”:

8.2.4.1. У полі “Число столбцов” (Number of Columns) залишіть за замовчуванням 1;

8.2.4.2. У полі “Столбец1” уведіть у першому рядку цифру – 2, а в другому – цифру 4;

8.2.4.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

8.3. У полі “Коробка_передач” необхідно створити список із двох значень “Ручна” або “Автоматична”.

8.4. У даному прикладі прийнято, що витрати на передпродажну підготовку для кожної моделі однакові. Тому для поля “Передпродажна_підготовка” варто вказати яке-небудь фіксоване значення, що буде використовуватися за замовчуванням, наприклад 500. При уведенні даних дане значення автоматично заноситься у відповідне поле кожного запису.

8.5. Виконайте збереження структури й значень властивостей полів таблиці Пропоновані моделі.

Примітка: утаблицю Пропоновані моделі поки що не варто вводити дані. Це пояснюється тим, що ймовірність забезпечення цілісності даних при створенні зв'язку між «порожніми» таблицями набагато вище, ніж між таблицями із заповненими даними..

9. Встановлення зв’язку між таблицями бази даних виконується за допомогою “Мастера подстановок” (LookupWizard). Обов'язково прочитайте, запам'ятаєте й завжди використовуйте при роботі наступні правила.

Правила: друга опція “Мастера подстановок” використовуєтьсядля встановленнязв'язку між таблицями й створення підстановки, що дозволяє підставляти дані з однієї таблиці в іншу. На відміну від підстановки списку декількох фіксованих значень, підстановка даних з таблиці дозволяє використовувати істотно більший список даних, який при необхідності може бути доповнений шляхом додавання записів у таблицю. Крім того, поле списку в таблиці може бути забезпечено додатковою інформацією (полями), що характеризує атрибути списку. У такій таблиці, називаною головною, зберігається інформація про товари, послуги й таке інше, та їхні характеристики. Головна таблиця виконує функцію довідника, наприклад, довідник автомобілів (Пропоновані моделі), довідник послуг підприємства, довідник кафедр Вузу й т.і. Кожний запис довідника повинен відрізнятися від іншого запису (бути унікальним), тому обов'язково необхідно встановити ключ, наприклад, відповідно на полі Код_моделі, Код_товару, або Код_кафедри.

Таблиця, пов'язана з головною таблицею, називається підлеглою. У підлеглу таблицю при уведенні в неї даних необхідно підставляти (вибирати) дані з головної таблиці. Такий спосіб дозволяє автоматизувати уведення даних у підлеглу таблицю й, при необхідності, одержати додаткові характеристики, наприклад, про автомобіль, з довідника. До того ж виключаються помилки при уведенні даних. На відміну від головної таблиці, у підлеглій таблиці, одна й сама запис довідника може використовуватися багаторазово. Наприклад, у таблиці Клієнти, одна модель автомобіля може бути продана різним клієнтам. Тому в підлеглій таблиці поле, по якому зв'язані таблиці, наприклад, Код_моделі, не може бути ключовим. Ключовим вибирається інше поле, що дозволяє однозначно ідентифікувати (відрізняти) кожний запис підлеглої таблиці. У таблиці Клієнти це поле №_договору, тому що на підприємстві не може бути двох договорів з однаковим номером.

Увага! Таблиці зв'язуються між собою по загальному полю даних, тому вони повинні бути представлені в обох таблицях, мати однакові імена, типи даних і розміри. Виклик “Мастера подстановок” завжди виконується з підлеглої таблиці, тобто з таблиці, у яку будуть підставлятися дані довідника.

10. Для встановлення звязку між таблицями Клієнти та Пропоновані моделі виконайте наступну послідовність дій:

10.1. Відкрийте таблицю Клієнти в режимі Конструктора;

10.2. У вікні Конструктора таблиць виконайте фіксацію в колонці “Тип данных” поля “Код_моделі”, при цьому у правій частині осередку з’являється кнопка списку, при фіксації на який відкривається список з доступними типами даних;

10.3.Виберіть із списку “Мастер подстановок…” (LookupWizard);

10.4. У вікні “Создание подстановки” (Lookup Wizard) активізуйте перемикач “Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса” (I Want the Lookup C olumn to Look Up the Values in a Table or Query) і виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.5. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” з наведеного списку таблиць виконайте маркування таблиці Пропоновані моделі й виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.6. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” необхідно виконати наступну послідовність дій:

10.6.1. Із запропонованого списку “Доступных полей” (Available Fields) виберіть поля, значення яких будуть фігурувати в списку, а саме поле “Модель”, і виконайте фіксацію на кнопці “ > ”, при цьому ім’я виділеного поля відіб’ється в області “Выбранные поля”;

Примітка: Ключове поле Код_моделі автоматично приєднається до списку. Тому його переносити не потрібно.

10.6.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.7. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” відключіть опцію “Скрыть ключевую колонку” (Hide Key Column) і виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next);

10.8. На наступному кроці у вікні “Создание подстановки” із запропонованого списку “Доступных полей” (Available Fields) виберіть поле “Код_моделі” і виконайте фіксацію на кнопці “Готово” (Finish).

10.9. Виконайте збереження структури та значень властивостей полів таблиці. Закройте відкриті таблиці.

Увага! Користування наступним сервісом “Схема данных” можливо за умовою, що усі таблиці закрити.

11. У пункті меню “Сервис” (Tools) виконайте фіксацію на команді “Схема данных” (Relationships). У бланк можно додати потрібні таблиці або виділити непотрібні.

11.1. У діалоговому вікні “Добавление таблицы” (Show Table), що відкрилося:

11.2. Виконайте маркування таблиці Пропоновані моделі, яку необхідно зв’язати з таблицею Клієнти;

11.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Добавить” (Add);

11.4. Виконайте маркування таблиці Клієнти;

11.5. Виконайте фіксацію на кнопці “Добавить” (Add);

11.6. Якщо зв'язок між таблицями встановлений, між ними відображається тонка лінія. Позначьте лінію стрілкою й правою кнопкою миші включіть контекстне меню.

11.7. Виберіть пункт меню «Изменить связь». На екрані з'явиться діалогове вікно «Изменение связей» (рис.2). Перевірте правильність установлення зв'язку між таблицями: у вікнах «Таблиц/запрос» та «Связанная таблиц/запрос» повинні бути відображені імена відповідних таблиць, а під іменами таблиць імена зв'язаних полів. Вони повинні бути однакові. “Мастер подстановок…” пропонує встановити й відповідний тип відносин між таблицями: у данному випадку це «один-ко-многим». У полі “Тип отношения:” (Relationship Type) встановлене відношення типу «один-ко-многим», тобто одному запису головної таблиці Пропоновані моделі може бути поставлене у відповідність кілька записів зв’язаної таблиці Клієнти, адже може бути куплено кілька машин однієї моделі.

Рис. 2 Диалогове вікно «Изменение связей»

11.8. Для перевірки цілісності зв’язку між обома таблицями активізуйте перемикач “Обеспечение целостности данных” (Enforce Referential Integrity). Активізуйте перемикачі «каскадное обновление связанных полей»та «каскадное удаление связанных записей».

11.9. Якщо перераховані в п. 11.7 умови виконані, натисніть кнопку «ОК» і створений зв’язок між таблицями відобразиться графічно: товщина лінії збільшиться, а над лінією відобразяться знаки: 1 (з боку таблиці Пропоновані моделі), (з боку таблиці Клієнти).

Примітка: Якщо пропонується інший тип відносин, зв'язок між таблицями встановлений невірно і його необхідно видалити. Створена Вами структура таблиць не відповідає цьому типу відносин і потребує коректування: як правило це встановлення ключів.

11.10. Закрийте вікно “Схема данных”.

11.11. Для підтвердження збереження змін у макеті в діалоговому вікні, що відкрилося, виконайте фіксацію на кнопці “Да”.

12. Відкрийте таблицю Пропоновані моделі в “Режиме таблицы” і заповніть даними, наведеними в таблиці 3.5.

Таблиця 3.5

Дані таблиці Пропоновані моделі

Код_моделі Модель Колір Кількість_дверей Коробка_передач Заводська_ціна Транспортні_витрати Передпродажна_підготовка Спеціальна_модель	Corolla LiftbackXL Червоний торнадо Ручна 35700 грн. 950 грн. 500 грн. Немає
Код_моделі Модель Колір Кількість_дверей Коробка_передач Заводська_ціна Транспортні_витрати Передпродажна_підготовка Спеціальна_модель	Corolla LiftbackGT Сріблистий Автоматична 39200 грн. 1200 грн. 500 грн. Немає
Код_моделі Модель Колір Кількість_дверей Коробка_передач Заводська_ціна Транспортні_витрати Передпродажна_підготовка Спеціальна_модель	Corolla CompactGT Чорний Ручна 41100 грн. 975 грн. 500 грн. Так
Код_моделі Модель Колір Кількість_дверей Коробка_передач Заводська_ціна Транспортні_витрати Передпродажна_підготовка Спеціальна_модель	Corolla CompactXL Блакитний Ручна 37900 грн. 1050 грн. 500 грн. Так
Код_моделі Модель Колір Кількість_дверей Коробка_передач Заводська_ціна Транспортні_витрати Передпродажна_підготовка Спеціальна_модель	Corolla Kombi Жовтий Автоматична 46200 грн. 1100 грн. 500 грн. Немає

12. Відкрийте таблицю Клієнти в “Режиме таблицы” й виконайте ввод 10 довільних записів, використовуючи створені підстановки.

13. Закрийте таблицю.

14. Закрийте файл БД.

15. Вийдіть із Microsoft Access.

16. Виключіть ПК (за вказівкою викладача).

Бібліографічний список до практичного заняття:

[ 1 ], [ 2 ], [ 3 ], [ 11 ], [ 12 ].

Дата добавления: 2015-05-24