Документальное оформление заказа

Закупка товара с немедленной сдачей

Сфера применения этого метода — покупка нечасто используе­мых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.

Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со скла­дов поставщиков.

Недостаток этого метода — в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) во многих случаях уже не удовлетворяет совре­менным требованиям. Относительно ведения документации по за­купкам руководителям соответствующих отделов целесообразно раз­работать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить:

1. Название документа

В целях выделения бланка заказа среди других документов необ­ходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый номер

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможен­ная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании

Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему пред­стоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ

В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым постав­щик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желатель­но, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров

7. Описание товаров

Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки

В случаях когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

9. Цену

В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежа­ние конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

10. Расчетный счет

Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, не­обходимо указать свои банковские реквизиты.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как пра­вило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Экземпляр 1 (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно ого­воренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие ко­личества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транс­портной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый от­дел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) — оставляется для контроля и использу­ется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с по­ставщиками.

После того как отдел материально-технического снабжения под­твердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и вари­анты использования экземпляров могут варьироваться. Важно об­легчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

Дата добавления: 2015-05-08