Документальное оформление движения материалов

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается приходовать материалы без выписки приходного ордера. В этом случае на документах поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика; второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Важным условием контроля за рациональным использованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными (форма М11) на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах; первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя, — у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передастся получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Накладные выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов (вследствие непригодности их к использованию) оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль соблюдения норм складских запасов.

На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

Бухгалтерский учет производственных запасов призван обес­печить правильное и своевременное оформление документов, подтверждающих факт поступления, заготовки, расходования сырья и материалов.

Документальное оформление поступления материалов

Поступление материалов на предприятие чаще всего проис­ходит в результате их приобретения за плату у поставщиков, изготовления собственными силами, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия, поступления от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке налич­ного расчета. Материалы могут также поступать в результате безвозмездного получения, оприходования при ликвидации (выбытии) основных средств и прочего имущества, пришедшего в негодность.

Поступление сырья и материалов на склад подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. Такими документами являются:

- товарно-транспортная накладная (ТТН-1). Этот документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей, перемещение которых производится с помощью автомобильного транспорта. ТТН-1 подтверждает отпуск товарно-материальных ценностей у грузоотправителя, служит основанием для оприходования материалов у получателя и является документом, по которому производятся учет работы по перевозке товарно-материальных ценностей и расчет за нее;

- то варная накладная (ТН-2). Документ также является бланком строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильного транспорта (почтой иди нарочным). Она служит основанием для списания то­варно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их в учете получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

Бланки ТТН-1 и ТН-2 являются типовыми формами и заполняются в строгом соответствии с инструкциями по их заполнению. Кроме того, для отдельных отраслей экономики разработаны и утверждены специализированные формы то­варно-транспортных и товарных накладных (например, для алкогольной и табачной промышленности, медицины и т.д.).

Товарные и товарно-транспортные накладные применяются, если товар получен или поступил с территории Республики Беларусь. В случаях, когда товарно-материальные ценности поступают из-за пределов Республики Беларусь, их оприхо­дование производится на основании документов, выписанных грузоотправителем.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляется складом путем составления при­ходного ордера (типовая форма М-4) при отсутствии расхож­дения между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается состав­ление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материалов в течение данного дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер. Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

В случае неотфактурованных поставок (т.е. при поступлении сырья и материалов без сопроводительных документов поставщика), а также в ситуациях, когда имеется количественное и качественное расхождение поступившего товара с данными сопроводительных документов, составляется акт о приемке ма­териалов (форма № М-7). В обоих случаях ТМЦ принимаются на ответственное хранение, хранятся на складе обособленно и не подлежат расходованию до выяснения результатов приемки Акт составляется с обязательным участием материально ответ­ственного лица и представителя поставщика или незаинтере­сованной организации и служит основанием для направления письменных претензий поставщику.

Если материалы поступают на склад от собственных под­разделений (ценности, полученные при ликвидации основных средств, от брака в производстве и т.д.), то их передача оформ­ляется как внутреннее перемещение. Оприходование на склад в этом случае осуществляется на основании накладной на внут­реннее перемещение материалов (форма № М-13).

Обращаем внимание на то, что если получение материалов предполагает выезд сотрудника к поставщику, то этому сотруд­нику как представителю предприятия-покупателя (экспедито­ру, другому материально ответственному лицу) выписывается доверенность на получение товарно-материальных ценностей. В доверенности указываются наименование материалов, их ко­личество, фамилия, имя, отчество доверенного лица, его паспорт­ные данные, дата выписки и срок действия доверенности.

Документальное отражение отпуска материалов

Отпуск материалов в производство оформляется документа­ми, принятыми в организации исходя из специфики производ­ственного процесса. Термин «отпуск в производство» означает передачу материалов непосредственно в цеха для производства продукции и на хозяйственные нужды, а также для выполнения работ и оказания услуг. В документах на отпуск количество переданных материалов отражается в той единице измерения, в которой ведется оперативный учет материалов (штуки, кило­граммы, литры, метры квадратные или погонные и др.). Получать материалы на складе могут только лица, которым в установленном порядке дано такое право (список представителе цехов, отделов, бригад, которым могут выдаваться материалы, предается руководителем предприятия, согласовывается с единым бухгалтером и передается на склад).

Отпуск материалов со склада организации на производство осуществляется на основе установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации с уче­том остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения являются лимитно-заборная карта (типовая форма № М-8), требование-накладная (типовая форма № М-11), накладная (типовая форма № М-15). Исходя из конкретных условий деятельности, организация может применять самостоятельно разработанные формы первич­ных учетных документов по движению материалов (заборный лист, заказ-наряд, маршрутные и раскройные карты и др.).

Лимитно-заборные карты (форма № М-8) - это накопитель­ные документы, которые используются при регулярном отпуске в производство тех материалов, которые являются лимитиро­ванными. В лимитно-заборной карте (ЛЗК) устанавливается определенный лимит отпуска материалов, превышение которого возможно только при наличии соответствующего распоряже­ния руководителя предприятия, главного инженера или иного уполномоченного сотрудника. Лимит устанавливается исходя из плановой потребности производственных участков в тех или иных производственных запасах. ЛЗК выписывается отделом материально-технического снабжения или плановым отделом в двух экземплярах на определенный период (месяц, квартал, год с отрывными месячными талонами на фактический от­пуск): один экземпляр находится на складе и является оправ­дательным документом при списании материалов со склада в производство, второй экземпляр передается потребителю (цеху, участку). Каждый раз при получении материалов представитель цеха предъявляет свой экземпляр ЛЗК, в котором кладовщик делает отметку о выдаче и рассчитывает текущий остаток лимитно-заборной карты. Аналогичные расчеты производятся и в складском экземпляре лимитно-заборной карты. По окончании месяца оба экземпляра передаются в бухгалтерию для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. По лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов не использованных в производстве.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену. Документ выписывается на один вид материалов в двух экземплярах - для получателя и для склада.

Организация может осуществлять отпуск материалов или их отдельных групп, видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения. Пере­дача материалов с одного склада организации на другой, а также со склада одного подразделения организации на склад другого подразделения оформляется накладными на внутреннее пере­мещение. Накладная на внутреннее перемещение материалов выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй эк­земпляр передается подразделению, их принимающему, третий экземпляр передается в бухгалтерию организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руково­дителями как передающего, так и принимающего подразделения организации.

Если предприятие осуществляет реализацию материалов на сторону либо в установленном законодательством порядке пере­дает их другим организациям безвозмездно, то отпуск товарно-материальных ценностей оформляется выпиской товарной или товарно-транспортной накладной.

Дата добавления: 2015-05-08