Методические указания по выполнению процесса

Порядок выполнения процесса

Этапы, их результаты, ответственность и методические указания по выполнению процесса внутреннего аудита приведены в табл.5.1.

Таблица 5.1.

№ п.п.	Алгоритм процесса управления записями (этапы)	Основной результат (выход этапа)	Ответст-венность за результат	Методич. указания по выполнению этапа
Приказ о проведении подготовки. Программа подготовки. Списочный состав аттестованных аудиторов, в т.ч. главных.	Генеральный директор   ПРК	п.5.1.6 …5.1.12 данного стандарта
	Программа аудитов. План аудита. Перечень контрольных вопросов по аудиту. Уведомление по аудиту.	ПРК Гл. аудитор Гл. аудитор ПРК	п.5.3.1.1 …8 данного стандарта
	Протокол аудита	Гл. аудитор	п.5.3.2 …9 данного стандарта
		Проект отчета по аудиту. Утвержденный отчет.	Главный аудитор	п.6.3.3.1 … 5 данного стандарта
	Решения по результатам оценки	Главный аудитор	п.5.3.4.1….3 данного стандарта
	Протокол о несоответствиях	Главный аудитор	п.5.3.4.1 данного стандарта
	Планы проведения КД   Результаты контроля проведенных КД	Руководит. подразделения (работ) Глав. аудитор	п.5.3.5, 5.3.6 данного стандарта
	Зарегистрированные результаты аудита	ПРК	п. 5.3.7 данного стандарта

5.3.1. Планирование аудита:

5.3.1.1. Планирование аудита включает в себя:

- разработку программы аудита;

- разработку плана аудита;

- разработку перечня контрольных вопросов;

- уведомление об аудите.

5.3.1.2. Ответственность за разработку проекта программы аудита несет ПРК. Программа аудита согласовывается с руководителями проверяемых подразделений (видов деятельности) и утверждается представителем руководства по СМК.

5.3.1.3. Программа разрабатывается на каждый календарный год и утверждается до 25 декабря предыдущего года.

5.3.1.4. Программа должна включать в себя следующую информацию:

- проверяемое подразделение (наименование и код);

- объект проверки (наименование вида деятельности или процесса, их результата);

- критерии проверки (нормативного документа, на соответствие которому проводится проверка);

- срок проверки (в каком месяце года);

- фамилию главного аудитора.

Форма программы аудита приведена в приложении А.

5.3.1.5. При формировании программы, частоты, объема и приоритетности проверок должны учитываться следующие факторы:

- недостижение целей и планов выполнения работ подразделения;

- статус и важность выполняемых работ;

- информация от персонала, компании потребителей, СМИ, контролирующих органов;

- введенные в действие новые документы;

- рекомендации главных аудиторов;

- результаты предыдущих аудитов, в том числе внешних;

- необходимость проверки в календарный период всех требований
ИСО 9001.

5.3.1.6. На основании годовой программы на каждый отдельный аудит составляется план, форма которого приведена в приложении Б и перечень контрольных вопросов, форма которого приведена в приложении В.

5.3.1.7. В перечень контрольных вопросов должны быть включены вопросы по критериям аудита.

Вопросы должны формулироваться четко и недвусмысленно, их количество должно быть минимально, но достаточно для анализа аудиторской проверки. Однако, действия аудитора для выяснения обстоятельств могут выходить за рамки сформулированных заранее контрольных вопросов.

5.3.1.8. План аудита совместно с перечнем контрольных вопросов доводится (главным аудитором) до сведения руководителя проверяемого подразделения не позднее двух недель до начала аудита.

Форма уведомления приведена в приложении Г.

5.3.2. Проведение аудита

5.3.2.1. Аудит проводится в следующей последовательности:

- вводное совещание;

- сбор и обработка информации;

- проверка деятельности на рабочих местах;

- заключительное совещание.

5.3.2.2. Вводное совещание (аудиторской группы совместно с руководителем и персоналом проверяемого подразделения) проводит главный аудитор для выяснения и уточнения целей и плана аудита, в каком виде и кому будут представлены результаты аудита, а также методы и приемы, маршрут и время проведения аудита.

5.3.2.3. Сбор и обработка информации включает в себя рассмотрение документов, регламентирующих деятельность подразделения (положения, инструкции, перечень, правила, планы, журналы регистрации, в том числе обучения и инструктажа, акты и т.п.).

Собранная информация оценивается с точки зрения ее адекватности действующему законодательству, целям и политики компании в области качества.

5.3.2.4. Проверка деятельности на местах осуществляется следующими методами и приемами:

- наблюдениями;

- опросом;

- доказательствами;

- оцениванием;

- анализом.

5.3.2.5. Наблюдение как метод констатации фактов включает в себя ознакомление, осмотр и изучение рабочего места, а также действий исполнителя для идентификации (подтверждения достоверности) выводов аудита.

5.3.2.6. Опрос включает в себя формулировку вопросов (для получения на них ответов) в форме анкетирования или беседы.

В ходе опроса рекомендуется использование вопросов типа:

- «что?» (проверяемый объект, предмет обсуждения);

- «кто?» (ответственный исполнитель);

- «где?» (место выполняемой работы);

- «когда?» (на каком этапе работы);

- «как? (способ и прием работы);

- «почему?» (имеющаяся причинно-следственная связь);

- «покажите?» (подтвердите ответы наглядно).

Выявленные в ходе опроса несоответствия должны фиксироваться аудитором (в произвольной форме) с непременной ссылкой на пункт (раздел) нормативного документа, а также должны доводится до сведения проверяемого и обсуждается с ним.

5.3.2.7. Доказательство – это способ подтверждения наличия (достаточности объема информации) и правдивости (основанных на фактах, измерениях, испытаниях) результатов проверки.

5.3.2.8. Оценивание – результат сопоставления обнаруженных фактов с требованиями «нормы». При наличии несоответствия дается его оценка значимости, критерии которой приведены далее в п. 5.3.4.2 данного СТП.

5.3.2.9. Анализ – метод установления причинно – следственных связей с целью формулировки рекомендаций по устранению причин выявленных несоответствий в последующем.

5.3.2.10. Заключительное совещание проводится после завершения аудита с целью подведения его итогов, выводов, формулирования рекомендаций по улучшениям.

Ведет совещание главный аудитор.

На совещании обсуждаются:

- результаты проверки (в соответствии с планом);

- выводы аудиторской группы (сколько, где, какой значимости обнаружено несоответствий, замечаний);

- какие можно предложить рекомендации по устранению несоответствий, замечаний;

- мнения проверяемых;

- необходимость проведения дополнительного аудита;

- сроки представления отчета по аудиту и завершения дел по аудиту.

Вопросы, не обсуждаемые на заключительном совещании, не должны включаться в отчет по аудиту.

5.3.3. Разработка и утверждение отчета по аудиту

5.3.3.1. Ответственность за разработку и содержание отчета по внутреннему аудиту несет главный аудитор. Форма отчета приведена в приложении Ж.

5.3.3.2. Приложением к отчету могут быть:

- план аудита;

- перечень контрольных вопросов;

- уведомление об аудите;

- протоколы о несоответствиях;

- протоколы по замечаниям;

- протокол заключительного совещания;

- план корректирующих и предупреждающих действий.

5.3.3.3. В течение одной недели после заключительного совещания отчет по аудиту после его согласования с руководителем проверяемого подразделения должен быть представлен на утверждение представителю руководства по СМК.

5.3.3.4. После утверждения отчета ПРК (не более чем в течение трех дней после представления), отчет регистрируется, копируется и направляется руководителю проверяемого подразделения (вида деятельности).

5.5.5. Подлинник, утвержденного отчета хранится у ПРК.

Срок хранения отчетов 5 лет.

5.3.4. Оформление протокола о несоответствиях

5.3.4.1. Обнаруженные в ходе аудита несоответствия регистрируются либо в форме комментария аудитора по перечню вопросов проверки (см. приложение В), либо в протоколе несоответствий, форма которого приведена в приложении Д.

5.3.4.2. По степени значимости несоответствия могут быть значительными или незначительными.

Значительное несоответствие - несоответствие СМК требованиям, которые с большой вероятностью могут повлечь невыполнение законодательных требований и/или других обязательных требований.

К значительным несоответствиям может быть отнесено полное отсутствие элемента или совокупности элементов и/или отсутствие их результативного функционирования.

Малозначительное несоответствие - отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества или в документации, которые могут привести к невыполнению законодательных требований и/или других обязательных требований или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) СМК.

Примечание - К малозначительным несоответствиям СМК может быть отнесено несоблюдение единичного требования к системе.

К замечаниям относятся предложения, направленные на улучшение работы.

5.3.4.3. Ответственность за оформление протокола о несоответствиях, достоверности его содержания и объективности оценки несет аудитор. Он же может рекомендовать корректирующие и предупреждающие мероприятия. Однако окончательное решение по их содержанию и ответственность за планирование и выполнение несет руководитель проверяемого подразделения (выполняемых работ).

5.3.5. Разработка плана проведения корректирующих и предупреждающих

мероприятий

5.3.5.1. Для устранения выявленных при аудите несоответствий разрабатывается план проведения корректирующих действий, направленных на устранение причин несоответствий и не появления их в будущем.

Форма плана приведена в приложении Е.

5.3.5.2. План согласовывается с аудитором и руководителем проверяемого подразделения, и утверждается представителем руководства по СМК.

5.3.5.3. Планом определяется ответственность конкретного исполнителя корректирующих или предупреждающих действий, сроки выполнения, ориентировочные затраты и показатель результативности (эффективности) выполнения.

5.3.5.4.Ответственность за реализацию плана несет руководитель подразделения (работ).

5.3.6. Выполнение и контроль выполнения предупреждающих мероприятий.

5.3.6.1. Выполнение плана корректирующих и предупреждающих действий осуществляется ответственным исполнителем, который в течение пяти дней после срока завершения мероприятия по его плану представляет отчет (в произвольной форме) представителю руководства по СМК.

5.3.6.2. Контроль выполнения осуществляется главным аудитором или его уполномоченным, который делает отметку в плане о результатах контроля.

5.3.6.3. Если корректирующие или предупреждающие действия не дали положительного результата, то работа над устранением причин несоответствий должна быть продолжена.

5.3.7. Завершение аудита.

5.3.7.1. Материалы каждой проверки комплектуются в специальное дело, включающее:

- план аудита;

- письменное уведомление;

- отчеты;

- заполненные контрольные листы и опросники;

- копии протоколов о несоответствиях;

- копии планов корректирующих и предупреждающих действий;

- другие материалы.

5.3.7.2. Дело об аудиторской проверке регистрируется в журнале по внутренним аудитам (приложение З) и хранится у ПРК в течение 5 лет.

Дата добавления: 2015-05-09