Поля с подстановкой значений из списка

Группа свойств поля «Подстановка» позволяет заменить ввод данных выбором из списка. Свойства списка могут быть описаны мастером подстановок при определении типа поля (рисунок 20).

Рисунок 20 – подстановка значения из списка и вызов мастера подстановок

В дальнейшем можно изменить свойства подстановочного поля. На вкладке «Подстановка» следует вместо «Поле» использовать «Поле со списком» и определить следующее:

1) какой вид будет иметь список (тип элемента управления);

2) откуда будут браться значения для подстановки (тип источника строк – список значений или таблица / запрос);

3) какой по счету столбец списка будет использоваться для подстановки (присоединенный столбец);

4) сколько столбцов будет содержать выпадающий список (число столбцов),

5) какие столбцы следует скрыть (ширина столбца = 0) и др.

Если допустимые значения заданы простым перечислением и не будут изменяться в процессе работы БД, то рекомендуется установить свойство «Тип источника строк» равным «Список значений». Сами значения перечисляют через точку с запятой в свойстве «Источник строк» (рисунок 21).

Рисунок 21 – поле со списком предопределенных значений

Если список допустимых значений может изменяться, то свойство «Тип источника строк» установите «Таблица или запрос», а в «Источнике строк» выберите название таблицы или введите текст запроса (рисунок 22).

ТипДокумента
ID_типа	ТипДокумента
	Простое письмо
	Заказное письмо
	Электронное письмо
	Приказ
	Распоряжение
	Докладная записка
	Телефонограмма
	Факс
	Телеграмма
	Сообщение SMS

Рисунок 22 - поле, ссылающееся на другую таблицу и таблица - источник строк

Список подстановки должен содержать все столбцы источника, позволяющие пользователю правильно выбрать нужные данные. Например, если в списке будут содержаться только коды типов документов, без их названий, то пользоваться таким списком будет крайне неудобно. Управление количеством и шириной отображаемых столбцов списка позволяет сделать подстановку более наглядной, не увеличивая размер файла БД. Например, список возможных типов документов содержится в таблице «ТипДокумента», в которой всего два столбца – ID_типа и его название. Пользователь может добавлять и изменять этот список. Таблица «Письма» с помощью поля «Тип» ссылается на первый столбец таблицы «ТипДокумента» (рисунок 22).

На рисунке 23 показаны два способа описания ширины столбцов списка. В обоих случаях в таблицу «Письма» подставляется числовой код типа, но при нулевой ширине этого столбца пользователь видит только названия типов. Во втором случае пользователь видит в открытом списке как код, так и название, а в закрытом поле – только коды.

Рисунок 23- управление шириной столбцов списка: слева код типа не виден

Столбец подстановки может содержать не одно, а несколько значений, фактически реализуя отношение М:М без дополнительных атрибутов и дополнительной таблицы. Предположим, что за оформление каждого заказа отвечают 2 сотрудника: консультант и кассир. Тогда каждая строка таблицы «Заказы» должна содержать 2 ссылки на список сотрудников. Каждый сотрудник при этом отвечает также за несколько заказов. Мы можем, как обычно делают в подобных случаях, создать промежуточную таблицу «ОтветСотруд», реализующую связь М:М. Альтернативный способ – столбец подстановки «ОтветСотруд» в таблице «Заказы», обеспечивающий выбор и хранение нескольких значений в каждом поле. Такой столбец легче всего создать мастером подстановок: в режиме конструктора выберите тип поля «Мастер подстановок», укажите источник строк (таблицу и отображаемые столбцы) и разрешите выбор нескольких значений (рисунок 24).

Рисунок 24-создание столбца подстановки с множественным выбором

В режиме таблицы можно отметить несколько значений в списке, которые будут затем храниться в одном поле БД, разделенные точкой с запятой (рисунок 25).

Рисунок 25- список с выбором нескольких значений в режиме таблицы

Дата добавления: 2015-05-09