Когда и как оповещать СМИ?

Когда проводить пресс-конференцию?

Лучшие часы - 11.00 - 15.00.

Наиболее подходящие дни пресс-конференций — со вторника по пятницу (с точки зрения С. Блэка, пятница — всегда неудачный день применительно к центральным газетам).

Применительно к нашим условиям.

В идеале лучшие дни — вторник, среда и четверг. Пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как "состарится". А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели довольно охотно.

Касательно времени: если вы хотите увидеть материал о пресс- в утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, 12.00 или максимум в 13.00; если вы ориентируетесь на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же у вас в руках действительно "горячая" новость, проводите пресс-конференцию в любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т. д. - СМИ все равно соберутся), при промедлении новость "остынет".

Крайний срок – за 1.5 суток до мероприятия.

Когда есть время "для разбега", первый анонс стоит дать за неделю, дубль — за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте.

Не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых, для выяснения вопросов: получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?

За час до пресс-конференции

Важные моменты, которые следует подготовить заранее:

- Сотрудник, который буде встречать прессу и участников пресс-конференции у входа, с нагрудным указателем (бейдж) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника. Аналогичные бейджи должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

- Указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом "пресс-конференция" внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя "регистрация" на столе, где фиксируется прибытие журналистов. Уместен указатель "раздевалка", особенно если она расположена не на виду, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях.

- Таблички с данными (имя отчество и фамилия, должность) подписанные с двух сторон ставятся на стол, за которым будут сидеть участники конференции. Их содержание нельзя слишком сокращать, когда вместо имени-отчества пишут только инициалы; и делать слишком объемным, когда указывают должности и титулы.

- Регистрация СМИ – таблица, заполнив которую вы с легкостью сможете провести клиппинг

СМИ

ФИО журналиста

e-mail

Контактный телефон журналиста

Когда выйдет публикация о мероприятии

- Логотип организатора пресс-конференции располагается на стене за столом участников. Если нет возможности сделать такое большое изображение, то можно поставить логотип на столе «в президиуме».

- Каждому участнику пресс-конференции должен быть предоставлен персональный "джентльменский набор", включающий микрофон, бутылку минеральной воды (Бон Аква газированная и негазированная, София Киевская), стакан (лучше стеклянный – так солиднее, но одноразовые сильно картины не изменят), бумагу и ручку для записей.

Перед прибытием ньюсмейкера (-ов).

Первое, о чем стоит договориться, — это распределение ролей на пресс-конференции. С организационной точки зрения их три: ньюсмейкер, ведущий и эксперт. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая — за процедуру ведения пресс-конференции, третья — за информационную полноту и насыщенность. Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться (когда менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером или даже в зале и в случае необходимости дополняют его ответы на вопросы). Первую и вторую роли целесообразно всегда разделять, хотя существует множество разных вариаций.

Помимо этого возникает целый ряд деликатных вопросов.

1. Встречайте ньюсмейкера сразу же после входа в здание.

2. Предусмотрите помещение, где он мог бы "присесть" перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побеседовать с организаторами. В это время необходимо четко прояснить такие моменты, как продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Этот распорядок должен быть записан и находиться перед глазами ведущего и участников пресс-конференции.

3. Постарайтесь, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались, хотя последние могут пытаться это делать, чтобы получить информацию первыми, впрочем, для СМИ — ваших информационных партнеров возможны исключения.

Сколько человек сажать в так называемый президиум? Ответ однозначен: чем меньше, тем лучше, иначе рабочая пресс-конференция будет напоминать торжественное заседание, а когда журналистов в зале не слишком много, "президиум" будет выглядеть даже смешно.

Пресс-конференция началась

Информация для модератора:

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объяв­ленного времени на 5—10 минут допустимо и даже желательно — за этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительно­стью свыше 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раз­дражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Общий ответ "в зависи­мости от интереса журналистов" лучше конкретизировать: планируе­мая продолжительность — 30—60 минут, менее 30 минут — это опера­тивный брифинг (короткая пресс-конференция) "на ходу", а к исходу часа внимание журналистов, как правило, ослабевает, телевизионные камеры начинают "сниматься с мест" и ощущение солидности проис­ходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже если вопросы не ис­сякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. "Заш­каливать" за 60 минут стоит в исключительных случаях, главным образом, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Сколько минут отвести на предваряющее выступление? Некоторые ньюсмейкеры сразу берут быка за рога: "Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы". На мой взгляд, это не лучший способ поведения — предварительный "разогрев" журналистов вступительной речью и не­обходим, и полезен. Вступлением вы как бы задаете свои правила ин­формационной игры, а, отказываясь от него, заведомо ввязываетесь в игру по чужим. Но и утомлять журналистов длинным вступлением не стоит, его нормальная продолжительность— 10—15 минут.

Что делать, если задают по 2—3—4 вопроса? Устроители пресс-кон­ференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое число вопросов, скажите в самом начале: "Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, вели­ко, а время пресс-конференции ограниченно, поэтому просим вас за­давать только по одному вопросу". В дальнейшем, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, вы будете нейтрализовывать их фразой: "'Мы договорились задавать по одному вопросу".

Как поступать, если вместо вопроса следует "самовыражение" жур­налиста или другого участника пресс-конференции, например такое: "Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать..."? Можно остановить монолог разъяснением того, что форма пресс-конференции не пред­полагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: "Формулируйте, пожалуйста, ваш вопрос".

Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Как быть, если вопросов нет совсем? Никаких оснований для пани­ки! Можно заранее попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы. Можно то же самое поручить сотрудникам вашей органи­зации. Наконец, можно произнести фразу типа: "Перед пресс-конфе­ренцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами" и т. д.

Информация для ньюсмейкера:

Главный критерий успешного выступления на пресс-конференции — информативность. Для него лучше не высказываться (даже с оговорками типа "Я не явля­юсь здесь специалистом, поэтому прошу воспринимать мои слова как частное мнение") по вопросам, в которых вы некомпетентны. Молчание при ответе на нежелательный вопрос — вовсе не худший вариант, поскольку молчание трудно комментировать. Вариант ответа "У меня сейчас нет данных" или "Не знаю" значительно лучше, чем "Без комментариев" или "Не хочу отвечать". Если все же ошиблись, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки будут на все лады "смаковать" журналисты.

Как себя вести: строго, скованно или, напротив, раскрепощенно? - Оптимальны естественность, умеренная эмоциональность и доброжела­тельность. Не смущайтесь от неудобных и даже провокационных воп­росов, начните ответ на них с фразы: "Спасибо за такой острый вопрос" или: "Проблема, которую вы затронули, действительно существует". А дальше... говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую считаете нужной, например: "Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем..."

Можно ли читать по бумажке? Сколько угодно! Сравнение с Лео­нидом Ильичом Брежневым не считается сегодня журналистской на­ходкой, поэтому поступайте как вам удобнее. В любом случае не вредно иметь печатный текст перед глазами. Известная поговорка "Хорош тот экспромт, который подготовлен заранее" на пресс-конференции весь­ма актуальна. Только учтите, что сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

После пресс-конференции

Поощрять ли вопросы после пресс-конференции? - Если основная цель пресс-конференции получить максимальный выход материалов в СМИ, то чем больше встреч и вопросов, тем больше материалов, а их качество зависит не от числа встреч, а от выданной и отработанной информации.

Существуют и вспомогательные цели, одна из которых — расположить к себе журналистов. Но быстрым уходом вы такого расположения не добьетесь.

Удовлетворяя журналистов, организаторы пресс-конференции одновременно могут использовать встречу с ними для решения дополни­тельных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них соци­ологический опрос по интересующим вас вопросам и т. д.

Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг - анализ вышедших в СМИ материалов после события.

Клиппинг (press-clipping) – мониторинг, контроль и анализ материалов, которые вышли в СМИ. Для проведении клиппинга необходимо собрать координаты всех присутствовавших на событии (особенно евших и пивших на фуршете) журналистов, уточнить график выхода публикаций о событии на котором они присутствовали.

Брифинг – короткая встреча официальных лиц с представителями СМИ для изложения официальной позиции по определенному вопросу или согласованной позиции по определенному вопросу или согласованной сторонами, участвующих в переговорах, заседаниях, конференциях, информации об их ходе, взглядах сторон и т.д.; короткое выступление ответственного лица перед журналистами с пояснительной информацией о каком-либо событии.

У брифинга есть существенные отличия от пресс-конференции:

- он короче (как правило один выступающий) – не более 30 мин.,

- как правило, его проводит не сам ньюс-мейкер, а его споукен-персон, пресс-секретарь,

- после него обычно не делают фуршета.

Однако некоторые организации не делают разницы между брифингом и пресс-конференцией – проводят их длинно, с несколькими выступающими и большим количеством ответов на вопросы, и не устраивают после них фуршета.

Что бы грамотно подготовиться, нужно ответить на 4 вопроса:

• Чем вызвано интервью?
• Почему поручено провести его именно вам?
• От вас требуется лишь сухая информация или же придется комментировать события?
• Какие новости плохие или хорошие будете обсуждать?

Дата добавления: 2015-05-09