Автоматизація системи бюджетування підприємства

Автоматизована система бюджетування (АСБ) являє собою електронну фінансову модель компанії у вигляді взаємопов'язаних бюджетів - виробництва, інвестицій, продажів, закупівель і т. д.

Ця модель дозволяє не тільки планувати потоки коштів по кожному центру фінансової відповідальності і порівнювати їх з фактичними даними, а й аналізувати, яким чином поточні та майбутні зміни показників відіб'ються на фінансовому стані компанії.

У моделюванні повинні брати участь як фінансовий директор, так і інші співробітники, що займаються складанням і виконанням бюджету. Оскільки дані для контролю та аналізу надходять з інших корпоративних інформаційних систем, то будь-яка АСБ повинна складатися з наступних функціональних блоків:

системи бюджетів;

засобів для роботи з системою бюджетів (додаткові функції, редактор звітів);

коштів для організації колективної роботи;

засобів для імпорту (перекладу) даних з однієї облікової системи в іншу.

В якості найпростішої і найбільш дешевої АСБ часто використовується програма Microsoft Excel, добре відома всім фінансистам і дозволяє вводити будь-які формули, будувати практично будь взаємозв'язку і прогнози. Крім того, в цю програму можна імпортувати інформацію з більшості облікових систем, а також текстові файли, що полегшує введення даних.

Разом з тим у бюджетування на основі Excel є серйозні недоліки. У цій системі досить складно працювати колективно: два співробітника не можуть одночасно користуватися одним файлом; для кожного варіанту бюджету доводиться заводити окремий файл, що призводить до плутанини і надмірному навантаженні на сервер. Консолідувати дані потрібно вручну, що чревато великою кількістю помилок і невідповідностей. Крім того, рівень доступу до даних практично не розмежовані, тобто дані доступні всім користувачам, тоді як на практиці частина інформації повинна бути доступна тільки топ-менеджменту; функції захисту даних від виправлень також відсутні. Нарешті, у такої системи низька продуктивність. Наприклад, при редагуванні бюджету, складеного на три роки за десятьма ЦФУ з розбивкою по місяцях, доведеться не лише відкривати всі документи, з якими пов'язаний бюджет, але і після кожної зміни заново розраховувати показники. Прогнозування при великому масиві даних у цій системі також утруднено. Тим не менше на більшості російських підприємств Excel досі є найбільш популярним інструментом бюджетування.

У середині 90-х років автор брав участь у створенні на основі Excel системи бюджетування для однієї з найбільших російських нафтових компаній і зіткнувся з усіма вищеназваними проблемами. Тому з часом ця компанія перейшла на бюджетування з використанням однієї із спеціалізованих програм, про які йтиметься нижче. Втім, невеликі підприємства з незначною кількістю центрів відповідальності цілком можуть використовувати для бюджетування Excel.

Дата добавления: 2015-05-09