Порядок выполнения работы. Запустите Access. Для этого нажмите на кнопку Пуск в левом нижнем углу экрана и из меню Программы выберите строку Microsoft Access

Запустите Access. Для этого нажмите на кнопку Пуск в левом нижнем углу экрана и из меню Программы выберите строку Microsoft Access. Оказавшись в прикладном окне Access, выберите индикатор Новая база данных и нажмите ОК. В диалоговом окне создания БД выполните следующие действия:

l Создайте на своем рабочем диске папку с именем ACS и перейдите в нее.

l Замените предложенное системой имя db1.mdb в поле имя файла на имя будущей БД, например teach.mdb.

l Щелкните по кнопке Создать.

На экране в рамках окна Access появляется окно БД, имеющее кнопки: Создать, Открыть, Конструктор, а также корешки: таблица, запрос, форма, отчет, макрос, модуль. Корешок таблицы выбран по умолчанию.

Для создания новой таблицы щелкните на кнопке Создать и выберите режим Конструктор. Access перейдет в режим создания определения таблицы. В этом режиме для каждого поля создаваемой таблицы необходимо указать его имя и тип, можно также прокомментировать назначение поля в третьей колонке.

Создайте таблицу, схема которой имеет вид: PREP(FIO, Categ, Nagr, Contract). Поля FIO и Categ имеют текстовый тип данных. Это соответственно фамилии и инициалы преподавателей и их категории (профессор, доцент, ассистент, асс.к.н.). Тип поля Nagr - числовой. Это годовая нагрузка преподавателя, которая может изменяться в пределах от 0 до 999 часов. Поле Contract представляет собой дату заключения контракта с преподавателем и имеет тип Дата/Время. Размеры полей указываются в первой строке области Свойства Поля. Укажите для FIO размер 25 символов, для Categ- 10, для Nagr -целое, для поля Contract размер поля указывать не надо, он устанавливается по умолчанию. Для каждого из полей в относящейся к этому полю области Свойства Поля введите значения элемента Подпись поля, например, для поля FIO введите Ф.И.О., для поля Categ - Категория, для поля Nagr - Нагрузка, а для поля Contract – Дата контракта. Укажите, что все поля, кроме Nagr, должны быть заполнены (свойство Обязательное поле должно иметь значение Да). Для поля FIO задайте Условие на значение Like “*?.?.”, это означает, что сначала следует ввести несколько символов, представляющих собой фамилию, а затем две буквы с точками после них – инициалы. Свойству Сообщение об ошибке поля FIO можно, например, присвоить значение «Ввод Ф.И.О. с ошибкой». Текст сообщения об ошибке может быть и другим, но желательно коротким и точно указывающим, при вводе в какое поле произошла ошибка и какая. Для поля Nagr задайте Условие на значение >=0 And <=999 и Сообщение об ошибке – «Нагрузка должна быть в диапазоне от 0 до 999». Для поля Contract установите выбором из списка формат поля в значение Краткий формат даты и с помощью построителя маски (кнопка с тремя точками...) Маску ввода - Краткий формат даты. Завершив спецификацию полей таблицы, задайте ее первичный ключ. Для этого щелкните слева от поля FIO, чтобы выделить его, а затем щелкните по пиктограмме ключа или выполните команду Правка4Ключевое поле. Сохраните созданную структуру таблицы, выполнив команду Файл4Сохранить как, введите имя таблицы PREP и щелкните OK.

Теперь можно заполнять таблицу данными. Для этого перейдите из режима проектирования таблицы в режим ее заполнения, щелкнув по пиктограмме таблицы, или, выполнив команду Вид4Режим таблицы, и введите следующие данные:

Ф.И.О.	Категория	Нагрузка	Дата_Контракта
Малышев С.В.	асс.к.н.		25/03/98
Никитин Е.В.	доцент		02/01/99
Наумов С.А.	асс.к.н.		12/01/02
Васильев С.Л.	профессор		17/05/97
Матвеев Л.Б.	доцент		09/01/96
Андреева А.И.	ассистент		05/01/96
Иванов Н.П.	профессор		20/01/96
Соколова Н.Н.	доцент		31/08/01
Сидоров С.С.	профессор		01.03.97

Для перехода к новому полю и к новой строке используйте клавишу ТАВ.

Создайте таблицу PREP1(FIO, FAK, DIS, GR), выполнив копирование таблицы PREP, а затем удалив все поля кроме FIO и добавив поля FAK,DIS и GR. Для этого закройте таблицу, вернитесь в окно БД и выполните:

l команду Правка4Копировать по отношению к таблице PREP;

l команду Правка4 Вставить и в диалоговом окне Вставка Таблицы введите имя таблицы PREP1, параметр вставки Структура и данные установлен по умолчанию, можно было бы скопировать только структуру или только данные, но в данном случае нам нужно и то и другое;

l щелкните OK.

В списке таблиц БД teach появилась еще одна таблица с именем PREP1. Выберите ее и перейдите в режим Конструктора. В этом режиме удалите все поля таблицы PREP1 кроме FIO. Для этого выделите все ненужные поля (полностью строку)и нажмите Del. Access выведет диалоговое окно с предупреждением, что при удалении полей будет утрачено их содержимое. Щелкните OK, и удаление будет завершено. После удаления ненужных полей добавьте следующие поля:

Поле	Тип данных	Описание	Размер поля
FAK	текстовый	Сокращенное название факультета
DIS	текстовый	Сокращенное название предмета
GR	текстовый	номер группы

В качестве значений элементов Подпись поля введите соответственно Факультет, Дисциплина, Группа. Для всех полей кроме FIO укажите Да в качестве значения элемента Обязательное поле. Для поля GR задайте Условия на значение - Like “#[1-7]#[1-6]”. Это означает, что номер группы состоит из четырех цифр, из которых первая и третья могут быть любыми, вторая не может быть равна 0,8,9, а четвертая не может быть равна 0,7,8,9. Свойству Сообщение об ошибке присвойте значение «Неверный номер группы». Снимите установку первичного ключа с поля FIO, щелкнув при выделенном поле по пиктограмме ключа, поскольку запрет повторения фамилии преподавателя в этой таблице является семантически неверным. Каждый преподаватель может вести занятия в нескольких группах и/или читать несколько предметов.

Сохраните созданную структуру таблицы и перейдите в режим ее заполнения. Должны быть введены следующие данные:

Ф.И.О.	Факультет	Дисциплина	Группа
Малышев С.В.	ФАВТ	БДиБЗ
Никитин Е.В.	ФАВТ	ТУ
Наумов С.А.	ФЭТ	ОП
Васильев С.Л.	ФЭТ	ОП
Матвеев Л.Б.	ФАВТ	ОП
Андреева А.И.	ФКЭА	ОП
Иванов Н.П.	ФАВТ	ОСРВ
Соколова Н.Н.	ФАВТ	ТУ
Сидоров С.С.	ФАВТ	ОП
Никитин Е.В.	ФЭТ	ОП
Наумов С.А.	ФАВТ	БДиБЗ
Сидоров С.С.	ФАВТ	ТУ
Сидоров С.С.	ФКЭА	ТУ

Определите связи между таблицами.

Для этого вернитесь в окно БД, закрыв текущее окно таблицы, и выполните команду Сервис4Схема данных. Откроется пустое окно Схема Данных, а затем диалоговое окно Добавление таблицы. Выбирайте по очереди таблицы PREP и PREP1 и щелкайте по кнопке Добавить. Затем щелкните по кнопке Закрыть. В окне Схема Данных появятся заголовки обеих таблиц со списками их полей. Таблица PREP должна быть связана с таблицей PREP1 отношением один-ко-многим (устанавливается по умолчанию), так как каждый преподаватель может вести несколько предметов и преподавать в разных группах. Для первичного ключа FIO таблицы PREP существует соответствующий ему внешний ключ FIO в таблице PREP1. Для установки связи щелкните по полю FIO таблицы PREP, перетащите и опустите его на поле FIO таблицы PREP1. В открывшемся диалоговом окне Связи щелкните по флажку Обеспечение целостности данных и по флажкам Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Щелкните также по кнопке Объединение и выберите установку 2, чтобы обеспечить возможность найти преподавателя, который ничего не преподает. Для завершения процесса создания связи щелкните Создать. Для удаления связи достаточно щелкнуть по изображающей ее линии и нажать Del, но не стоит делать это сейчас. Чтобы отредактировать связь, надо щелкнуть по ней дважды. Закройте окно Схема данных. Вы завершили установку связей между таблицами БД и создание БД в целом.

Установить связь между таблицами удается не всегда. Не удастся сделать это в следующих случаях:

l таблицы, между которыми устанавливается связь, открыты;

l поле связи не является первичным ключом родительской таблицы;

l типы или размеры полей, по которым устанавливается связь, не совпадают;

l нарушена ссылочная целостность данных, то есть в подчиненной таблице есть значения поля связи, отсутствующие в родительской таблице, например, в таблице Prep1 есть какая – то фамилия и инициалы, отсутствующие в таблице Prep.

Задание для самостоятельной работы.

Самостоятельно изучите возможности Мастеров по созданию БД и составляющих ее таблиц.

1. Чтобы воспользоваться услугами Мастера по созданию БД, то есть Мастера, который создает копию готового приложения, имеющегося в библиотеке Access, после запуска MS Access выберите установку Запуск мастера, если вы работаете в Access 97, или, если вы работаете в Access 2000, выполните команду Файл4Создать… и в окне создания БД щелкните по корешку Базы данных. Вам будут предложены примеры готовых баз данных. Выберите любую из них. Если вы работаете в Access 97, можно выбрать БД "Студенты и занятия". При создании БД не забудьте установить индикатор "Да, включить образцы данных". Это поможет вам при изучении созданного приложения. Ознакомьтесь с составом таблиц, входящих в БД, проанализируйте установленные между ними связи. Познакомьтесь с составом и возможностями интерфейса приложения.

2. Создайте БД "Студенты_Занятия", выберите для этого установку Новая база данных (Access97) или, если вы работаете в Access 2000, выполните команду Файл4Создать… и в окне создания БД, щелкнув по корешку Общие, выберите База данных. Дайте новой БД указанное имя, а затем воспользуйтесь услугами Мастера таблиц для создания таблиц "Студенты" и "Студенты и занятия", таблицу "Занятия" создайте вручную в режиме Конструктора. При создании таблицы "Студенты" с помощью Мастера поменяйте имя поля "НомерСтудента" на "НомерЗачетки", а в таблице "Студенты и занятия" исключите поле "КодЗанятийСтудента", измените тип поля "Балл", замените его на целое число, которое может принимать значения от 0 до 10. Установите необходимые связи между созданными таблицами. Для уточнения структуры таблиц, которые должны получиться в итоге и межтабличных связей воспользуйтесь приложением к лабораторной работе 1.

Приложение к ЛР №1

Таблица: Занятия

Имя	Тип	Размер
КодЗанятий	Числовой (длинное целое)
ТемаЗанятий	Текстовый
КодОтдела	Числовой (длинное целое)
НомерОтделения	Числовой (целое)
КодПреподавателя	Числовой (длинное целое)
Семестр	Текстовый
Единицы	Текстовый
Год	Числовой (целое)
Место	Текстовый
Расписание	Текстовый
Заметки	Поле МЕМО	-

Таблица: Студенты

Имя	Тип	Размер
КодСтудента	Числовой (длинное целое)
Имя	Текстовый
Фамилия	Текстовый
Адрес	Текстовый
Город	Текстовый
ОбластьКрайРеспублика	Текстовый
ПочтовыйИндекс	Текстовый
НомерТелефона	Текстовый
Специализация	Текстовый
НомерЗачетки	Текстовый

Таблица: Студенты и занятия

Имя	Тип	Размер
КодЗанятий	Числовой (длинное целое)
КодСтудента	Числовой (длинное целое)
Балл	Числовой (целое)

Схема данных.

Дата добавления: 2015-05-09