Общие сведения. Лабораторная работа № 8: Создание отчетов

Лабораторная работа № 8: Создание отчетов.

Цель работ

Знакомство с основным средством СУБД, предназначенным для представления в виде печатного документа информации, хранящейся в базе данных, и приобретение навыков создания отчетов основных типов.

Отчетыдают возможность представить данные, хранящиеся в одной или нескольких таблицах БД, в виде печатного документа. Можно выводить на печать в виде отчета и данные, являющиеся результатом запроса. Отчеты имеют широкие возможности для группировки данных, подведения промежуточных и общих итогов для больших наборов данных, получения красиво оформленного документа. Уровней группировки может быть до 10. Можно внедрять в отчет подчиненные отчеты и формы, рисунки и диаграммы. Результаты, представленные в отчете, обычно используются для анализа информации, хранящейся в БД. Чаще всего отчет строится на базе нескольких таблиц, а точнее – на базе многотабличного запроса. Отчеты можно создавать вручную (в режиме конструирования) или с помощью Мастеров.

Конструктор отчетов имеет те же средства разработки, что и конструктор экранных форм: панель инструментов, список полей, бланк свойств, панель элементов; их можно вывести или убрать с экрана при помощи команд меню Вид. По умолчанию бланк отчета содержит 3 области: Верхний и Нижний колонтитулы, содержимое которых при запуске отчета распечатывается на каждой странице, и Область данных, расположенная между ними. Чтобы убрать/добавить колонтитулы надо выполнить команду Вид4Колонтитулы. Для того, чтобы добавить/убрать область заголовка отчета и область его примечания, надо выполнить команду Вид4Заголовок4Примечание отчета. В области примечания отчета подводятся итоги по всему отчету. Можно также добавить области заголовков и примечаний для групп. В области примечания для каждой группы может быть подведен промежуточный итог для этой группы. Группировкаданных задается в окне, попасть в которое можно, выполнив команду Вид4Сортировка и группировка. Чтобы в окне конструирования отчета появились области заголовков и/или примечаний групп, надо установить в «Да» значения свойств «Заголовок группы» и «Примечание группы» для соответствующих групп.

Значением свойства группы «Группировка» по умолчанию является «По полному значению», но можно объединять записи в группы и при попадании значений в некоторый диапазон. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля группировки. Если поле текстовое, то можно указать начало новой группы при изменении первого или нескольких начальных символов значений поля (По первым символам). Например, все записи, у которых значения поля группировки начинаются с буквы "А" попадут в одну группу, с "Б" – в другую и т.д. При этом свойству Интервал должно быть присвоено значение, равное числу начальных символов, по которому образуется группа, в данном случае это 1. Для чисел свойство Группировка можно установить в значение «Интервал», задав при этом значение свойства Интервал – <число>. Access формирует диапазоны чисел, начиная от 0. Задав, например, интервал равным 10, получим группы, в которые попадут значения от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19 и т.д. Для полей типа Дата/Время можно в качестве значения свойства Группировка установить единицу измерения: Год, Месяц, Неделя, День, Час, Минута, указав в свойстве Интервал - количество таких единиц. Можно, например, таким образом установить интервал в 2 года. Следует принять во внимание, что при выполнении группировки не по полному значению сортируются только группирующие значения, а внутри группы сортировка по этому полю не производится. Если же такая сортировка необходима, то поле надо ввести в список полей окна «Сортировки и группировки» дважды, установив во втором случае свойство «Порядок сортировки» в одно из его возможных значений, свойство Группировка при этом должно получить значение «По полному значению». Если установить свойство «Не разрывать» в значение «Полную группу», то данные, относящиеся к одной группе, будут помещены в отчете на одной странице, то есть если часть данных, относящиеся к одной группе, не помещается на странице, все относящиеся к группе данные будут перенесены на следующую страницу.

Создать отчет можно и с помощью Мастера или Построителя, выбрав нужный тип отчета из списка. Список содержит следующие типы отчетов:

l Автоотчет: в столбец. Для создания такого отчета требуется только указать базовую таблицу или запрос. Мастер помещает в отчет все поля указанной таблицы, размещая их в направлении сверху вниз по одному полю на строке. Заголовок отчета совпадает с заголовком базовой таблицы, оформление стандартное. Такой отчет можно, например, использовать для выдачи каждому преподавателю или студенту справки, в которой будут содержаться все сведения о них, хранящиеся в таблице.

l Автоотчет: ленточный. Все как в предыдущем случае, но направление размещения слева направо. В результате получается таблица без линий сетки, заголовки столбцов которой совпадают с подписями полей базовой таблицы. Это наиболее часто используемый в простейших случаях тип отчета, когда надо, например, вывести в красивом и компактном виде все содержащиеся в таблице данные.

l Мастер отчетов. Дает возможность строить как отчеты на базе одной таблицы, так и многотабличные отчеты. Позволяет выбрать поля, которые нужно поместить в отчет, задать стиль оформления, указать на необходимость развернуть документ на 90 градусов, если полей много или они широкие. Можно также поменять заголовок отчета, упорядочить выводимые данные по заданным полям. Мастер строит 3 типа простых однотабличных отчетов: в столбец, табличный и выровненный. Первые два типа совпадают соответственно с автоотчетом "в один столбец" и "ленточным" с той разницей, что позволяют выводить не все, а только указанные поля и менять стиль оформления и заголовок. В случае выровненного отчета поля в нем размещаются слева направо, сверху вниз. Допускается создание однотабличного отчета с группировкой, в этом случае можно подвести итоги по всем группам и по отчету в целом. Возможности Мастера по подведению итогов ограничены использованием только четырех функций, позволяющих вычислить сумму, среднее арифметическое, минимальное и максимальное значения. Мастер позволяет также создать отчет, содержащий только итоговую информацию, без вывода данных. Расположение данных в отчете с группировкой определяется видом макета и может быть шести типов: ступенчатый, блок, структура 1, структура 2, по левому краю 1, по левому краю 2. Если в качестве основы для построения отчета заданы две таблицы, связанные отношением 1:n, и группировка отсутствует, то можно выбрать один из двух способов представления данных: по первой или по второй таблице. В первом случае данные из второй таблицы, размещаются как ленточные подотчеты для каждой строки первой таблицы. Во втором случае данные из обеих таблиц размещаются в едином ленточном отчете на равных. Многотабличный отчет, также как и однотабличный допускает группировку и сортировку данных.

l Мастер диаграмм. Позволяет строить диаграммы различного вида на основе таблиц и запросов. Построить диаграмму по таблице, не содержащей числовых данных, можно только в случае, если диаграмма должна отражать количество значений какого-нибудь поля, соответствующих значениям другого поля. Мастер диаграмм отчета ничем не отличается от Мастера диаграмм формы.

l Почтовые наклейки. Позволяет создавать сообщения, как правило, предназначенные для рассылки разным людям и содержащие, кроме общей для всех части, данные из БД, свои для каждого человека, например, его фамилию и имя. Мастер наклеек позволяет выбрать из предлагаемого списка нужный размер наклейки, установить тип, размер и цвет текста сообщения, порядок сортировки набора сообщений.

Каждый элемент отчета, каждый его раздел (заголовок отчета, заголовки групп, итоговые области, колонтитулы, область детализации) и отчет в целом имеют свои свойства. Например, свойство раздела «Не разрывать», установленное в «Да» приводит к попытке напечатать весь раздел на одной странице. Можно скрыть раздел, установив свойство «Вывод на экран» в значение «Нет», если такую установку сделать из процедуры или макроса, то ее можно связать с определенными значениями данных. Если свойство раздела «Расширение», установлено в «Да», то при выводе на экран элемента из этого раздела, который занимает места больше, чем ему выделено, раздел расширяется, при этом, конечно и свойство Расширение самого элемента должно быть установлено в «Да». Свойство Сжатие установленное в «Да», позволяет убрать из отчета элемент, не содержащий данных. Бланк свойств каждого элемента отчета выводится, если выделить элемент и выполнить команду Вид4Свойства или выбрать строку Свойства из контекстного меню. Бланк свойств отчета выводится, если выполнить команду Правка4Выделить отчет, а затем команду Вид4Свойства.

В отчете, как и в форме, используются поля, в которых вычисляются значения, при этом используются несколько десятков встроенных функций. Например, можно добавить в колонтитул текущую дату с помощью функций Date() или Now(), номер страницы можно ввести в колонтитул, если свойство Данные поля, созданного в колонтитуле, установить в значение =Page. В ряде случаев удобно вместо нескольких элементов текстового типа создать в отчете 1 элемент, являющийся конкатенацией строк. Строки, при этом, могут быть как текстовыми константами, так и значениями полей БД. В случае создания единого элемента из нескольких строк можно установить шрифт для элемента целиком, выровнять текст, установить для всего текста возможность расширения, то есть перехода на следующую строку. Это удобно, например, если отчет представляет собой каталог имеющихся в продаже изданий. Пусть в БД есть таблица Каталог (Автор, Название, Место_издания, Издательство, Год_издания, Количество_экземпляров, Цена_в_рублях, Переплет, Количество_страниц), а каталог должен быть представлен в виде:

Книга	Цена	Количество	Переплет
Чехов А, Чайка, М.: Прогресс, 2003, - 200 с.			жесткий
Булгаков М., Мастер и Маргарита, СПб.:Азбука, 2002, - 238 с.			мягкий

и т.п.

При этом библиографические значки «,», «.», «-», «:», «с.» в БД, конечно, не хранятся. Три последних столбца будут формироваться в отчете как значения полей Цена_в_рублях, Количество_экземпляров и Переплет. Для формирования первого столбца в качестве значения поля в строку «Данные» следует ввести выражение вида:

= [Автор] & “, “ & [Название] & “, ” & [Место_издания] & “ .: ” & [Издательство] & “, “ & [Год_издания] & “, - “ & [Количество_страниц] & “ c. ”.

Если бы значения полей Автор, Название, Место_издания, Издательство, Год_издания и Количество_страниц выводились из БД отдельно друг от друга, то есть в отчете было бы создано 6 полей вместо одного, то не только не удалось бы вывести отсутствующие в БД библиографические знаки, но даже разместить поля в каждой строке вплотную друг к другу, поскольку значения одного и того же поля для разных строк могут значительно отличаться по длине, например, фамилии авторов или названия книг. Размер, который отводится в отчете под каждый столбец фиксируется. Не все значения вписываются в этот размер. Например, места для первой книги оказалось достаточно, а для второй нет. Переход в случае необходимости на следующую строку, как это показано в таблице, будет происходить при выводе отчета, если свойство Расширение поля первого столбца установить в значение «Да».

Если вы хотите, чтобы какой-то элемент отчета выводился не всегда, а в зависимости от его значения или значений других элементов отчета, надо в свойстве Данные этого элемента использовать функцию IIF(). Первым аргументом этой функции является проверяемое условие, второй аргумент – значение, которое возвращает функция, если условие истинно, а третий – значение, возвращаемое функцией, если условие ложно. В качестве одного из возвращаемых значений можно задать пустую строку – “ ”. Чтобы поле исчезало, когда его значение окажется равным пустой строке, значением свойства Сжатие этого поля должно быть «Да».

Дата добавления: 2015-05-09