Создание запроса выбора

Для создания запроса выбора с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора запроса, выполнив действия:

Окно БД  объект Запросы  [Создать] 

окно Новый запрос  выбрать Конструктор 

окно Добавление таблицы  выбрать таблицы-источники запроса 

[Закрыть].

Окно Конструктора запроса имеет вид как на рис. 1.

Рис. 1. Окно Конструктора запроса

Оно разделено на две панели.

Верхняя панель содержит схему данных запроса. В ней представлены списки полей, выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов. Если ранее была создана связь между этими таблицами, то она показывается на схеме данных. В противном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установить новую связь между таблицами.

Нижняя панель есть бланк запроса по образцу (QBE-запроса). Он представлен в виде таблицы, предназначенной для определения структуры результирующей таблицы запроса и задания условий отбора данных из таблиц. Каждый столбец бланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующее назначение:

ü Поле – указывает имена полей, участвующих в формировании запроса;

ü Имя таблицы - указывает имена таблиц, которым принадлежат эти поля;

ü Сортировка – дает возможность отсортировать записи в результирующей таблице запроса;

ü Вывод на экран – позволяет управлять отображением полей в этой таблице;

ü Условие отбора – служит для задания условий отбора записей;

ü или – позволяет объединять условия отбора логической операцией ИЛИ. При этом условия отбора могут указываться в нескольких строках бланка запроса.

Включение отдельных полей в бланк запроса можно выполнить одним из следующих способов:

ü перетащить поле из списка полей в крайнюю слева свободную клетку строки Поле;

ü дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;

ü щелкнуть в клетке строки Поле и из раскрывающегося списка выбрать нужное поле.

Включение в бланк запроса всех полей таблицы можно выполнить, если:

ü дважды щелкнуть по имени таблицы и перетащить все выделенные поля в клетку строки Поле;

ü перетащить звездочку, стоящую под заголовком таблицы, в клетку строки Поле. При этом в клетке отобразится только имя таблицы со звездочкой, но в результат запроса будут включены все поля таблицы.

Для очистки отдельных столбцов бланка запроса используется команда

Правка / Удалить столбцы

Для очистки всего бланка запроса служит команда

Правка / Очистить бланк

Формирование запроса на вывод полей из одной или нескольких таблиц

Перетаскиваются из списков полей в строку Поле только те поля, которые должны присутствовать в результирующей таблице запроса, или все поля всех таблиц, а затем в сроке Вывод на экран отмечаются флажками только нужные.

Формирование запроса с применением сортировки

Сортировка возможна по одному или нескольким полям одновременно. Для сортировки по нескольким полям поля располагаются в бланке запроса в том порядке, в котором требуется выполнять сортировку. В Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д. Для задания порядка сортировки необходимо щелкнуть в строке Сортировка для поля, по которому сортируются записи, и из раскрывающегося списка выбрать – по возрастанию или по убыванию.

Формирование запроса с условиями отбора

Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, включаемых в результирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строках Условие отбора, или.

Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью логического оператора And. Если выражения вводятся в разные строки бланка запроса, то Access объединяет их логическим оператором Or.

В условии отбора может быть использована конструкция Between (между). Например, Between 100 and 200.

Формирование запроса с вычисляемым полем

Для создания вычисляемого поля в пустую клетку строки Поле вводится имя вычисляемого поля с двоеточием, после которого – выражение. Например,

СТОИМОСТЬ:[ЦЕНА]*[КОЛИЧЕСТВО]

Если выражение сложное, то для его создания целесообразно использовать построитель выражений.

Формирование запроса с группировкой

Часто требуется в таблице видеть не все записи, а только итоговые значения по группам записей. Расчет итогов для некоторых полей групп производится с помощью статистических функций, которые были описаны выше.

Для создания запроса с группировкой выполняется следующее:

ü перетаскивается в первую клетку строки Поле то поле, по которому производится группировка записей. Затем перетаскиваются в последующие клетки поля, по которым подводятся итоги;

ü вводится команда Вид / Групповые операции. В бланке запроса появляется новая строка Групповая операция, в которой для всех полей указано Группировка;

ü в строке Групповая операция для полей, по которым подводятся итоги, производятся щелчки и из раскрывающегося списка выбирается требуемая статистическая функция.

Формирование запроса с параметрами

Если необходимо часто выполнять один и тот же запрос выбора, меняя только в условиях отбора значения полей, то целесообразно создать запрос с параметрами. В строках Условие отбора, или для полей, играющих роль параметров, вводится в квадратных скобках текст приглашения на ввод интересующих пользователя значений этих полей. Этот текст будет выводиться в диалоговом окне Введите значение параметра при выполнении запроса.

Дата добавления: 2015-05-09