Теоретическая часть. Таблицы в СУБД MS Access можно создать разными способами (рис. 1): в режиме таблицы, с помощью Конструктора

Практическая работа № 1

Создание таблиц

Таблицы в СУБД MS ACCESS можно создать разными способами (рис.1): в режиме таблицы, с помощью Конструктора, с использованием Мастера таблиц, импортируя или связывая таблицы, созданные в других приложениях (например, в табличном процессоре MS Excel).

 Режим Конструктора.

В окне «База данных» выбрать Таблица ® Создать® в окне «Новая база данных» выбрать Конструктор ® ОК.

Откроется диалоговое окно, в верхней части которого находится таблица с тремя столбцами: Имя поля; Тип данных; Описание.

Имя поля выбирается произвольно, но так, чтобы отобразить характер информации в поле. При вводе имени необходимо соблюдать следующие правила:

- имя может содержать до 64 символов;

- имя не может начинаться с пробела, не может содержать точку, восклицательный знак, квадратные скобки и управляющие символы;

- два поля в одной таблице не могут иметь одинаковые имена.

Тип данных определяет, какая информация будет храниться в данном поле и выбирается из раскрывающегося списка (рис. 2).

Описание представляет собой пояснение, которое дается полю. Может содержать до 65,5 тысяч символов. Заполнять его не обязательно.

СУБД MS Access поддерживает следующие типы данных:

1. Текстовое поле – может содержать буквы, цифры и спецсимволы. Максимальная ширина поля 255 символов. По умолчанию – 50 символов.

2. Поле MEMO – тип данных для хранения больших объемов текста (до 65536 символов).

3. Числовое поле содержит различные форматы чисел. Только с ними можно выполнять вычисления.

4. Денежный тип хранит данные денежных сумм.

5. Дата/Время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени; может содержать любую дату от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. в разных форматах.

6. Счетчик – данные, значения которых являются не повторяющимися натуральными числами с автоматическим наращиванием (например, порядковая нумерация записей).

7. Логический – логические данные, которые могут принимать одно из двух возможных значений: Истина/Ложь; Да/Нет; Вкл/Выкл.

8. Поле объекта OLE – может содержать встроенные объекты, например, рисунки, фотографии, размер которых не превышает 1 Гб.

9. Гиперссылка – поле для хранения URL адресов Web-страниц (при щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в окне).

10. Мастер Подстановок – создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка.

Каждый тип данных наделен свойствами, которые при выборе типа отображаются внизу экрана. Свойства полей можно настраивать, а можно оставить выставленные по умолчанию. Перечислим основные свойства текстовых полей:

§ Размер поля – определяет предельную длину данных в поле.

§ Формат поля – задает способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

§ Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся в поле данные.

§ Подпись – вводит заголовок столбца таблицы.

§ Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически. В этом поле можно также использовать функции Visual Basic: Date() – определение текущей даты и Now() – текущие дата и время.

§ Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.

§ Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

§ Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля.

§ Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

§ Индексированное поле – в таком поле ускоряются операции поиска и сортировки записей; в нем также можно исключить дублирование данных.

Другие типы данных могут обладать другими свойствами. Например, для числовых полей важным свойством являются общее число знаков и число знаков после запятой.

С помощью Конструктора создается структура таблицы, то есть в каждой строке вводится имя поля и тип данных. Затем для обеспечения уникальности строк и оптимальной организации хранения и поиска данных объявляется Ключевое поле (выделить поле ® кнопка Ключевое поле на Панели инструментов). После этого таблица сохраняется: можно задать имя или оставить по умолчанию «Таблица1».

Для заполнения таблицы данными переходим в режим Таблицы одним из способов:

- на Панели инструментов кнопка «Режим таблицы»;

- в окне базы данных кнопка «Открыть»;

- в меню Вид/Таблица.

После создания таблицы ее можно редактировать: изменять имя поля или его тип; вставлять или удалять поля; изменять порядок полей.

‚ Режим Таблицы.

В окне «База данных» выбрать Таблица ® Создать® Режим таблицы® ОК.

Открывается таблица. Наименование поля даем, дважды щелкая на имени поля в верхней части таблицы (например, на Поле1) и вводя нужное имя. Затем в каждом поле заполняются две-три строки, что дает возможность автоматического установления типа данных. Если установлен не тот тип, его можно изменить затем в Конструкторе. При сохранении таблицы на запрос о создании первичного ключа нужно ответить Да или Нет. Затем открыть таблицу в режиме Конструктора и убедиться в правильности выбора типа данных или изменить их.

ƒ Использование Мастера таблиц.

MS Access содержит целый набор готовых таблиц, которые можно использовать в виде шаблонов. При этом не только экономится время, но и обеспечиваются стандартные имена и типы данных.

Для создания таблиц этим способом выбираем:

Таблица ® Создать ® Мастер таблиц ® ОК

Открывается окно диалога, в левой части которого список «Образцы таблиц», правее – «Образцы полей», которые изменяются при выборе разных таблиц. Выбираем нужные поля ® кнопка Далее. На следующем шаге задаем имя таблице и определяем ключевое поле ® Далее ® Далее ® Готово.

„ Импорт таблиц.

Этот способ позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных. При этом внешний файл становится внутренней таблицей базы данных. Выполняем команду

Таблицы ® Создать ® Импорт таблиц ® ОК

а) в окне «Импорт» найти нужную таблицу (файл) и определить тип файла (например, MS Excel) ® кнопка Импорт;

б) в окне «Импорт электронной таблицы» выбрать «листы» или «диапазоны» ® Далее (при этом, если некоторые данные не подходят для имен полей MS Access, появится сообщение, что они будут заданы автоматически) ® ОК ® Далее;

в) затем идет запрос на сохранение данных:

§ в новой таблице,

§ в существующей таблице ® Далее;

г) в следующем окне нужно задать ключевое поле ® Далее;

д) в последнем окне задается имя таблицы (или принимается данное по умолчанию) ® Готово;

е) после сообщения, что импорт завершен ® ОК. Если импорт выполнен с ошибками, появится соответствующее сообщение и отдельная таблица, содержащая ошибки импорта.

… Связь с таблицами.

Этот способ позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешнего файла. При этом в базе данных будет помещен ярлык файла, а сам файл будет обладать свойствами, заданными ему в соответствующем приложении.

Команда Таблицы ® Создать ® Связь с таблицами ® ОК

а) находим нужный файл ® кнопка Связь;

б) выбираем нужные листы или диапазоны ® Далее;

в) указываем, какая строка будет содержать имена таблицы ® Далее;

г) указываем имя связанной таблицы ® Готово ® ОК.

Дата добавления: 2015-05-09