Тема 5. Создание вычисляемых полей. Запросы-действия

Теоретические сведения

Вычисляемые поля используются для отображения результатов вычислений и могут

создаваться в запросах, отчетах и формах. Для создания вычисляемых полей применяют

выражения.

Выражением называется сочетание математических и логических операторов,

констант, функций, имен и свойств полей, в результате обработки которого получается

единственное значение. Выражение может выполнять математические вычисления,

обрабатывать текст или осуществлять проверку данных. Для создания выражений

используются встроенные функции и операторы:

- функции даты и времени: Date(), Now() — возвращают текущую дату; Day(…),

Month(…), Year(…)— возвращают соответственно день, месяц и год из даты,

заданной в качестве аргумента функции;

- статистические функции: Avg(…), Count(…), Max(…), Sum(…);

- функции преобразования типов данных: Str() преобразует число в текст, Val()

преобразует текст в число, CInt(…), CStr(…), Cbool (…), Cdate(…) — преобразуют

заданное выражение соответственно к целому типу данных, к текстовому, к

логическому, к дате;

- функции управления: IIF(условие; выражение1; выражение2) — непосредственное

условие (Immediate IF). Данная функция проверяет заданное условие. Если оно

истино, то выполняется выражение1, если ложно, то —

- функции для работы с текстом:

LCase(…) выводит текст строчными буквами, UCase(…) — заглавными буквами;

Left(…; n), Right(…; n) выводят n левых (т.е. первых) или n правых (т.е. последних)

символов, Mid(…; k; n) — n символов, начиная с k-го;

Ltrim(…), Rtrim(…), Trim(…) убирают пробелы соответственно слева (в начале

текстовой строки), справа (в конце текстовой строки), слева и справа;

Format(выражение; ―…‖) выводит выражение в формате, заданном в кавычках;

InStr(k; текст1; текст2) — ищет текст2 в аргументе текст1, начиная с k-го символа,

и возвращает номер первого вхождения первого символа аргумента текст2;

- оператор & позволяет объединять тексты и функции в одно строковое выражение;

В качестве аргументов встроенных функций используются имена полей, константы,

другие функции. Например:

Month([Дата рождения]) — выводит номер месяца из поля Дата рождения;

Avg([Оценка]) вычисляет среднее значение по полю Оценка;

[Фамилия] & ― ― & Left([Имя];1) & ―.― & Left([Отчество];1) & ―.― — выводит

фамилию и инициалы, используя значения полей Фамилия, Имя, Отчество;

IIF(Right(Str([Группа]);1)="6";"Выпускник";"Нет") — преобразует поле Группа к

текстовому типу данных и проверяет последний символ. Если он равен 6 (поступил в 2006 и

заканчивает в 2011), то выводится текст Выпускник, в противном случае текст Нет.

Правила синтаксиса выражений:

- при создании вычисляемого поля в конструкторе запроса в строке Поле вводится имя

поля, двоеточие, пробел и затем нужное выражение (Имя_поля: Выражение)

Например, если в строке Поле написано — Всего: [Оклад] + [Премия], то значит

будет найдена сумма полей Оклад и Премия и результат выведен в вычисляемом поле

Всего;

- тексты заключаются в кавычки (''XXXX'');

- даты заключаются в символы # (#ДД.ММ.ГГ#);

- аргументы встроенных функций заключаются в круглые скобки () и разделяются в

режиме конструктора точкой с запятой (в режиме SQL и VBA — запятой);

- десятичным разделителем в режиме конструктора является запятая (в режиме SQL и

VBA — точка);

- если в именах таблиц, форм, полей есть пробелы или знаки препинания, то они

заключаются в квадратные скобки [ ];

- имена

объектов

разделяются

восклицательным

знаком

или

точкой.

Замечание. Если в запросе или отчете используется несколько таблиц, то в выражении

перед именем поля обязательно должно быть имя таблицы, если такое имя

встречается в другой таблице. Например, [Специальности]![Код факультета];

- если символ звездочка * используется в выражении, то он обозначает запись.

Например: =Count(*) — подсчитывает количество записей.

При написании выражений удобно использовать построитель выражений, который

автоматически поддерживает большинство рассмотренных правил.

При создании вычисляемых полей в конструкторе запросов для открытия построителя

нажимается кнопка на закладке Конструктор ленты инструментов (рис. 5.1, а).

При создании вычисляемых полей в конструкторе отчетов, чтобы зайти в построитель

выражений, нужно создать новое поле, открыть его свойства и на закладке Данные

щелкнуть по многоточию справа от строки Данные (рис. 5.1, б). При написании выражения

непосредственно в поле (без использования построителя выражений) перед выражением

вводится знак =.

а)

б)

Рис. 5.1. Открытие построителя выражений

С помощью запросов можно не только делать различные выборки, но и обновлять

значения полей, удалять или добавлять в таблицу новые записи, создавать новые таблицы,

используя данные существующих. Такие запросы называются активными или запросами-

Дата добавления: 2015-05-09