Лабораторная работа № 3. Цель: Ознакомиться с механизмом создания форм в СУБД Access

Тема: Формы в СУБД Access

Цель: Ознакомиться с механизмом создания форм в СУБД Access. Создать формы для рабочей БД.

Формы в Access предназначены для отображения в удобном виде на экране монитора данных, хранящихся в исходных таблицах БД или в таблицах, полученных в результате выполнения запросов. Фактически на основе форм создается тот необходимый и удобный пользовательский интерфейс, в котором и происходит вся работа с БД. Например, можно расположить поля формы так, чтобы ввод или редактирование записи в таблице данных выполнялось бы в один столбец слева направо и сверху вниз, что обычно ускоряет ввод данных и сводит до минимума ошибки пользователя.

Другим важным назначением форм является обеспечение безопасности структуры БД. Дело в том, что производимые с помощью форм операции по вводу и редактированию данных в исходных таблицах БД не затрагивают структуры таблиц. Можно сказать, что работа с формами происходит всегда на уровне пользователя БД, а не на уровне разработчика, который определяет структуру БД – совокупность таблиц, многочисленные и разнообразные связи между ними, различные свойства для полей таблиц и т.п. Из соображений безопасности рядовой пользователь БД, содержащей очень важную и ценную информацию, с которой работают многие сотрудники, в принципе не должен иметь доступа непосредственно к самим таблицам данных. Он должен иметь право только «заглянуть» в их содержимое и при необходимости его отредактировать. Это обстоятельство позволяет сохранить неизменной структуру БД, так как какие бы данные ни вводились с помощью форм, структура БД при этом никак не изменяется. Другими словами, неопытный пользователь никак не сможет «испортить» структуру БД, поскольку на основе форм он имеет доступ только к наполнению таблиц БД, а не к их структуре.

Формы в Access создаются из набора элементов экранного интерфейса, т.н. объектов элементов управления или просто Элементов управления. В окнах форм размещают Элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц (или данных таблиц по результатам запросов) и для отображения статических данных – подписей и различных логотипов, размещаемых дополнительно для пояснений или придания более красочного и информативного представления отображаемых на экране данных. Причем формы можно вставлять одну в другую, создавая т.н. Подчиненные формы, основанные на связанных друг с другом таблицах БД, что позволяет проводить редактирование данных сразу в нескольких таблицах.

Кроме того, с помощью соответствующих Элементов управления форм только и можно полностью просматривать содержание полей типа MEMO, для которых на форме появляется полоса прокрутки для продолжения просмотра текста (напомним, что объем текстовой информации в этих полях может достигать 64 Кбайт). Для полей объектов OLE с графической, звуковой и другой мультимедийной информацией, которая в обычном представлении таблиц БД вообще недоступна (в полях OLE таблиц размещается только адрес, т.е. ссылка на файл с такого рода информацией), формы предоставляют непосредственный доступ к мультимедийной информации через специальные элементы управления – т.н. Присоединенные рамки объектов.

Наконец, используя Элементы управления, можно запускать заранее разработанные макросы и любые другие программы на языке Visual Basic, что позволяет создавать уже настоящие автоматизированные системы управления БД.

СУБД Access содержит обширный набор инструментов для автоматического создания форм – это прежде всего стандартные варианты создания форм при помощи масте­ров: Мастер форм, Автоформ, Диаграммы и Сводной таблицы, а также режим Конструктор для создания форм «вручную» (см. рис. 1).

Самый быстрый способ подготовки формы может быть реализован в режиме просмотра таблицы или запроса щелчком мышью по соответствующей пиктограмме Новый объект (см. рис. 2), где можно выбрать команду Автоформа, когда мастер создает стандартную форму, содержащую все поля активной таблицы в столбец, за одну операцию, либо команду Форма, когда раскрывается диалоговое окно создания Новой формы (см. рис. 1).

Рисунок 1 – Режимы создания формы в диалоговом окне Новая форма

Процедура создания формы с помощью Мастера форм разделена на несколько шагов, в рам­ках выполнения которых производится выбор нужной таблицы и тех полей в ней, которые вы намерены просматривать или редактировать. Кроме того, допускается добавление других таблиц и выбранных из них полей для расположения их на данной форме. Конечно, добавлять поля из других таблиц в создаваемую форму имеет смысл только в том случае, когда обе таблицы являются связанными между собой.

Мастера Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и Автоформа: табличная создают соответствующие их названию формы на основании одной заранее определенной таблицы или запроса. При этом форма строится в дальнейшем полностью в автоматическом режиме.

Мастер Диаграмма создает формы с диаграммами разного типа – линейными, круговыми, столбчатыми, штриховыми и т.д. Он используется для графического представления числовых данных.

Рисунок 2 – Меню команды Новый объект

Мастер Сводная таблица используется при необходимости отобразить с помощью формы информацию, находящуюся в нескольких связанных таблицах и запросах (в принципе во всех существующих на данный момент в БД таблицах и запросах). При этом Мастер произведет необходимые групповые операции для получения сводной (итоговой) информации по выбранным таблицам для ее представления в форме данного типа.

Далее в пособии более подробно рассматривается построение форм на основе Мастера форм, Диаграммы и Конструктора.

3.1. Создание форм на основе Мастера форм

Рассмотрим подробно процедуру создания с помощью Мастера форм формы, отражающей динамику заключения контрактов по соответствующим товарам.

Для создания формы в главном окне БД выберите объект Формы, нажав мышью на ярлычок соответствующей вкладки. Затем выполните команду Создать. На экране появится диалоговое окно Новая форма (см. рис. 1).

Выберите Мастер форм и нажмите кнопку ОК. Из раскрывающегося списка Выбор таблицы/запроса выберите таблицу «Контракты», после чего нажмите кнопку ОК в соответствующем диалоговом окне. В результате на экране появится диалоговое окно, аналогичное окну, открываемому Access при создании запроса, где предлагается выбрать таблицы и поля из них, которые необходимо включить в состав создаваемой формы. Выберите все поля таблицы для отображения их на форме.

Чтобы использовать возможности Мастера форм в полной мере, в этом же окне добавьте к создаваемой форме поля из связанной с таблицей «Контракты» таблицы «Товары»: «Товар», «Изображение», «Описание», что позволит создать вложенные друг в друга формы, т.н. форму с подчиненной формой. Далее на следующем шаге работы Мастера открывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать тип представления данных. Поскольку по организации связи между таблицами таблица «Товары» является главной (см. схему связей для вашей БД на рис. 2 ЛР №2), то, выбрав тип представления данных по Товары,

получим форму с подчиненной формой (см. рис. 3).

Рисунок 3 – Окно выбора типа представления данных

Затем открываются последовательно окна выбора внешнего вида формы, стиля оформления формы и имени формы, после чего Мастер форм автоматически создаст форму со всеми остальными настройками, принятыми по умолчанию.

После открытия созданной формы Access отображает первую запись из таблицы или запроса. Переход к другим записям осуществляется при помощи кнопок прокрутки. При большом количестве данных можно включить режим поиска записей Поиск в поле:, щелкнув мышью кнопку Найти в пиктографическом меню.

Редактирование и ввод данных осуществляется таким же образом, как и в режиме таблицы. Сохранение проведенных изменений в таблицах происходит автоматически при закрытии формы или переходе к другому режиму работы с БД.

Нажатие пиктограммы Режим таблицы позволяет перейти к табличному представлению данных и использовать те же операции, которые использовались при работе в таблицах (в нашем случае в Режиме таблицы будет открываться только главная таблица «Товары» с выбранным для формы набором полей). Однако, как это уже отмечалось выше, в отличие от прямого редактирования содержания исходных таблиц здесь невозможно провести изменение структуры таблиц и их связей с другими таблицами.

Сохраните созданную форму под именем «Контракты_товары».

Дата добавления: 2015-05-09