Теоретическое введение. Построение запроса с расчетом итоговых показателей

Разработка отчетов

Практическая работа 4

Построение запроса с расчетом итоговых показателей

Рассчитаем количество проданных книг каждого автора.

1. Выберите закладку Создание.

2. Щелкните мышкой по кнопке Мастер запросов.

3. Добавьте таблицы Книги и Заказы. Выберите поля Автор (значения этого поля необходимы для группировки записей) из таблицы «Книги» и Количество (значения этого поля будут фигурировать в расчетах) из таблицы «Заказы».

4. Щелкните по кнопке Итоги на панели Конструктор. В строке Групповая операция для поля Количество выберите операцию Sum, а для поля Автор – операцию Группировка (рисунок 34).

5. Щелкните по пиктограмме Запуск. Подтвердите выполнение запроса.

6. Закройте запрос, сохранив его, с именем Итоговые показатели.

Рисунок 34 – Запрос с расчетом итоговых показателей

Цель работы

Изучить процесс создания объектов типа отчет; редактирование полей отчета, группировка, задание вычисляемых значений полям отчета; работа с областями отчета.

Отчеты позволяют представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать почти настолько же гибки, как и возможности отображения их на экране.

Отчеты очень похожи на формы. Так, например, режимы конструктора форм и отчетов почти идентичны. Это также касается панели инструментов, панели элементов, а также средств, предназначенных для размещения и работы с элементами управления.

При работе над отчетом Вы можете использовать те же области, что и при создании таблиц: области заголовка и примечания, области верхнего и нижнего колонтитулов, а также область данных. Кроме того, Вы можете включить в отчеты до четырех областей для полей, по которым осуществляется группировка записей.

MS Access печатает верхний колонтитул вверху каждой печатной страницы. Нижний колонтитул размещается в конце каждой печатной страницы. В отличие от них, заголовок отчета печатается один раз в начале, а примечание отчета – один раз в конце отчета. Содержимое области данных печатается один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса. Кроме того, пользователь может определить несколько полей, по которым будет проводиться группировка записей исходной таблицы или запроса. Тогда для каждого поля, по которому проводится группировка данных, MS Access в качестве областей отчета формирует заголовок группы и примечание группы.

Однако между формами и отчетами имеется существенное различие – отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. В них отсутствует необходимость наличия управляющих элементов для ввода данных. Поэтому в отчетах можно отказаться от использования списков, полей со списком и флажков.

Так как отчеты предназначены только для вывода данных на печать, для них нельзя установить режим таблицы или формы. Для отчета можно выбрать только режим конструктора и предварительного просмотра. При обработке больших таблиц или запросов иногда прибегают к просмотру отчетов, осуществляемому с помощью команды Файл/Предварительный просмотр. Как правило, данная операция требует меньше времени по сравнению с созданием отчета, однако в этом случае в ваше распоряжение предоставляется минимальный набор средств.

Дата добавления: 2015-05-09