Конструктор отчетов

Оформление отчета осуществляется в режиме конструктора. Переход из окна базы данных в режим конструктора осуществляется нажатием кнопки режим "Конструктор".

Режим конструктора для отчетов очень похож на аналогичный режим для форм. Даже панель элементов для создания новых управляющих элементов та же. Однако в нем содержится одна пиктограмма, которая при создании форм не используется. Это пиктограмма Разрыв страницы.

Рисунок 40 – Пиктограмма Разрыв страницы

Как правило, MS Access автоматически выполняет разбивку по страницам. Правила разбивки устанавливаются в свойствах отчета. Однако, используя пиктограмму Разрыв страницы, можно осуществлять переход на новую страницу вручную и, следовательно, выполнить разбивку по страницам в соответствии с требованиями пользователя.

По умолчанию MS Access различает в отчете пять областей. Заголовок и примечание отчета печатаются один раз в начале и в конце отчета. Обе эти области вы можете включать и выключать посредством команды Формат/Заголовок.

Верхний и нижний колонтитулы страницы выводятся соответственно вверху и внизу на каждой отпечатанной странице. Обе эти области можно включать и выключать посредством команды Формат/Колонтитулы.

Наиболее важной является область данных отчета. MS Access распечатывает ее один раз для каждой записи исходной таблицы или запроса.

Каждая из пяти областей отчета имеет собственные свойства. Выберите пиктограмму Свойства, чтобы MS Access открыл окно свойств. Затем выберите одну из полосок с наименование области отчета. В результате в строке заголовка окна свойств отображается текст: Раздел и имя соответствующей области.

Рисунок 41 – Свойства области печати

С помощью свойства Разрыв страницы вы определяете, должен ли осуществляться переход к новой странице перед началом области. Интересной является также свойство Не разрывать. Если установить для данного свойства значение Да, MS Access попытается напечатать управляющие элементы области на одной странице. Однако, если на текущей странице не достаточно места для всех управляющих элементов области, тогда MS Access печатает все управляющие элементы на следующей странице. Свойство Вывод на экран определяет, должна ли отображаться на экране данная область отчета. В отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие. Аналогичные свойства в формах отсутствуют.

MS Access предоставляет десятки встроенных функций, которые можно использовать для обработки данных или для добавления информации в отчет. Одним из видов информации, которая наиболее часто включается в отчет, является информация о дате подготовки отчета или номера текущих страниц. Для дат MS Access предоставляет две встроенные функции Date() и Now() возвращающие текущие системные даты. Чтобы добавить текущую дату в отчет, необходимо

1. открыть форму или отчет в режиме конструктора;

2. выбрать в меню Вставка команду Дата и время;

3. чтобы вставить текущую дату, установите флажок Формат даты и выберите нужный формат;

Рисунок 42 – Вставка времени и даты в отчет

4. чтобы вставить текущее время, установите флажок Формат времени и выберите нужный формат.

В отчет будет добавлено поле с соответствующим выражением для свойства Данные. При наличии заголовка отчета поле добавляется в этот раздел. В противном случае поле добавляется в область данных. Для изменения внешнего вида поля его можно переместить, а также изменить его размеры, положение и свойства.

Дата добавления: 2015-05-09