Поняття шаблону документа й стилю

Значно полегшує та прискорює форматування документів у Word використання стилів і шаблонів.

Стиль – набір атрибутів форматування абзаців і символів, якому можна присвоїти ім'я, щоб швидко застосувати до будь-якого тексту. Стиль дозволяє автоматизувати процес форматування документів (Формат – Стиль).

Шаблон – документ Word спеціального типу, використовуваний як зразок для створення інших документів. В основу шаблону закладені: стиль, макет сторінки (форматування розділу), панелі інструментів, що були використані при створенні шаблону (Файл – Створити – Шаблон).

Під час запуску Word з'являється новий документ з ім'ям за умовчанням Документ1 (Файл – Створити). При введенні тексту Enter натискається наприкінці абзацу або при створенні порожнього рядка. Кінець абзацу (початок нового) позначається спеціальним недрукованим символом - маркером абзацу, який можна побачити, натиснувши кнопку «¶» в стандартній панелі інструментів.

Пошук і заміна тексту

При пошуку й заміні символів, окремих слів або фрагментів тексту треба виконати такі дії:

1) виділити ділянку пошуку;

2) вибрати меню Правка – Знайти/Замінити (указати що і на що);

3) за необхідності встановити опції «Враховувати регістр» і «Тільки слово цілком»;

4) у разі потреби використовувати кнопку [Формат] для пошуку формату.

Для позначення певного місця в документі та швидкого пересування до нього використовуються закладки. При цьому необхідно:

1) установити курсор у тексті;

2) вибрати меню Вставка – Закладка;

3) ввести ім'я закладки й натиснути кнопку [Додати] (ім’я закладки не повинне містити пробіли, за необхідності їх заміняють знаком підкреслення);

4) для переходу до закладки використати меню Правка – Перейти – Закладка (ім'я).

За допомогою команди Перейти можна виконати перехід до будь-якого елемента документа Word: рядка, сторінки, розділу, закладки, примітки, виноски і т.д., вибравши у вікні діалогу елемент і його номер або ім'я. Також для переходів додана спеціальна кнопка на смузі прокручування. Вікно Перейти викликається подвійним натисненням на будь-якому з елементів, що показують поточне положення курсору в рядку статусу.

Використання перевірочних засобів

Вибір мови для перевірки. Якщо текст містить фрагменти іноземною мовою або не підлягає перевірці (наприклад, старий стиль), необхідно виділити його, звернутися в меню Сервіс - Мова - Вибрати мову і призначити відповідну або "без перевірки" на початку списку мов.

Перевірка правопису. Під час перевірки правопису аналізуються орфографія та граматика. Для настройки автоматичної перевірки необхідно вибрати меню Сервіс - Параметри - Правопис і встановити відповідні опції.

Якщо при перевірці виявлене слово, яке Word вважає помилковим, тобто не знаходить у словнику, воно виділяється хвилястим підкресленням (червоне - орфографія, зелене - граматика). У такому випадку потрібно клацнути на виділеному слові правою кнопкою миші й у контекстному меню вибрати: запропонований варіант виправлення, на який автоматично буде виконана заміна; "пропустити всі" - помилка буде ігноруватися; "додати" - у словник.

При перевірці граматики аналізується правильність побудови речень і використання розділових знаків. Якщо текст виділений під час граматичної перевірки зеленим, потрібно також активізувати контекстне меню й вибрати "пропустити речення", щоб проігнорувати помилку або діяти за рекомендаціями з її виправлення.

Перевірку можна виконати "вручну": після набору тексту виділити фрагмент, що перевіряється, або встановити курсор у початок тексту й вибрати в меню Сервіс – Правопис або натиснути клавішу F7.

Після перевірки правопису, якщо активізована відповідна опція в меню Сервіс - Параметри - Правопис, видається:

1) загальна статистика - кількість символів, речень і абзаців у тексті;

2) статистика зручності читання – рівень новизни, легкість читання, кількість складних фраз, благозвучність (усе у відсотках).

Тезаурус використовується для пошуку синонімів і антонімів. Для використання тезаурусу слід виділити слово, звернутися до меню Сервіс - Мова - Тезаурус. У вікні діалогу тезауруса можна вибрати категорію (синоніми, антоніми), переглянути всі варіанти й виконати заміну в разі необхідності.

Розміщення переносів (у меню Сервіс - Мова) може виконуватися:

1) автоматично;

2) з підтвердженням (користувач може призначити варіанти розбиття для переносу);

3) вручну.

При ручному розміщенні переносів можна використовувати:

· м'який перенос (Ctrl-"-");

· нерозривний дефіс (Ctrl-Shift-"-") - слово з дефісом буде завжди знаходитися в одному рядку;

· звичайний дефіс;

· нерозривний пробіл (Ctrl-Shift-" ") - розрив рядка в цьому місці буде неможливий.

Дата добавления: 2015-05-26