Корпоративные информационные ресурсы, нормативно - методическая база функционирования управленческой документации

Среди информационных ресурсов предприятия документация занимает одно из центральных мест, так как в ней фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Документ – информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу (с подписью ответственного лица и печатью).

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

В соответствии со стандартами в РФ создано 8 унифицированных систем документации:

1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.

4. Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

5. Унифицированные системы банковской документации.

6. Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой документации.

В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце.

Стандартная форма построения документа состоит из 3 частей:

§ Заголовочная часть содержит:

– Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

– Характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

– Наименование документа;

– Постоянные для реквизиты – признаки (имеющие в данной хоз операции 1 значение).

В заголовочной части отражается в основном текстовая инф, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов.

§ Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются переменные реквизиты – признаки и количественно–суммовые основания. Документы, как правило, являются многострочными. Все производные строки и графы имеют подсказки.

§ Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа и печать.

Дата добавления: 2015-05-26