Удаление из баз данных отдельных записей

Замена данных в Access-таблицах.

Поиск данных в Access-таблицах.

Перемещение по Access-таблице.

Заполнение Access-таблиц.

Разработка Access-таблиц.

Работа с таблицами.

Настройка Access.

Сделать работу с Access удобнее и эффективнее несложно. Вы можете выполнять настройку, учитывая свои привычки, особенности деятельности и характеристики компьютера. Главное, о чем нужно помнить – конфигурировать Access можно только при открытой БД.

Первый шаг – установка опций в диалоговом окне Параметры (из меню Сервис). Перед установкой опций ознакомьтесь с их назначением,т.к. они влияют на вид экрана и на выполнения большинства команд Access. Установка по умолчанию в этом окне рассчитаны на то, чтобы работа с программой изначально была максимально удобной.

Следующим шагом настройки рабочей среды Access является настройка панелей инструментов. Простейший способ настроить эту панель – создать всплывающие подсказки, добавить, удалить и сгруппировать кнопки, изменить их расположение и размер. Настройка производится так же, как и в других приложениях пакета MS Office.

При разработке Access-таблиц придерживайтесь следующих правил:

Ø Старайтесь быть исчерпывающим

Включайте в таблицу поля для всей информации, которая вам понадобится, но не «забивайте» её ненужными полями;

Ø Структурируйте информацию

Разбивайте информацию на наименьшие (в пределах разумного) независимые элементы. Например, разделить почтовый адрес на почтовый индекс, населенный пункт и собственно адрес. Такой подход упростит процедуры поиска и сортировки.

Ø Используйте небольшие таблицы

Если вам необходимо представить большой объём информации в виде БД, то лучше использовать несколько небольших взаимосвязанных таблиц, чем одну всеобъемлющую;

Ø Разрабатывайте таблицы с привычной для вас структурой

Старайтесь, чтобы ваши таблицы были похожи на форматы документов, с которыми вы привыкли работать;

Ø Избегайте избыточности

Не следует дублировать информацию в таблицах за исключением полей, служащих для организации связей между таблицами.

Давайте вместе создадим еще одну таблицу «Фирмы-продавцы» из БД BASA, которая нам будет нужна для пояснения способов работы с таблицами.

Упражнение 3.

1. Самостоятельно откройте БД - BASA.

2. Для таблицы «Фирмы-продавцы» выберите структуру, показанную ниже.

Первое поле Код фирмы имеет тип Счетчик и содержит номер блока данных. Содержимое этого поля будет автоматически увеличиваться на 1 при вводе каждой новой записи. Три следующих поля – поля типа Текстовый, пятое поле Коментарий является полем типа Поле МЕМО и содержит фамилию директора и адрес фирмы-продавца.

Новым при разработке этой таблице будет следующее: поле Код фиры сделаем ключевым. Ключ – это поле (или группа полей), содержащее данные, однозначно идентифицирующие каждую запись в таблице.

Итак, поле можно сделать ключевым только в режиме разработки структуры таблицы.

3. Для этого: кликнуть мышью кнопку или запустить команду Правка – Ключевое поле. Символ ключ появился в селекторной колонке текущего поля.

Ключевое поле автоматически проиндексировалось. Вы видите, что в строке Индексированное поле на панели Свойства поля появилось значение Да (Совпадения не допускаются).

Для объявления несколько полей первичными ключами достаточно:

- удерживая нажатой Ctrl кликнуть мышкой в селекторной колонке все необходимые поля;

- кликнуть кнопку .

Мы уже с вами видели, что при выходе из режима проектирования таблицы Access напоминает о включении в таблицу поле первичного ключа. При положительном ответе (Да) Access создаст особое поле с именем ID, в котором для каждой записи будет вводиться свой оригинальный номер.

4. Заполните таблицу. Не забудьте сохранить ее сначала под именем «Фирма-продавцы», а затем введите данные.

Первое поле в таблице имеет тип Счетчик, поэтому Access заполняет его автоматически. Вам нет необходимости заботиться о содержимом этого поля. В строке состояния вы можете увидеть комментарий, который мы ввели в колонку Коментарий при спецификации данного поля. Вы можете вводить данные в таблицу, заполняя поля в любом порядке. Обратите внимание – маркер активной строки изменил форму.

Этим Access показывает, что данная строка находится в обработке (редактируется).

Для ввода информации в Поле МЕМО удобно использовать окно Область ввода. Его можно открыть при помощи комбинации клавиш Shift+F2. Используя средства обычного редактора текста введите следующие данные, например, АНТЕН, директор – Антонов А.А.; адрес: пр.Мира,76

Для выхода из окна достаточно нажать ОК или Enter.

Вы уже знаете, что для перемещения по полям таблицы можно использовать мышь или клавиши управления курсором. Удобным средством для перемещения по большим таблицам является навигационный блок . Крайние кнопки навигационного блока переносят вас на первую или последнюю запись таблицы. С помощью кнопок и можно перемещаться по записям таблицы и тем самым находить нужный вам блок данных.

Упражнение 4.

Задание 1.

Попрактикуйтесь в перемещении по полям таблицы при помощи:

- мыши;

- клавиатуры (клавиши ¡,¢,£,¤, Enter,Tab, Shift+Tab, PqUp, PqDn,Home, End)

- навигационного блока.

Задание 2.

Если вы выбираете поле с помощью клавиатуры, содержание поля маркируется целиком. Этот режим работы с полем носит название Режим замены. При вводе новых данных в режиме замены маркированое содержимое поля заменяется новым значением.

- Поменяйте название фирмы Антен на Фидер.

Если вы выбираете поле с помощью клика мышью, внутри поля (в месте клика) появляется текстовый курсор. Этот режим работы с полем носит название Режим вставки. В этом режиме вы можете посимвольно удалять прежнее содержимое поля (используя клавиши Del и ¡) и вводить новое значение.

- Введите снова название фирмы Антен вместо Фидер.

Если объем таблицы достаточно велик, то поиск данных с помощью навигационного блока может занять много времени. Но если содержимое искомого поля известно, то его можно быстро найти при помощи функции поиска.

Упражнение 5.

Предположим нас интересует данные о фирме Корона.

1. С помощью команды Правка – Найти (или кнопки на панели инструментов) откроем диалоговое окно поиска.

2. В поле ввода Образец поиска необходимо задать объект поиска (в нашем примере это – фирма Корона).

В Access имеется два оператора, которые вы можете использовать для задания объекта поиска по шаблону. Это - * и?.

Оператор? заменяет любой символ (букву или цифру). При задании шаблона вы можете использовать любое количество этих операторов.

Оператор * заменяет собой последовательность символов любой длины, включая пробелы.

Возможные результаты применения операторов? и * представлены в таблицах.

Модель	Результат		Модель	Результат
м??а	мама,мина,мука		г*	графика,грот
?оре	море, горе		р*а	родина,рука,роса
С???	серов, сурок		*е	поле,шоссе,море
19?4	1934,1954,1994		6.*.94	6.01.94,6.03.94

По умолчанию поиск производится только по активному полю (в том, где находится курсор).

3. Установите опцию Поля целиком,т.к. необходимо выполнить поиск по всей таблице.

4. Для запуска поиска кликните кнопку Найти далее.

Если объект поиска найден, то Access маркирует найденное содержимое поля. При этом в строке состояния появляется сообщение о том, что поиск выполнен.

5. Чтобы убрать окно поиска, щелкнуть на кнопке T.

Упражнение 6.

Задание 1.

1. Используя навигационный блок активизируйте первую запись в таблице Фирмы-продавцы.

2. Откройте окно Поиск.

3. Задайте поиск по всем полям таблицы (см. область поиска).

4. Найдите запись с данными о фирме ДЕКА.

5. Закройте окно Поиск.

Задание 2.

1. Используя окно Поиск, найдите запись с данными о фирме ВЕЛЕСС.

2. При вводе объекта поиска используйте шаблон ВЕЛ*.

3. После завершения поиска закройте окно Поиск.

Иногда возникает необходимость замены некоторого объекта на другой во всех полях таблицы, где он встречается (например, смена названия фирмы или номера телефона). Для замены одного объекта на другой используется команда Правка – Заменить..

Упражнение 7.

Диалоговое окно Замена аналогично окну Поиск. Старое и новое значения объекта вводятся соответственно в поля ввода Образец поиска и Заменить на. В нашем примере значение телефона 940-1717 заменим на 940-1771 по всей таблице.

1. Откройте окно Поиск.

2. Выберите закладку Замена.

3. Введите соответственно в поле Образец поиска: 940-1717, в поле Заменить на: 940-1771, в поле Поиск в: телефон, в поле Совпадение: поля целиком.

4. Для выполнения замены используется кнопка Заменить все.

5. Произойдет автоматический поиск и замена значений по всей таблице. После выполнения операции появится окно с запросом: Отмена операции замены невозможна. Продолжить? Щелкнуть на кнопке Да.

6. Закройте окно Замена.

Вы, видимо, сталкивались с ситуацией, когда нужно вычеркнуть из своей записной книжке ненужные телефоны.

Упражнение 8.

Задание 1.

Пусть нам необходимо удалить запись, содержащую данные о фирме Арлан. Для этого нужно:

1. Сделайте клик мышью в колонке записи;

2. Раскройте меню Правка.

3. Запустить команду Удалить запись.

4. Access просит вас подтвердить удаление записи. Нажмите ДА.

Запись со сведениями о фирме Арлан будет удалена. Обратите внимание на код активной записи в поле Код фирмы и на номер этой записи в блоке навигации. Попытайтесь объяснить, почему они не совпадают.

Задание 2.

Подготовьте удаление записи с данными о фирме Эксимер.

1. Выделите строку с даннымы о фирме Эксимер.

2. Запустите команду Правка – Удалить.

3. Отмените удаление записи.

Дата добавления: 2015-05-29