Порядок регистрации, обработки и хранения входящей документации

5.4.1. Все операции состоят из следующих технологических стадий:

прием, регистрация, экспертиза и обработка полученных документов для проведения операции и включают в себя:

· проверку полномочий лица, предоставившего документы для проведения операции;

· проверку правильности оформления документов и их соответствие требованиям, установленным в пункте 5.1 Правил;

· проверку комплектности документов, предоставленных для проведения операции;

· проверку полномочий лица, подписавшего распоряжение;

· проверку подлинности подписи (оттиска печати) лица, подписавшего распоряжение, в том числе путем сличения с образцом подписи (оттиска печати) в анкете зарегистрированного лица;

· сверку данных, содержащихся в распоряжении, с данными реестра;

· регистрация полученных документов в Журнале учета входящих документов;

· внесение записи в реестр или формирование информации из реестра или отказа в проведении операции/ выдаче информации;

· регистрация исходящих документов в Журнале учета исходящих документов;

· передачу исполненных документов на архивное хранение;

· архивирование документов.

5.4.2. Каждая из указанных технологический стадий закреплена за конкретными исполнителями, действия которых определяются должностными инструкциями (Приложение № 3 к Правилам).

5.4.3. Специалисты, ответственные за определенные технологические стадии проведения операций могут совмещать смежные этапы исполнения операций, соблюдая при этом требования, предусмотренные действующим законодательством и Правилами.

5.4.4. Все документы, полученные для совершения операций, подлежат учету и хранению. С целью организации учета и контроля за сроками проведения операций ведутся:

· Журнал учета входящих документов, записи данных в котором формируются непосредственно в процессе приема документов с помощью программного обеспечения по ведению реестра.

· Регистрационный журнал формируется в хронологическом порядке с помощью программного обеспечения по ведению реестра.

Журнал учета входящих документов включает следующие данные:

· порядковый номер записи;

· входящий номер документа;

· наименование документа;

· дата получения документа Регистратором;

· сведения о лице, предоставившем документы, а именно:

§ для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;

§ для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя (при получении документов по почте);

· дата отправки ответа (внесения записи в реестр) или направления отказа от проведения операции;

· исходящий номер ответа на документы;

· фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

Регистрационный журнал ведется отдельно по каждому эмитенту и включает следующие данные:

· порядковый номер записи;

· дата получения документов и их входящие номера;

· дата исполнения операции;

· тип операции, предусмотренный разделом 7 Правил;

· номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами по сделке;

· вид, количество, категория (тип или серия), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг.

5.4.5. Хранение документов, связанных с ведением реестров, осуществляется в специально оборудованном помещении Регистратора – архиве. Доступ к архиву ограничен.

5.4.6. Документы для проведения операций, полученные от трансфер-агентов Регистратора подлежат регистрации в журналах, указанных в пункте 5.4.3 Правил. При обмене информацией/ документами между Регистратором и трансфер-агентами также используются следующие журналы:

Журнал принятых (отправленных) документов и информации от трансфер-агента, находящийся у регистратора, включает следующие данные:

· порядковый номер записи;

· входящий номер сообщения/оригинала документа (по системе учета регистратора);

· дата получения сообщения/оригинала документа регистратором;

· наименование трансфер-агента;

· наименование оригинала документа;

· наименование эмитента;

· номер и дата отправки сообщения/оригинала документа трансфер-агентом;

· исходящий номер сообщения/ответа на документы;

· фамилия должностного лица, подписавшего (направившего) ответ (сообщение).

Журнал принятых (отправленных) документов и информации от регистратора, находящийся у трансфер-агента, включает следующие данные:

· порядковый номер записи;

· входящий номер сообщения/документа (по системе учета трансфер-агента);

· дата получения сообщения/документа трансфер-агентом;

· наименование оригинала документа;

· наименование эмитента.

5.4.7. Функции трансфер-агентов, способы взаимодействия Регистратора и трансфер-агента определяются действующим законодательством и договором об оказании трансфер-агентских услуг. (Приложение № 4 к Правилам)

Дата добавления: 2015-05-31