Порядок осуществления расчетов при служебных командировках

С 20 апреля 2013 г. вступила в силу Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. N 185 (далее - Инструкция N 185), и утратила силу Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28 июня 2004 г. N 98, с изменениями и дополнениями.

Инструкцией N 185 внесены некоторые изменения и дополнения по отношению к ранее действовавшему порядку. Остановимся на тех из них, которые связаны с обеспечением работника суммами аванса на служебную командировку за пределы Республики Беларусь и расчетами сумм по авансовым отчетам.

Согласно части второй статьи 95 Трудового кодекса Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Аналогичная норма содержится в пункте 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. N 115, с изменениями и дополнениями: наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по проживанию вне места жительства (суточные) (далее - суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

В настоящее время обеспечение работника авансом на служебные командировки может осуществляться путем:

- выдачи из кассы организации денежных средств в иностранной валюте и (или) белорусских рублях;

- перечисления на личную карточку работника.

При расчете суммы аванса следует руководствоваться нормами оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. N 7 (с изменениями и дополнениями; далее - нормы расходов).

В тех случаях, когда нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования, аванс работнику может быть выдан в валюте страны командирования. Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования проводится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату выдачи аванса (п. 33 Инструкции N 185).

Если же работник получил аванс в наличных белорусских рублях и приобрел наличную иностранную валюту в обменном пункте (кассе банка), то приобретенная валюта не подлежит оприходованию в кассу (п. 34 Инструкции N 185).

По возвращении из служебной командировки работник представляет отчет об израсходованных суммах. Согласно пункту 30 Инструкции N 185 отчет об израсходованных суммах иностранной валюты представляется в бухгалтерскую службу работником лично, с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе или почтой, в том числе заказным письмом (при этом датой представления отчета считается дата отправления заказного письма).

Сроки представления отчета зависят от того, каким образом работнику был выдан аванс при направлении его в служебную командировку (см. табл. 1).

Способ выдачи аванса работнику при служебных командировках	Сроки представления отчета (не позднее, в рабочих днях)	Примечание
работниками организации	работниками подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющими отчет в бухгалтерскую службу юридического лица
1. Наличные деньги			Пункт 28 Инструкции N 185
2. Перечисление на личную (корпоративную) дебетовую карточку			Пункт 29 Инструкции N 185 (независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой)
3. Частично наличными, частично перечислением на счет личной (корпоративной) дебетовой карточки

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций (п. 30 Инструкции N 185). В соответствии со статьей 8 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности", с изменениями и дополнениями, бухгалтерский учет активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в белорусских рублях. Следовательно, при принятии отчета необходимо произвести пересчет сумм расходов, произведенных в иностранной валюте, с применением курса пересчета.

Порядок пересчета сумм израсходованной иностранной валюты при служебных командировках за пределы Республики Беларусь представлен в таблице 2.

Пересчет сумм израсходованной иностранной валюты

при служебных командировках за пределы Республики Беларусь

Виды денежных средств, выдаваемые работнику при получении аванса	Использование суммы аванса	Дата пересчета	Примечание
Наличная иностранная валюта, отличная от валюты страны командирования	Израсходована на территории Республики Беларусь	Пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с применением обменного курса банка, где совершена валютно- обменная операция	Пункт 32 Инструкции N 185
Израсходована за границей	Пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно- обменная операция. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах наличной иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе банка, то пересчет произведенных расходов осуществляется по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты
Наличная иностранная валюта	На проживание вне места жительства (суточные)	На дату составления отчета об израсходованных суммах не пересчитывается	Пункт 33 Инструкции N 185
Наличные белорусские рубли, выданные для покупки работником в обменном пункте (кассе банка) наличной иностранной валюты страны командирования	Расходы, связанные со служебной командировкой	Израсходованные суммы иностранной валюты пересчитываются в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, то для пересчета расходов используется официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты	Пункт 34 Инструкции N 185
Наличные белорусские рубли, выданные для покупки работником в обменном пункте (кассе банка) наличной иностранной валюты, отличной от валюты страны командирования	Расходы, связанные со служебной командировкой	Пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно- обменная операция. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах наличной иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе банка, то пересчет произведенных расходов осуществляется по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты	Пункт 34 Инструкции N 185
Иностранная валюта, перечисленная на личную (корпоративную) дебетовую карточку, отличная от валюты страны командирования	Расходы, связанные со служебной командировкой	Пересчет израсходованной работником суммы иностранной валюты в иностранную валюту, в которой перечислен аванс, осуществляется с использованием обменного курса банка- эмитента, установленного для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой	Пункт 32 Инструкции N 185
Аванс получен в валюте страны командирования, а нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования	Расходы, связанные со служебной командировкой	Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования проводится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату выдачи аванса	Пункт 33 Инструкции N 185
Наличная иностранная валюта получена со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка	Расходы, связанные со служебной командировкой	Сумма иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в белорусские рубли по обменному курсу банка- эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой	Пункт 35 Инструкции N 185

На практике может сложиться ситуация, когда Национальным банком Республики Беларусь не устанавливается официальный курс белорусского рубля к валюте страны командирования и работником не представлены документы, подтверждающие совершение валютно-обменной операции. В этом случае при составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты используется кросс-курс доллара США к иностранной валюте, установленный на основании информации агентства "Рейтер" или "Блумберг" (п. 36 Инструкции N 185).