Общие сведения об отчетах

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.

Ассеss позволяет создать четыре типа отчета:

Отчеты в столбец

Иногда называются как отчеты в виде формы с включением итогов и графиков. Обычно отчеты этого типа используются для просмотра данных, а не для их ввода. Типичный пример- счет на оказанные услуги.

Ленточный отчет

Этот тип отчета похож на таблицу, в которой данные отображаются в строках. Разновидности этого типа отчета включают в себя отчеты с итоговым и групповым суммированием.

Отчеты для рассылки

Как правило, отчеты этого типа создаются и используются как шаблоны документов.

Почтовые наклейки

С помощью отчета этого типа легко создать почтовые наклейки, содержащие адреса рассылки документов.

При проектировании отчета вы, прежде всего, должны определить его назначение, что и в какой последовательности должно быть в него помещено.

Процесс создания отчета можно разделить на несколько этапов:

a. Разработка макета отчета.

b. Сбор данных.

c. Создание отчета.

d. Просмотр и печать отчета.

Готовясь создать отчет, вы должны иметь хотя бы общие представления о форме и структуре отчета, попытаться создать его макет - представить себе как он будет выглядеть на бумаге. При этом макет создается как образ будущего отчета, в котором только намечаются места размещения основных его элементов без каких-либо приемов специального форматирования.

После того как макет будущего отчета создан, следует определить, - какие данные и из каких таблиц должны быть использованы при его создании. Удобнее всего этот набор данных подготовить с помощью Запроса.

Некоторые поля из набора данных могут не показываться в отчете, а использоваться только для выбора других полей (прежде всего вычисляемых) и для сортировки данных.

Следует помнить, что данные отчета и конструкция отчета - это совершенно различные вещи. В конструкции отчета вы задаете поля таблиц, которые будут использованы в отчете. В дальнейшем, при запуске Ассеss подставляет данные из результирующего набора данных или из таблиц вместо полей отчета.

Как правило, отчет состоит из следующих частей (разделов):

Заголовок отчета

Печатается только в начале отчета на титульной странице. Обычно он набирается крупным шрифтом. Если заголовок помещается на отдельной странице, то на нее может быть помещены логотип фирмы, диаграмма или рисунок. Иногда на титульном листе размещают сопроводительное письмо или краткую пояснительную записку.

Верхний колонтитул

Печатается вверху каждой страницы. Если заголовок расчета не печатается на отдельной странице, то верхний колонтитул печатается сразу после заголовка отчета. В этом случае, в колонтитул помещают заголовки столбцов итоговых данных.

Заголовок групп

Обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к данной группе. (В нашем примере это могут быть названия подразделений). Для групп может быть создано множество уровней заголовков (подзаголовков) и примечаний, но для того чтобы отчеты легко воспринимались читателем их должно быть не более 5 -6.

Область данных

В области данных обрабатывается и печатается каждая_запись. Очень часто эта область содержит вычисляемые поля.

Примечание группы

Используется для отображения итоговых данных текущей группы

Нижний колонтитул

В нижний колонтитул обычно помещается номер страницы

Примечание отчета

Печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно, в примечаниях размещаются статистические данные по всему отчету. При наличии примечания, нижний колонтитул помещается после примечания отчета

Дата добавления: 2015-06-26