Типы полей

В поле, как вы уже знаете, хранится порция данных. В каждом поле находится един­ственная элементарная порция информации, например, имя человека, дата заказа или цвет обоев.

В нашем бесконечно многообразном мире существует огромное количество типов информации. Для их хранения в базах данных Access предусмотрено десять типов столб­цов (или, что то же самое, полей):

· Текстовый (Text);

· Поле MEMO (Memo);

· Числовой (Number);

· Дата/Время (Date/Time);

· Денежный (Currency);

· Счетчик (AutoNumber);

· Логический (Yes/No);

· Объект OLE (OLE Object);

· Гиперссылка (Hyperlink);

· Вложение (Attachment).

Пока что не пытайтесь догадаться о назначении типов, судя по их имени. Немного далее мы подробно расскажем о каждом типе. Как видите, список охватывает почти все типы информации, которые только можно вообразить. Естественно, в нем нет типов информации, которые тяжело формализовать и невозможно хранить в базах данных (воспоминания, тактильные ощущения, запахи, эпитеты и метафоры, философские категории). Однако как же быть с типами, о которых вы точно знаете, что их можно хранить, но которых вы не видите в списке (например, кинофильмы, музыкальные произведения)? Не беспокойтесь, информацию этих типов можно хранить в полях Объект OLE. Не забывайте, что почти каждый тип можно настраивать, чтобы он как можно лучше подходил для решаемой задачи. Например, для типа Числовой можно задать количество разрядов. Более подробно настройка типов рассматрива­ется в главе 4. Обратите также внимание на то, что всегда используется одно и то же имя типа, например, слово Числовой нельзя заменить на числовой, Числовое, величина или число.

Ниже приведено описание десяти типов полей.

· Текстовый. В поле этого типа можно хранить до 255 символов — букв, цифр, знаков препинания и т.д.

Числа в текстовых полях не являются числами. Это всего лишь последо­вательность цифр, расположенных рядом. Будьте осторожны и не путайте числа с текстом, даже если внешне текст выглядит как число.

· Каждое текстовое поле имеет параметр, о котором нельзя забы­вать, — размер. Программа Access хочет знать, сколько символов мож­но сохранить в поле.

Если создать поле типа Текстовый и присвоить ему размер 6, то в нем мож­но будет сохранить имя Joseph, но не Jennifer. Это ограничение часто порождает проблемы. Создавая поле, подумайте о том, какое максималь­ное количество символов будет хранится в нем, а затем сделайте поле еще немного длиннее. Ничего страшного, если поле будет длиннее, чем нужно (единственный недостаток — оно займет больше места на жестком диске), однако, если поле окажется короче, чем нужно, произойдет ошибка.

· Поле MEMO. Поле этого типа может содержать до 64000 символов инфор­мации. Это почти 18 страниц книжного текста. Обычно в полях Поле MEMO хранятся примечания, описания и другие длинные текстовые данные.

· Числовой. Поле содержит число (не забывайте: только одно число). От текста числа отличаются тем, что их можно суммировать, вычитать, ум­ножать, делить. Если несколько цифр записаны в текстовом поле, выпол­нять над ними эти операции нельзя. Кроме того, если число обозначает количество рублей или долларов, то по многим причинам, о которых мы расскажем далее, лучше применить тип Денежный.

· Дата/Время. В зависимости от заданного формата в поле хранится или дата, или время, или оба этих значения. Используется для хранения даты заказа, дней рождения и т.д.

· Денежный. Количество рублей и копеек, долларов и центов, фунтов и шиллингов и т.д. Денежные операции требуют особой аккуратности, по­этому в Access встроены процедуры, заботящиеся о том, чтобы были со­блюдены все правила работы с деньгами, например, чтобы в результате округления копеек в чей-либо карман не перетекал денежный ручеек.

· Счетчик. Это же он и делает: считает. При добавлении в таблицу новой записи Access автоматически записывает ее номер в поле Счетчик. Этим обеспечивается уникальность каждой записи. Как вы увидите позже, во многих случаях важно, чтобы каждая запись таблицы чем-либо отлича­лась от всех других записей. Например, поле Счетчик можно использо­вать в таблице, содержащей сведения о клиентах. Пользователям базы данных не придется проставлять номера клиентов вручную, это за них автоматически сделает Access.

· Логический. Поле этого типа может содержать одно из двух значений: Да или Нет, истина или ложь, включено или выключено, 0 или 1 — все это разные названия одних и тех же двух значений.

· Объект OLE. Технология OLE (Object Linking and Embedding — связыва­ние и внедрение объектов) получила в последнее время широкое распро­странение. Объектом OLE может быть что угодно: документ Word, файл изображения, видеофайл, песня, Web-страница. Если объект OLE вне­дрен в поле таблицы, программа Access увидит, что это такое, и правиль­но выберет программу для обработки объекта, например, если внедрен видеофайл, то будет открыт видеопроигрыватель.

· Гиперссылка. Благодаря типам полей Access понимает специальный язык гиперссылок, используемых в Интернете. Если база данных Access подключена к сети, поля типа Гиперссылка могут применяться для об­ращения к другим источникам информации. Более подробно использо­вание гиперссылок в Access рассматривается в главе 8.

Чтобы вы лучше представили себе, как используются столбцы разных типов, в табл. 3.1 приведены примеры столбцов, часто встречающихся в реальных базах данных.

Таблица 3.1. Часто встречающиеся столбцы
Имя столбца	Тип	Размер	Содержимое
Титул	Текстовый		лорд, эсквайр, д-р, маркиза, кабальеро
Имя	Текстовый		Владимир
Отчество	Текстовый		Иванович
Фамилия	Текстовый		Иванов
Обращение	Текстовый		Mrs., мадам, мадемуазель, господин, товарищ, ваше превосходительство
Должность	Текстовый		Заведующий складом
Компания	Текстовый		Борей Ltd.
Адрес	Текстовый		ул. Виноградная, 2
Город	Текстовый		Киев
Штат	Текстовый		Луизиана
ZIP-КОД	Текстовый		04136 (номер почтового отделения)
Страна	Текстовый		Великобритания
Телефон офиса	Текстовый
Факс	Текстовый
Домашний телефон	Текстовый
Мобильный телефон	Текстовый
Электронный адрес	Текстовый		[email protected]
Web-сайт	Гиперссылка	-	www.borej.com
Телекс	Текстовый
SSN	Текстовый		45-0-454-599 (номер карточки соцстраха)
Примечания	Поле MEMO	-	Компания поставляет продукцию со склада в Нижнем Новгороде

Большинство полей, приведенных в качестве примера в табл. 3.1, имеют тип Текстовый, даже когда в поле записаны цифры, например номер телефона. Программа Access интерпретирует содержимое такого поля как текст, а не как число. Некоторые упомянутые в таблице типы полей не текстовые, например Поле MEMO и Гиперссылка. Их тоже можно считать текстовыми, но обладающими некоторыми дополнительными характеристиками. Если вас сбивает с толку вопрос, в каких случаях компьютер считает последовательность цифр числом, а в каких — текстом, пока что не думайте об этом. Далее мы расскажем вам о преобразовании чисел в текст и наоборот, о правилах такого преобразования и о том, в каких местах базы данных его нужно применять. Для тексто­вых полей можно задавать правила форматирования. Например, если в поле записыва­ется номер телефона, значит, оно должно содержать только заданное количество цифр с дефисами в определенных местах. В Access можно задать автоматическую проверку этих условий. Если пользователь ошибется и введет строку, которая не может быть номером телефона, программа сообщит ему об этом.

Задание имен полей

Из всех программ управления базами дан­ных, работающих под управлением Windows, в Access используются наиболее простые правила именования полей. Ниже приведены несколько рекомендаций.

· Начинайте имя поля с буквы. Программа разрешает начать имя с любого символа, допустимого в именах, но начинать имя все же лучше с буквы по следующим причинам. Во-первых, если шрифт мелкий, разгля­деть символ тяжелее, чем букву, поэтому другим людям будет тяжелее работать с базой данных. Во-вторых, имя несет смы­словую нагрузку. Назначение поля должно быть ясным с первого взгляда на его имя. Например, если поле содержит адрес, то имя Адрес для него наиболее подходя­щее. Уточняющие символы (если адресов несколько) лучше располагать в конце имени, а не в начале. В имени поля можно использовать пробелы, однако рекомен­дуется вместо них применять символы подчеркивания. Это обусловлено тем, что во многих программах управления базами данных, в отличие от Access, пробелы в именах запрещены. Если когда-либо в бу-дущем нужно будет экспортировать табли­цы, пробелы в именах породят серьезные проблемы. Символы, запрещенные в име­нах полей Access, приведены в табл. 3.2.

· Имя поля должно быть коротким и по­нятным. В Access поддерживаются имена полей длиной до 64 символов, но даже не помышляйте о том, чтобы воспользовать­ся этой возможностью. С другой стороны, не скупитесь на символы и не применяйте имена вроде al или ихс, которые ничего не говорят о назначении поля.

· Постарайтесь использовать в именах только буквы, цифры и символы под­черкивания. Имя — это не бижутерия, а рабочий инструмент. Оно не должно быть вычурным. В последнее время стало мод­но "издеваться'' над именами. Видимо, вы заметили, что в имена многих торговых марок в конце добавляют символы"+" или "#", чередуют строчные и прописные буквы в странной последовательности, а иногда даже ставят точку в качестве первого сим­вола имени. Люди будто соревнуются в экстравагантности. Эта мода ощущается и в базах данных. Не поддавайтесь ей.

'Таблица 3.1. Символы, запрещенные в именах полей Access

/	Прямая черта дроби
*	Звездочка
;	Точка с запятой
:	Двоеточие
!	Восклицательный знак
#	Решетка (шарп, диеэ)
&	Амперсанд
?	Вопросительный знак
-	Дефис (минус)
“	Двойная кавычка
‘	Одинарная кавычка
$	Доллар
%	Проценты

Дата добавления: 2015-06-04