Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации 2 страница

Внедрения в России: по неофициальным данным, примерно 40.

CRM-решения российских системных интеграторов.

По цене находятся между 3 и 5 группой. Функционал бывает жесткий, бывает настраиваемый, но чаще - пишется под задачи и возможности Заказчика. В принципе, сотрудничество с системными интеграторами удобно для их старых клиентов, тех, кому они уже автоматизировали бухгалтерию, склад и офис (при условии, что обе стороны остались довольны друг другом, что бывает не всегда).

Коробочный CRM-софт российских и украинских поставщиков

Главное преимущество такого софта - низкая цена (от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов). Хорош для знакомства с CRM-системами. Внедряется за несколько дней. Но, увы, почти всегда имеет жесткий, мало настраиваемый функционал. Внешне все красиво. Данные, истории, аналитика, но при внедрении оказывается, что эта система не удобна для конкретно ваших продаж. В результате приходится менять на более функциональную или делать неправильный вывод о низкой эффективности всех CRM-систем.

Здесь все зависит от Подрядчика и Заказчика. Есть много хороших примеров и еще больше - плохих. Как и всякий заказной софт сильно зависит от квалификации Заказчика и Подрядчика.

Если Ваш бизнес нестандартный или быстро меняется или ваш персонал имеет опыт работы с заказным софтом - скорее всего вам подойдет заказной CRM. Он всегда дороже коробочного, в среднем проект может обойтись в 3000$ -10000$.

Это решение состоит из двух частей: универсальной и разрабатываемой индивидуально .[R]

В универсальную часть (она стоит 30 000 рублей без НДС) входит:

Указанной функциональности, как правило, достаточно для организации работы с универсальной информацией. Все специальные функции (продажи, отгрузки, маркетинг, поступления и др.) - пишутся под конкретные требования Заказчика после изучения его бизнес-процессов. Делается это быстро (1-2 недели) и за умеренные деньги (500 - 1000$ за один дополнительный модуль).

По результатам обзора рынка готовых к внедрению программных средств, автоматизирующих работу клиентского отдела первоначально был отобран продукт корпорации 1С – "1С:Предприятие 8. CRM ПРОФ ".

"1С:Предприятие 8. CRM ПРОФ" - совместное решение фирмы "1С" и компании"1С-Рарус", предназначенное для автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами.[Q] Решение позволяет организовать эффективную работу отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания на всех этапах взаимодействия с клиентами.

Конфигурация "1С:CRM ПРОФ" разработана в среде "1С:Предприятие 8" и поддерживает все преимущества этой современной технологической платформы: масштабируемость, простота администрирования и конфигурирования.

"1С:CRM ПРОФ универсальное решение с возможностью использования как самостоятельной программы для автоматизации функций CRM, так и в качестве дополнения к функционалу CRM Типовых конфигураций фирмы "1С" на платформе 1С:Предприятие 8.

· Планирование и контроль действий, координация работы во времени, система напоминаний и выдачи заданий;

· Управление бизнес процессами по работе с клиентами

· Механизм оперативного управления и анализ цикла продаж - "воронка" продаж;

· Интеграция с финансовыми и учетными программами позволяет создать единое информационное пространство по работе с клиентами;

· База знаний по продажам, товарам, конкурентам, сервису.

· Защита информации, настройка для пользователей прав доступа к информации, обеспечение доступа пользователей только к информации по своим клиентам;

· Облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной почтой, подготовка отчетов, помощник ввода новых клиентов, поиск двойников клиентов, групповая обработка клиентов, фильтры.

· прикладное решение — конфигурацию «1C:CRM ПРОФ»;

· регистрационную карточку и лицензионное соглашение на использование программного продукта;

· аппаратный ключ защиты на платформу «1С:Предприятие 8»;

· аппаратный ключ защиты конфигурации «1С:CRM ПРОФ»;

· текущий выпуск информационно-технологического сопровождения (ИТС) и купон на оформление бесплатной полугодовой подписки на ИТС;

· почтовый конверт для отправки регистрационной анкеты.

Наименование	Цена, руб.
1С: Предприятие CRM ПРОФ на одно рабочее место
1С:CRM ПРОФ. Дополнительная лицензия на 1 рабочее место
1С:CRM ПРОФ. Многопользовательская лицензия на 5 рабочих мест
1С:CRM ПРОФ. Многопользовательская лицензия на 10 рабочих мест
1С:CRM ПРОФ. Многопользовательская лицензия на 20 рабочих мест
1С:CRM ПРОФ. Многопользовательская лицензия на 50 рабочих мест
1С:CRM ПРОФ. Многопользовательская лицензия на 100 рабочих мест

Программный продукт «1С:Предприятие 8. CRM ПРОФ» обеспечивает работу прикладного решения на одном рабочем месте в один момент времени. Для увеличения количества пользователей необходимо приобретение дополнительных лицензий. Приобрести продукт «1С:Предприятие 8.CRM ПРОФ» можно через партнеров-франчайзи фирмы «1С».

Стоимость данной системы для клиентского отдела СПССК «АгроСнаб-М» составила бы 44900р. (См. табл.4).

Однако, после более детального рассмотрения параметров системы и анализа выделенных для автоматизации задач ИТ-сотрудником и руководителем отдела, было принято решение о собственной разработке.

В первую очередь, такое решение было обосновано более широким спектром задач системы 1С: Предприятие CRM ПРОФ по сравнению с выбранным для автоматизации комплексом задач предприятия. Функционал данной системы слишком велик, после внедрения большая часть функций не использовалась бы. Это не выгодно предприятию с экономической точки зрения.

Следующим фактором был небольшой размер предприятия. В частности клиентского отдела. Данная система рассчитана на более крупные предприятия, с большим количеством клиентов и большим ассортиментом. СПССК «АгроСнаб-М» работает в основном с юридическими лицами, поставки чаще всего крупные, а не единичные и клиентская база не так велика, как например, в области продуктов питания, бытовой техники или автомобилей.

Третьим условием, повлиявшим на данное решение, была необходимость обучения персонала совершенно новой системе с новыми алгоритмами, интерфейсом и логикой. При разработке собственной системы будут учитываться пожелания работников в отношении интерфейса, тренинги с сотрудниками будут проводиться не только после завершения разработки системы, но и на этапах проектирования, разработки прототипа и демо-версии. Целью таких тренингов будет не только обучение персонала, но и консультации с сотрудниками по вопросам интерфейса, оптимизации поиска по базе, корректной и удобной модели будущей базы данных.

Внедрение прикладного решения 1С: Предприятие CRM ПРОФ оправдывает себя в более крупных организациях ещё и потому, что предлагаемый функционал системы велик, масштабен и подразумевает интеграцию с другими подразделениями организации, что пока не входит в планы руководства.

Такими образом, наиболее оптимальным вариантом для автоматизации клиентского отдела СПССК «АгроСнаб-М» будет разработка собственной небольшой системы, которая на данном этапе будет автоматизировать только ограниченный перечень функций.

3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Существуют следующие стратегии автоматизации:

1. Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия.

Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического план. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса.

В лучшем случае предприятие получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с комплексным решением.

В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности организации.

Выбрав эту стратегию можно сэкономить время и средства на развертывание системы. Но при возможной последующей в будущем модернизации, которая будет затрагивать полную автоматизацию, использование системы будет нерациональным и экономически невыгодным.

2. Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, бухгалтерия, участок упаковки и маркировки и т.д.

Подобный подход к автоматизации выбирается обычно в следующих случаях:

· инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме;

· существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект;

· технология производства или иные условия не позволяют обходиться без автоматизированных систем.

Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков.

Применение принципа автоматизации предприятия по участкам в ряде случае является единственно возможным способом повышения эффективности в условиях ограниченности инвестиционных ресурсов.

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия (производство, сбыт, управление финансами и пр.).

Такой подход к автоматизации часто применяется при использовании систем управления класса MRPII/ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация управления предприятием.

От автоматизации по участкам автоматизация по направлениям отличается следующим: автоматизация по направлениям предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения от производственных (в части формирования планов закупки сырья, комплектующих и оборудования) до управленческих (канцелярские товары, мебель, оргтехника) и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы.

Подход к автоматизации по направлениям в принципе нельзя рассматривать как локальный. Его реализация связана с созданием как минимум телекоммуникационной инфраструктуры предприятия.

Эффективность такого подхода к автоматизации управления примерно такая же, что и при автоматизации управления по участкам. Ревизия стратегического плана автоматизации предприятия должна производиться после окончания процесса автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.

Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из большого количества элементов различных уровней и различного назначения.

К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач.

Также исключается необходимость дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной.

Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного планирования [S].

Для автоматизации СПССК «АгроСнаб-М» была выбрана стратегия автоматизации по участкам.

В первую очередь, это было обусловлено тем, что большая часть отделов уже имеют специализированные системы (бухгалтерия - «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», юридический отдел - «КонсультантПлюс» и др.) и необходимость в автоматизации существует только для клиентского отдела.

Во-вторых, руководство предприятия в ближайшее время не планирует внедрить или разработать единую систему для всех отделов и стратегии полной автоматизации или автоматизации по направлениям, где необходимо охватить несколько отделов одновременно не удовлетворяют текущим целям руководства.

Проект автоматизации работы клиентского отдела СПССК «АгроСнаб-М» планируется осуществлять в соответствии со стадиями канонического проектирования.

Каноническое проектирование ЭИС отражает особенности ручной технологии индивидуального (оригинального) проектирования, осуществляемого на уровне исполнителей без использования каких-либо инструментальных средств, позволяющих интегрировать выполнение элементарных операций[U].

В основе канонического проектирования лежит каскадная модель жизненного цикла ЭИС. Процесс каскадного проектирования в ЖЦЭИС в соответствии с ГОСТ 34601-90[T] «Автоматизированные системы стадий создания» делится на 8 этапов, представленных в таблице 5.

Стадии и этапы канонического проектирования

Стадия	Содержание этапа	Этапы работ
Предпроектная стадия	1. Формирование требований к АС	1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС 1.2. Формирование требований пользователя к АС 1.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания)
Предпроектная стадия	2. Разработка концепции АС	2.1. Изучение объекта 2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ 2.3 Разработка вариантов концепции АС и выбор варианта концепции АС, удовлетворявшего требованиям пользователя 2.4. Оформление отчета о выполненной работе
Предпроектная стадия	3. Техническое задание	3.1. Разработка и утверждение технического задания на создание АС
Предпроектная стадия	4. Эскизный проект	4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям 4.2. Разработка документации на АС и ее части
Техно-рабочее проектирование	5. Технический проект	5.1, Разработка проектных решений по системе и ее частям 5,2 Разработка документации на АС и ее части 5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку 5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации
Техно-рабочее проектирование	6. Рабочая документация	6.1 Разработка рабочей документации на систему и ее части 6.2, Разработка или адаптация программ
Внедрение проекта	7. Ввод в действие	7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие 7.2. Подготовка персонала 7.3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями) 7.4. Проведение предварительных испытаний 7.5. Проведение опытной эксплуатации 7.6. Проведение приемочных испытаний
Эксплуатация и сопровожение проекта	8. Сопровождение АС	8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами 8.2. Послегарантийное обслуживание

Допускается исключать стадию “Эскизный проект” и отдельные этапы работ на всех стадиях, объединять стадии “Технический проект” и “Рабочая документация” в одну стадию “Технорабочий проект”. В зависимости от специфики создаваемых АС и условий их создания допускается выполнять отдельные этапы работ до завершения предшествующих стадий, параллельное во времени выполнение этапов работ, включение новых этапов работ.

3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Способы приобретения ИС - это последующие действия от определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:

· покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);

· покупка + доработка (самостоятельная или заказная);

При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение, которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Это очень сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.

Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить информационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжиниринг имеющейся ИС.

Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации.

У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:

§ улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;

§ обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений;

§ ускоряет приобретение ресурсов и навыков;

§ позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно сохранить под ее контролем.

Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.

Поэтому информационная система будет разрабатываться в компании собственными силами, так как компания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы. Разработка собственной системы предполагает наличие у предприятия специалистов, способных провести анализ бизнес-процессов, разработать и внедрить систему их автоматизации. Так как автоматизируется одно достаточно небольшое направление деятельности СПССК «АгроСнаб-М», имеющимся работникам не составит особого труда провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и внедрению системы автоматизации.

Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.