Служебные письма

Контрольные вопросы

Задание 2

Задание 1

Лабораторная работа №2

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатки шаблона документа Протокол в двух вариантах: полный с продольным расположением реквизитов; краткий с угловым расположением реквизитов.

Ø распечатки документа Протокол, оформленных на базе созданных шаблонов.

Создать шаблоны документа «Протокол» (полный и краткий).

Варианты выполнения:

№ варианта	Название протоколируемого мероприятия
1.	Заседание профсоюзного комитета
2.	Заседание экспертной комиссии
3.	Собрание трудового коллектива
4.	Совещание у главного инженера
5.	Оперативное совещание у директора
6.	Производственное совещание у начальника цеха
7.	Совещание у начальника ПДО
8.	Заседание аттестационной комиссии
9.	Собрание учредителей банка
0.	Собрание акционеров

Оформить протоколы на базе шаблонов, созданных при выполнении предыдущего задания и распечатать их. Варианты выполнения смотри в предыдущем задании (п.2.1.1).

При создании шаблона предусмотреть конкретное значение реквизитов «Наименование организации» и «Заголовок к тексту».

1. Как вызвать программу «создать шаблон»?

2. Какое расширение имеют файлы шаблонов документов? В какой папке хранятся?

3. Какие сведения содержатся в вводной части протокола?

4. Какие сведения содержатся в основной части протокола?

5. Какие слова или выражения должны быть выделены прописными символами?

6. Как оформляется заверительная зона протокола?

7. Как оформляется список присутствующих сотрудников на протоколируемом мероприятии, если:

а) количество присутствующих более десяти;

б) количество присутствующих менее десяти;

в) среди присутствующих есть представители других подразделений.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.

Роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

В начале текста деловой этикет рекомендует писать вежливое обращение.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

В текстах служебных писем предполагается использовать стандартные обороты речи типа:

¨ Благодарим Вас за письмо…

¨ Считаем целесообразным обратить Ваше внимание на…

¨ Пользуясь представленной возможностью…

¨ Приносим извинения за несвоевременный ответ…

¨ Направляем Вам…

¨ К сожалению, мы вынуждены отказаться …

¨ Согласно контракту…

¨ В соответствии с…

Текст письма излагается по одной из форм:

¨ от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

¨ от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);

¨ от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы: «Оплату гарантируем…», «Качество изделий гарантируем…», «Сроки выполнения гарантируем…» и т.д.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов: «Направляем инструкционные материалы….», «Высылаем подписанный с нашей стороны договор…» и т.д.

Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившимся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п.

Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону.

Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа..

Например:

«Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…»,

«Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…»,

«Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена».

Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст начинается со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и т.п.

Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письма-требования – цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.

Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.

Дата добавления: 2015-06-04