Вопросы для самопроверки. 1. Что обеспечивает концепция MRP?

1. Что обеспечивает концепция MRP? В чем отличие концепции ERP-систем от MRP?

2. Опишите основные модули интегрированной системы ERP.

3. Что является ядром любой системы электронного документооборота (СЭД)?

4. Что такое ECM?

5. Какие модули составляют структуру типовой системы бизнес-анализа?

doStart(sa); 7.Примеры соединения лучших информационных и кадровых практик

Согласно оценкам экспертов, сегодня на российском рынке представлено свыше двух десятков систем, рекламируемых как средства автоматизации HR-функций.

Реализацию лучших HR-практик на базе информационных систем называют Human Resources Management Systems (HRMS) — информационными системами кадрового менеджмента. Как правило, HRMS — это либо отдельные самостоятельные системы, интегрированные с другими ИС, либо HR-модули больших информационных систем класса ERP. К сожалению, формат нашего курса не позволяет подробно описать эти системы управления персоналом. Например, знания и навыки для менеджера-пользователя, разработанные компанией Microsoft в таком ИТ-продукте, как Microsoft Dynamics AX, основанные на одной из самых современных концепций ERP-систем, составляют два тома пользователя общим объемом 2160 станиц! Поэтому ИТ-компетенции по решениям и продуктам будут касаться в основном ключевых вопросов — цели, преимуществ/ограничений в интеграции, некоторых особенностей организации рабочей среды бизнес-пользователя корпоративной информационной системы (КИС), особенно на этапе так называемой «последней мили бизнес-процесса», где происходит взаимодействие менеджера с информационной системой.

7.1.Соединение ИТ и HR практик на примере модуля «Управление персоналом» в ERP-системе Microsoft Dynamics AX

Заложенный функционал в HRMS-системах позволяет создать единую централизованную информационную систему управления персоналом, которая будет служить реальным инструментом для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Однако для российских предприятий пока наиболее актуальными сегодня по-прежнему остаются базовые модули систем: функциональность по учету кадров (которая обеспечивает требования законодательства по кадровому учету), модули учета рабочего времени и расчета заработной платы.

Рассмотрим интерфейс взаимодействия менеджера-кадровика с HR-модулем на примере модуля «Управление персоналом» в ERP-системе Microsoft Dynamics AХ. Мы не будем детально касаться задач кадрового учета, который раскрывается в учете оргструктуры предприятия, учете данных о сотрудниках, движения сотрудников, учете отработанного времени и в прочих учетных задачах. Предположим, что компания столкнулась со все возрастающей текучестью кадров или с необходимостью продвижения на рынок своих продуктов и услуг, что предполагает необходимость работы дополнительного квалифицированного персонала, или мы имеем дело с компанией, деятельность которой основана на знаниях, на продвижении на рынке высокотехнологичных услуг и продуктов, поэтому знания, навыки и компетенции сотрудников компании являются ключевой конкурентной движущей силой. Для таких компаний наличие подходящих человеческих ресурсов в нужный момент является необходимым условием для удовлетворения требований рынка, поэтому остановимся на задачах «Расширение штата компании» и «Развитие персонала».

7.2.Решение задачи «Расширение штата компании»

В самом общем или базовом виде модуль «Управление персоналом» Microsoft Dynamics AX позволяет решать задачу «Расширение штата компании», автоматизировав следующие операции.

1. Управление организационной структурой компании. Система Microsoft Dynamics AX позволяет работать с тремя различными типами организационных структур (:

o функциональной (линейной);

o матричной;

o проектной.

2. Создание нового отдела. Как правило, в компаниях официально закреплена функциональная организационная структура. Проектная оргструктура применяется для выполнения внутренних и внешних проектов, в то время как матричная оргструктура используется для структурирования деятельности компании по направлениям. Основным отличием проектной оргструктуры от матричной является то, что проекты носят временный характер, а матричная оргструктура имеет относительно постоянный характер. Система позволяет создавать многоуровневую организационную структуру, при этом количество уровней вложенности не ограничено.

3. Создание новой должности. В форме «Должности» система позволяет ввести штатное расписание компании и работать с двумя типами должностей:

o задание;

o роль.

Должности с типом «Задание» используется в функциональной организационной структуре. Тип должностей «Роль» используется в проектной и матричной оргструктурах. Установка галочки в поле «Просмотр активных» обеспечивает отображение только активных должностей. Активные должности — это те должности, на которые наняты или могут быть наняты люди. В поле «Должность» указывается код должности, в поле «Описание» — название или описание должности. Поле «Группа должностей» служит для возможности группировки должностей при анализе. Если ввести значение в поле «Подразделение», то должность станет доступной только для указанного подразделения. Поле «Коэффициент» в функциональной оргструктуре служит для указания уровня занятости сотрудника. При этом «1» соответствует работе на должности все время, «0.5» — работа на должности половину рабочего времени. В проектной и матричной оргструктуре поле «Коэффициент» означает степень задействования сотрудника в проекте или направлении. Таким образом, один и тот же сотрудник может занимать несколько должностей в компании, однако суммарный уровень его занятости не должен превышать 1. Поле «Уникальный» показывает, что на данной должности одновременно может быть занят только один сотрудник. Система позволяет ввести текстовое описание должности, должностные инструкции и прочую информацию, имеющую отношение к должности. При сохранении записи система выдает запрос на копирование описания должности и кодов аналитики из группы должностей. При массовом создании однотипных должностей часть параметров может быть занесена в группы должностей. При создании новой должности такие параметры могут использоваться в качестве шаблона.

4. Анализ организационной структуры:

o анализ оргструктуры с помощью запросов;

o анализ оргструктуры с помощью отчетов.

Для анализа организационной структуры, должностей и данных о сотрудниках система предлагает ряд запросных форм и отчетов. Это позволяет получить разнообразную статистику по сотрудникам компании. Система позволяет указать дату, по состоянию на которую будет строиться запрос; интервал для группировки по возрасту и стажу работы сотрудников и пр.

5. Анализ должностей:

o анализ должностей с помощью запросов;

o анализ должностей с помощью отчетов.

Статистические данные могут быть представлены в графическом виде. Аналогичным образом с помощью данного запроса могут быть построены распределения сотрудников по должностям, группам должностей, подразделениям и трудовому стажу, а также могут быть рассчитаны комбинированные показатели.

6. Создание проекта по найму. Для выполнения работ по набору сотрудников система предлагает функциональность проектов по найму, регистрацию средств массовой информации, в которых будут размещаться объявления о вакансиях

7. Планирование работы со СМИ. При регистрации обращений кандидатов система позволяет указывать источник информации, из которого была получена информация о вакансии. В дальнейшем эти данные могут использоваться для анализа эффективности работы с теми или иными СМИ с точки зрения поиска кандидатов на ту или иную должность

8. Учет событий в рамках проекта по найму осуществляется путем ввода информации об искомой должности, даты прекращения приема заявок (CV) от кандидатов и данных о контактных лицах — это сотрудники функциональных подразделений компании, к которым могут обращаться сотрудники отдела кадров с вопросами о нанимаемых кандидатах (должностные обязанности, область деятельности, характер работы, назначение интервью)

9. Регистрация кандидатов. Следующим этапом в процессе набора персонала является работа с кандидатами, от которых начинают поступать обращения и CV. Для эффективной работы с кандидатами они должны быть зарегистрированы в форме «Кандидаты».Если же на должность претендуют сотрудники компании, то их в данной форме регистрировать не нужно. При создании заявок есть возможность выбора между кандидатами и сотрудниками. В случае, если кандидат станет сотрудником, его личные данные будут перенесены в карточку сотрудника.

10. Ввод данных резюме кандидатов. Система позволяет зарегистрировать данные CV кандидата, что может требовать времени менеджера отдела кадров и не является обязательной процедурой, однако наличие таких данных в системе является весьма удобным для дальнейшей работы менеджера по кадрам. Можно регистрировать следующие данные о сотруднике: образование, навыки, опыт работы, выборная должность, сертификаты, проектный опыт, фотографию кандидата и т. д.

11. Регистрация заявок от кандидатов. Заявка кандидата регистрируется. Система предлагает возможность автоматически отправить кандидату сообщение о том, что его заявка была принята к рассмотрению. Это считается правилом хорошего тона и особенно актуально в случае, когда речь идет о подборе высокопрофессиональных кадров.

12. Рассмотрение заявок кандидатов:

o автоматизированная переписка с кандидатом;

o планирование рассмотрения заявок (резюме) кандидатов.

Система позволяет ввести план рассмотрения CV для случая, когда CV подлежит рассмотрению функциональными менеджерами, а впоследствии зарегистрировать информацию о свершении такого факта. От результатов такого рассмотрения, например, может зависеть, будет ли кандидат приглашен на интервью или ему будет отправлен отказ. Автоматически запланировать интервью можно в календаре Microsoft Outlook и отправить такое же сообщение кандидату на адрес электронной почты, указанной в его карточке.

13. Анализ процесса найма:

o анализ процесса найма посредством запросов;

o анализ и оперативный контроль процесса найма посредством отчетов.

Для управления процессом подбора персонала в системе предусмотрен ряд запросов и отчетов, на основании которых можно получить разнообразную статистическую информацию о процессе найма сотрудников.С помощью отчетов можно получить информацию о степени фактической завершенности проекта, сколько осталось необработанных заявок кандидатов и сколько вакансий еще открыто. Система позволяет получить резюме сотрудника в форме отчета. В отличие от традиционного (бумажного) резюме, данное резюме может обновляться самим сотрудником на корпоративном портале компании. Таким образом, менеджер отдела кадров имеет возможность работать с актуальными данными резюме сотрудников.

7.3.Решение задачи «Развитие персонала компании»

Развитие персонала в компании является необходимым для реализации потенциала сотрудников компании, повышения их лояльности, снижения текучести кадров. Модуль «Управления персоналом» системы Microsoft Dynamics AX предлагает для развития персонала ряд средств. Одним из таких средств является управление навыками. Система позволяет вести учет навыков сотрудников, планировать развитие навыков, оценивать соответствие сотрудников занимаемой должности. На основании такого анализа могут приниматься решения о необходимости обучения сотрудника в случае недостаточности его навыков или переводе сотрудника на новую должность в случае превышения уровня его квалификации над требуемой для должности. Последняя ситуация опасна для компании тем, что в случае непредоставления сотруднику более интересной должности он может покинуть компанию в поиске работы, где он сможет в большей степени себя реализовать. Система также предоставляет возможность поиска подходящего кандидата по заданным критериям в области навыков, образования и наличия сертификатов среди сотрудников, кандидатов и контактных лиц — то есть всех людей, зарегистрированных в компании.

Решение задачи «Развитие персонала» раскрывается при помощи автоматизации следующих операций:

1. Ввод данных о навыках:

o навыки сотрудников;

o навыки кандидатов (соискателей);

o навыки должностей (квалификационные требования);

o навыки курсов (необходимый уровень навыков для записи на курс).

Навыки вводятся в нескольких местах. Навыки можно настроить для сотрудников, которые сами могут заполнять данные о своих навыках посредством корпоративного портала. При регистрации навыка система позволяет указать опыт работы сотрудника в сфере, где используется данный навык. Для сотрудников система позволяет регистрировать навыки двух видов: текущий и целевой. Последние могут быть плановыми (то есть можно запланировать для сотрудника необходимость повышения уровня владения тем или иным навыком, например, к началу следующего года). Система также позволяет вводить навыки для должностей. Здесь вводятся навыки, необходимые для того, чтобы занимать должность. При создании новой должности система позволяет копировать квалификационные требования из групп должностей в создаваемую должность. Данная возможность облегчает работу менеджера по персоналу в случае необходимости создания большого количества однотипных должностей и описания их квалификационных требований. В должностях (и группах должностей) для каждого навыка также указывается его важность. Этот показатель используется для балльной оценки навыков при поиске кандидатов.Кроме того, навыки могут быть настроены для курсов, которые компания проводит для своих сотрудников (самостоятельно или с привлечением сторонних организаций). Система предоставляет информацию о навыках, которыми должен обладать сотрудник для прослушивания данного курса.

2. Поиск кандидатов, соответствующих определенным требованиям к навыкам, образованию и сертификатам. Возможность поиска кандидатов по заданному набору характеристик имеет еще один важный для организации аспект. В случае подбора сотрудника на новую должность либо в функциональной оргструктуре, либо, что еще более актуально, в проектной или матричной, существует риск упустить из виду более подходящего на такую должность сотрудника компании, что может привести к снижению его удовлетворенности компанией, демотивации, и даже к поиску новой работы за пределами компании.

3. Анализ уровня навыков сотрудников компании. Система предоставляет ряд запросов и отчетов для анализа навыков. Диаграмма отражает средний уровень владения навыками из определенной группы навыков сотрудниками компании в разрезе подразделений. На основании данной диаграммы могут приниматься решения о необходимости повышения уровня навыков в определенной области среди сотрудников определенного отдела. Система предоставляет отчет по всем сотрудникам компании, в котором сравнивается их текущий уровень владения тем или иным навыком с требуемым для должности. На основании отчета менеджером отдела кадров может приниматься решение о необходимости обучения сотрудников или о необходимости повышения сотрудника (если уровень его навыков превышает необходимый для должности уровень.Можно получить список всех навыков для определенного сотрудника или всех сотрудников.

4. Мониторинг состояния курсов, запланированных и проводимых в текущий момент в компании. Система позволяет вести планирование и учет курсов обучения сотрудников.Для проведения курсов могут привлекаться как сотрудники компании, так и сторонние организации. Можно планировать проведение курсов, предоставлять сотрудникам информацию о запланированных курсах, регистрировать сотрудников для участия в курсах, формировать сопроводительную документацию (программу, сертификаты, подтверждения регистрации). По окончании курсов может проводиться анкетирование сотрудников, результаты которого могут служить основанием для оценки навыков сотрудников.

5. Регистрация новых (планируемых) курсов:

o ввод параметров курсов;

o регистрация данных о гостиницах;

o регистрация данных о лекторах.

6. Администрирование слушателей курсов:

o регистрация слушателей курсов;

o подтверждение участия;

o печать сертификатов о прослушивании курсов.

План обучения сотрудников находит свое отражение в системе в форме запланированных курсов. Сотрудники компании обычно самостоятельно регистрируются для прохождения курсов, однако они могут быть зарегистрированы и сотрудником отдела кадров. Система позволяет распечатать подтверждение заявки участника, которое может быть отправлено ему по почте или по электронной почте. После окончания курсов система позволяет запланировать для слушателей прохождение тестирования и оценки полученных знаний. Можно регистрировать как виды курсов (то есть тематики курсов), так и конкретные курсы (то есть мероприятия).

7. Структурирование курсов с использованием дорожек и сессий. Курсы могут принимать различные статусы. Статус «Создано» означает, что курс запланирован. Открытый курс становится доступным на Корпоративном портале компании и для данного курса становится возможной регистрация слушателей. После завершения курса он приобретает статус «Закрыто». При этом такой курс может быть удален, но может быть оставлен для истории или может быть отменен по тем или иным причинам. Система позволяет работать с курсами трех типов. Отличаются они степенью детальности информации о программе мероприятия. Стандартный курс не предполагает ввода программы курса в табличном виде. Программа по такому курсу может быть введена в форме примечания. Курс с типом «План» предполагает ввод программы, а курс с типом «План + Сессия» позволяет создать курсы, в которых могут проводиться параллельные сессии. В рамках каждой дорожки, то есть нескольких параллельных секций курса, можно создать неограниченное количество сессий, которые связываются со строками программы. Таким образом, с помощью сессий можно распараллелить мероприятие и структурировать программу курса. Процесс регистрации слушателя может быть выполнен самим слушателем на корпоративном портале компании, а после завершения курса можно распечатать сертификат, удостоверяющий участие слушателя в курсе.

8. Анализ информации о курсах и подготовка сопроводительной документации посредством отчетов.

9. Динамический анализ связанной с курсами деятельности с помощью запросов.

10. Получение сотрудником компании полной информации о курсах на Корпоративном портале.

11. Самостоятельная регистрация сотрудником для участия в курсах на Корпоративном портале.

Система позволяет Вам получать разнообразную отчетность по курсам. Можно распечатать список зарегистрировавшихся для участия в курсах сотрудников. При этом в список попадают только подтвержденные сотрудники, что удобно для контроля посещаемости курсов. С помощью формы можно получить разнообразную статистику по курсам. Результаты анализа могут быть представлены в графическом виде. В данном отчете можно посмотреть структуру конкретного курса или всех курсов, настроенных в системе.

12. Мониторинг планов развития сотрудников. Система позволяет организовать эффективный процесс управления планами развития сотрудников, вводить планы развития сотрудников, регистрировать процесс выполнения таких планов, контролировать своевременность выполнения планов развития сотрудников, а также получать необходимую отчетность по планам развития сотрудников.

13. Создание нового плана развития. Функциональность планирования развития сотрудников интегрирована с аттестацией сотрудников и курсами, логически связана с навыками. Планы развития разрабатываются сотрудниками и согласовываются с отделом кадров, можно планировать обучение, профессиональную подготовку, повышение квалификации, прохождение курсов, повышение в должности и прочие мероприятия.

14. Создание мероприятий в рамках плана развития. Ввод в систему данных о планах развития может быть осуществлен как менеджером отдела кадров (после их согласования), так и самим сотрудником (посредством Корпоративного портала). Можно установить фильтр на записи по сотруднику, типу плана развития, статусу и диапазону дат, ввести подробное текстовое описание планируемого мероприятия. Планируемое получение образования может быть отражено в учебном заведении, либо строка плана может быть связана с курсом, проводимым в компании.

15. Мониторинг и анализ планов развития с помощью отчетов.

16. Мониторинг собеседований с сотрудниками.

17. Создание (планирование) новых собеседований:

o ввод строк вручную;

o массовое создание собеседований.

Система предоставляет менеджерам по персоналу отчеты обо всех планах развития сотрудников. Для каждого плана указаны запланированные мероприятия с момента прихода в компанию и знакомства с руководством до планов развития на будущее. С планами развития тесно связана функциональность собеседований. Собеседования проводятся для оценки деятельности сотрудников, учета их личных и карьерных планов. Предметом собеседования может быть оценка выполнения плана развития за предыдущий период, оценка прошедшего проекта, оценка работы за год. Результатом собеседования может быть план развития на новый период, предполагающий повышение в должности или зарплате, смену вида деятельности, планирование дальнейшего обучения (в случае определения потребности в таковом). Собеседование может проводиться в форме аттестации сотрудника. При этом компания может составлять план таких аттестаций. Система позволяет отфильтровать данные о собеседованиях. Система позволяет создавать собеседования для всех сотрудников или группы сотрудников компании.

Итак, мы рассмотрели лишь некоторые аспекты применения информационной системы класса ERP для задач управления персоналом на примере модуля Microsoft Dynamics AX. Необходимо отметить, что в России данная комплексная система управления предприятием распространяется с 1999 г. и к 2007 г. внедрена на более 700 предприятиях и организациях (в мире более 7000). Рассмотрим бизнес-кейсы, связанные с внедрением задач автоматизации управления персоналом.

Дата добавления: 2015-07-02