Общие правила составления и ведения учетных документов

Классификация, основные правила составления, оформления, ведения и хранения учетных документов.

Классификация учетных документов

Учетный документ – документ, содержащий в зафиксированном виде информацию о материальных средствах (оформленную в установленном порядке) и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Учётные документы в зависимости от их назначения подразделяются на

-первичные документы;

-книги и карточки учёта;

-документы вспомогательного характера.

Первичные учётные документы служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества и являются основанием для соответствующих записей в книгах учёта. К ним относятся накладные, наряды, акты, аттестаты, рецепты и требования

В книгах и карточках учёта отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние медицинского имущества за определённый период времени по подразделениям центра медицины катастроф, а также в целом за ЦМК.

Учётные документы вспомогательного характера способствуют выполнению учётных операций. К ним относятся доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, подтверждения о приеме материальных средств и другие.

2.2 Структура первичных учётных документов и общие правила заполнения

Основными частями учётного документа являются: заголовочная, содержательная и оформляющая части.

Каждая из частей имеет свои информативные элементы (реквизиты документа)

К реквизитам заголовочной части, дающим полное и чёткое представление о виде и характере документа, относятся: номер документа, дата документа, срок действия документа, наименование органа управления (службы) выдавшего документ; грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приёмщик) и их реквизиты.

Содержательная часть документа имеет реквизиты, характеризующие сами учётные операции, например; наименования медицинского имущества, коды, единицы измерения и количество имущества, категория, сорт и цены имущества, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа. В конце содержательной части документа пишется "Итого наименований" и прописью указывается их количество.

Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, обязательно перечёркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать. Цены в учётных документах указываются в специальных графах или в примечании.

В оформляющей части документа содержатся реквизиты, придающие юридическую силу совершаемым операциям. К ним относятся: наименования должностей, подписи должностных лиц (с расшифровкой), утвердивших документ, дата составления документа, подписи лиц, выдавших и принявших имущество, а так же соответствующие печати.

Все первичные документы, предназначенные для обращения внутри центра медицины катастроф подписываются заместителем директора ЦМС и заверяются мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов». Первичные документы, связанные с отпуском (передачей) медицинского имущества в другие формирования и учреждения подписываются материально ответственными лицами директором центра медицины катастроф (руководителем учреждения, формирования), главным бухгалтером и заверяются мастичной гербовой печатью. Все первичные документы должны быть зарегистрированы в книге регистрации первичных учетных документов по форме 25 (приложение I I), при этом порядковый номер регистрации является номером документа и записывается под реквизитом «Номер документа». Учетные документы регистрируются только после их подписания или утверждения соответствующими должностными лицами. Номер указывается на каждом листе документа, а при наличии приложений (например, расчетов естественной убыли к акту снятия остатков или к акту приема), то также на всех их листах.

Поступающие в ЦМК, учреждения и формирования первичные учетные документы (входящие), также регистрируются в книге по форме 25 в строгой последовательности по мере поступления, при этом порядковый номер регистрации является регистрационным номером документа. Для регистрации как составляемых, так и поступающих документов в книге целесообразно выделить отдельные разделы для приходных и расходных документов.

По документам, не зарегистрированным, не подписанным правомочными должностными лицами и не имеющим печати (где она предусмотрена), производить прием, списание и другие операции, связанные с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества, категорически запрещается.

Один экземпляр исполненных первичных документов подлежит сдаче в бухгалтерию учреждения или формирования.

Записи в первичных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации.

Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные учетные документы. При ведении учета вручную на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества. В отметке указываются номер книги учета и страница, на которой записана учетная операция (например, кн. 112, стр. 116). Для отметок используется графа реквизита «Примечание» или чистое поле документа. При наличии в документе нескольких наименований имущества отметка производится по каждому наименованию.

Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например: «Исправленному (указывается правильная запись) верить». Исправление заверяется в книге учета подписью исполнителя, а в первичном учетном документе - подписью начальника, подписавшего документ. В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: «Исправлено». Запись заверяется теми же должностными лицами, что и при исправлении ошибок. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью.

Делать исправления в рецептах и требованиях не разрешается. При исправлении записи в книге учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более неправильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения. Дела, как правило, заводятся по однотипным (приходным, расходным и т.п.) документам. По мере подшивки документов в дело, листы нумеруются. Их количество в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника отделения медицинского снабжения и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Рецепты и требования подшиваются отдельно по месяцам. Рецепты и требования, а так же первичные учетные документы на наркотические, психотропные и ядовитые лекарственные средства, подшиваются отдельно от всех остальных рецептов и требований.

Дата добавления: 2015-06-27