Правила проведения пресс-конференции

Аргументация.

Убедить – значит логическими доказать или опровергнуть какое- либо положение. Это чисто логическая задача. Эрудиция, доброжелательность и тактичность создают обстановку, располагающую к беседе. Для достижения успеха необходимо уметь выражать свои идеи, возбуждать в аудитории интерес к речи. Нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы.

Пресс-конференции — прекрасный способ организовать освещение какого-либо события в прессе. Они необходимы для передачи в СМИ важной информации и дают возможность журналистам задавать интересующие их вопросы.

Готовясь к пресс-конференции, продумайте, как достойно ответить на все возможные каверзные вопросы. Кстати, они совсем не обязательно будут связаны с темой пресс-конференции. Будьте в курсе всех событий, которые касаются вашей темы.

Подготовьте вступительное слово, в котором объясняется главная идея вашей пресс-конференции. Обязательно распространите пресс-релиз. Подготовьте информационный пакет для прессы со всеми материалами, которые относятся к теме. Если уж вы решили организовать пресс-конференцию, убедитесь, что имеете новости для прессы. Не злоупотребляйте пресс-конференциями. Их нужно планировать заранее, использовать только для важных заявлений и устраивать тогда, когда действительно есть чем поделиться со СМИ. При планировании и проведении пресс-конференции:

1. Внимательно планируйте дату, время и место проведения конференции. Такие мероприятия лучше проводить с 11 до 15 часов дня, в начале недели.

2. Извещать прессу лучше не позднее чем за 48 часов, а лучше за неделю до вашего мероприятия. После приглашения в электронной форме, обязательно уточните, смогут ли прийти представители прессы, позвонив им.

3.Примите во внимание, что какое-либо важное событие может не позволить журналистам посетить вашу пресс-конференцию. Избегайте этого, а если же не получается оперативно пошлите им пресс-релиз и пакет материалов, сразу же после пресс-конференции узнайте, почему журналисты не пришли, интересна ли им тема и нужна ли дальнейшая информация.

4. Выберите подходящее помещение. До выбранного места журналистам должно быть удобно добираться, если же у представителей СМИ могут возникнуть трудности, составьте схему, как проехать к месту проведения. Заранее получите разрешение на использование данного помещения и позаботьтесь о том, чтобы вовремя закончить мероприятие.

5. Проверьте место заранее, чтобы убедиться, что обстановка подходящая. Позаботьтесь об электрических розетках, если вы ожидаете телевидение. Обязательной частью данного этапа является проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью. Выясните местонахождение телефонов, которые в случае необходимости сможет использовать пресса.

6. Удостоверьтесь в готовности выступающих. Тщательно подготовьте их (вплоть до написания им выступлений). За столом (или в президиуме) должны быть только те люди, которые выступают.

8. Будьте гостеприимны по отношению к прессе. Если вы планируете утреннюю пресс-конференцию, запаситесь кофе, печеньем и так далее. Старайтесь быстро разрешать все возникающие вопросы.

9. Организуйте регистрацию журналистов. Посадите дружелюбного, симпатичного сотрудника на хорошо видном месте. Обозначьте это место указателям «Регистрация прессы». К регистрации должны быть готовы списки, чтобы не заставлять журналистов подолгу томиться в ожидании своей очереди (особенно, когда пресс-конференция уже началась, а люди продолжают идти).

10. Распространите пресс-релизы и информационные пакеты до начала конференции и обеспечьте наличие этих материалов в доступном для всех желающих месте. Еще до того как выступающие начнут говорить, лучше, чтобы СМИ уже знали суть новостей. Ведь сотрудникам информационных отделов и отделов новостей нужно будет передавать их уже через несколько минут. Хорошо совместить раздачу пресс-релизов с регистрацией — вы будете знать, кто из гостей пришел и получил пакет документов.

a. сама папка являет собой рекламный проспект – на лицевой стороне ставится логотип компании и слоган, если он вообще есть;

b. в правом кармашке должны лежать самые важные данные: пресс-релиз или пост-релиз, бэкграундер (самая новая информация о компании) и так далее;

11. Начните вовремя, уважайте ваших гостей. Закончите пресс-конференцию до того, как интерес начнет спадать. НО предусмотрите достаточно времени для вопросов. Не отказывайтесь задержаться для интервью один на один и предусмотрите время и место для этого.

12. Планируя пресс-конференцию, соблюдайте регламент, о котором расскажите перед конференцией. В зависимости от «важности» и количества спикеров выделяйте 5-10 минут на выступление. В общем, все выступления не должны занять более 25 минут, оптимальное время — 10 минут. И, как минимум, 20 минут потребуется на вопросы и ответы.

13. После конференции следите за публикациями, чтобы видеть, как пресса обыгрывает новости.

14. Очень важно сразу же привлечь внимание аудитории и поддерживать интерес к тому, что вы собираетесь сообщить. Какое-то яркое событие, оригинальный прием всегда запоминается лучше, чем сухое изложение пусть даже очень важной информации.

Пресс-конференции - прекрасный способ добиться освещения в средствах массовой информации мероприятия или события. Они необходимы для передачи важной информации в средства массовой информации и позволяют журналистам задавать Вам вопросы. Пресс-конференция - это возможность продемонстрировать Ваш имидж публично, наладить или укрепить необходимые контакты с журналистами.

Тем не менее, устраивая пресс-конференцию, Вы рискуете тем, что можете показать себя не с лучшей стороны. Поэтому так важна тщательная подготовка.
Если уж Вы решили созвать пресс-конференцию, Вы должны быть уверены, что имеете очень важные новости для средств массовой информации.

Дата добавления: 2015-07-02