Ошибки в учетных записях. Способы их выявления и устранения

Учетные регистры, их назначение и классификация.

После приемки, проверки и бухгалтерской обработки все первичные документы подлежат регистрации в учетных регистрах. В практике применяются различные формы учетных регистров. Поэтому для изучения и правильного применения учетных регистров необходима их классификация.

По назначению регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры это регистры, в которых записи операций ведутся последовательно во времени, т.е. по мере их осуществления. Систематические регистры это регистры, в которых запись операций ведется по определенной системе, а именно, на счетах бухучета по принципу двойной записи. Комбинированные регистры это регистры, в которых хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов по принципу двойной записи.

По видам учета регистры делятся на аналитические, синтетические и комбинированные. Аналитические регистры содержат записи в разрезе аналитических счетов. Синтетические регистры – это регистры, содержащие записи в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Комбинированные регистры сочетают в себе одновременно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов.

По внешнему виду учетные регистры могут быть в виде книг, карточек и свободных листов. Книги представляют собой сброшюрованные листы, имеющие определенное графление в виде повторяющихся таблиц для ведения в них записей. Листы книг должны быть пронумерованы, прошнурованы и подтверждены подписями и скреплены печатью. Карточки представляют собой регистр в виде отдельной таблицы, выполненной на плотной бумаге небольшого формата. Карточки нумеруются, группируются и хранятся по определенной системе. Регистры в виде свободных листов различных форматов наиболее распространены. Эти регистры заполняются ручным и автоматизированным способом. Они хранятся отдельно, либо вместе с первичными документами, данные из которых перенесены в этот регистр. Существуют и другие виды классификаций.

Записи хозопераций в учетные регистры могут быть хронологические, систематические, шахматные и линейные. Хронологическая запись это отражение хозопераций в последовательности их совершения во времени независимо от содержания. Систематическая запись – это регистрация сумм тех же хозопераций, но согласно их содержания на соответствующих счетах бухучета посредством двойной записи. Шахматная запись – запись хозопераций в учетные регистры, при которой сумма, записанная один раз, будет отражена одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов. Линейная запись хозопераций осуществляется таким образом, что сумма, движение которой необходимо проконтролировать и по дебету и по кредиту определенного счета отражается в одной строке учетного регистра.

25. Способы записей хозяйственных операций в учетные регистры.
Разл-ют след виды записей в учетные регистры: 1. Прос­тые (однократные) записи делаются бухгалтером в одном экзем­пляре (например, это записи в журналах-ордерах; в ведомостях и т. д.) и копировальные (многократные) записи делаются в двух и более экземплярах. Например, записи в кассовой книге кассир производит под копирку. 2. ручные и машинные записи. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, — путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. 3. линейные записи (определенные пок-ли и послед-е записи производятся в строгой ориентации только по строкам (линиям)). 4. шахматные записи (таблица предполагает наличие нескольких пересекающихся граф или строк, а запись сумм на их пересечении имеет одинаковое отношение и к строке и к графе.) Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски.

В бухучете могут быть допущены ошибки при составлении документов и записи в учетные регистры. Исправление ошибок производится одним из трех способов: корректурный, дополнительная запись, способ проводок отрицательными числами. Корректурный способ заключается в следующем: ошибочно записанная цифра зачеркивается одной чертой и сверху записывается правильная сумма. Исправление оговаривается и подписывается лицом, сделавшим его. Этот способ применяется при исправлении записей до подсчета итогов и в том случае, если это исправление не затрагивает корреспонденцию счетов. После подсчета итогов учетных регистров и переноса их в главную книгу, никакие исправления в них не допускаются. В этом случае все исправления, увеличивающие или уменьшающие обороты и остатки по счетам, оформляются специальными бухгалтерскими справками, данные которых записываются в главную книгу. Исправительные записи в этом случае могут быть дополнительными или сторнировочными. Дополнительная запись применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но проводка составлена на меньшую сумму, чем следовало. Например, начислена зарплата работникам торговли 50 млн. руб.

Дебет	Кредит
		48 млн. руб.
		2 млн. руб

Дополнительная запись производится в главной книге если операция вообще не была отражена в учетном регистре или в сумме меньше чем следовало. Способ «красное сторно» применяется в том случае, если ошибка допущена в корреспонденции счетов или завышена сумма в учетном регистре. Сущность этой записи заключается в том, что ошибочная запись сторнируется (снимается) записью, сделанной красными чернилами и вместо нее делается правильная запись. В бухучете принято, что запись, сделанная красным, является отрицательным числом и должна вычитаться из ранее сделанной записи.

Например Ликвидация записи

Дебет 50	Кредит 51
Дебет 10	Кредит 60
Дебет 50	Кредит 51

Корректировка записи

Дебет 50	Кредит 51
Дебет 10	Кредит 60
Дебет 50	Кредит 51

Дата добавления: 2015-06-27