Заставьте телефон работать на вас

Телефон — это мощный инструмент, позволяющий сберечь время, если правильно им пользоваться. С помощью телефона вы можете получить информацию, которую вы ожидали бы дни или недели, приди она к вам по почте. Но он не только сохраняет время, телефонные переговоры могут сберечь деньги, избавив вас от необходимости значительных затрат на путешествие. Кроме того, в отличие от письма телефон позволяет вам вести диалог с другим человеком. Конечно, беседа по телефону уступает личной встрече, но она часто все-таки лучше, чем обмен письмами.

Как много времени проводите вы, ведя телефонные разговоры? Ряд исследований показал, что менеджеры могут как переоценивать, так и недооценивать время, которое они тратят подобным образом, и что это время составляет порядка 50 процентов рабочего дня. Если вы еще не сделали, то попробуйте в специальном журнале регистрировать в течение одной недели время, которое вы тратите на разговоры по телефону. Используйте для этой цели секундомер с остановом, чтобы получить точную картину.

По завершении ваша первая реакция может быть такой: «Я не знаю, о чем я так долго разговаривал». Ниже приведен ряд практических способов, позволяющих эффективнее использовать ваш телефон.

Планирование	Введите в привычку планировать каждый телефонный разговор, который вы собираетесь сделать, используя систему сокращенных записей, предложенных выше для писем. Сделайте краткие заметки о том. что вы хотите сказать или выяснить, с тем, чтобы прояснить для себя цель звонка. Эти простые действия сохранят ваше время и время вашего собеседника на другом конце телефона. Вы должны стремиться к тому, чтобы общение было кратким, ясным и дружелюбным.
Группирование	Зарезервируйте время для каждого дня, когда вы будете звонить по телефону, а если возможно, то и время для ответа на телефонные звонки вам. Постарайтесь спланировать ваши звонки перед ленчем или ближе к концу дня, когда люди менее склонны к разговорчивости, и вы увидите, что ваши телефонные разговоры стали намного короче.
Выбор времени	Купите трехминутные песочные часы и установите их около телефона. Цель такого прибора — успешно закончить каждый телефонный разговор за три минуты, при этом не проявляя поспешности, избегая молчания и грубого тона. Ведите учет, и вы увидите, если сумеете управлять собой, как ваши успехи в телефонных переговорах растут с каждой неделей.

Обуздание телефона дает отличные практические результаты. Производительность труда возрастает не менее чем на 23 процента в год, как было доложено Северо-западной компанией взаимного страхования жизни, после введения тихого часа в течение одного дня в неделю, когда входящие телефонные звонки отключались и работа продолжалась без перерывов. #page#

Дата добавления: 2015-06-27