Различные типы совещаний

Для того чтобы попрактиковаться и усовершенствовать ваше умение управлять временем в этой сфере, полезно классифицировать главные типы совещаний в нашей работе. Каждый тип имеет свой характер и свои задачи. В реальной жизни каждое совещание несет в себе элементы двух или трех нижеследующих типов, но вы, если хотите сохранить время и силы, должны ясно представлять, когда вам следует изменить форму проведения совещания от одного типа к другому.

Таблица 9.1. Различные типы совещаний ИНСТРУКТИВНОЕ или ИНФОРМАЦИОННОЕ СОВЕЩАНИЕ (БРИФИНГ) Брифингом называют совещание, в котором менеджер дает указания или инструктирует своих подчиненных, чтобы они поняли свои частные задачи, или определяет политику, которую следует проводить служащим. Брифинг характеризуется: проведением инструктажа и сообщением информации разъяснением непонятных вопросов объединением идей и выяснением, пригодны ли они КОНСУЛЬТАЦИЯ Консультация собирается для обмена информацией. Она не собирается для принятия решения, как такового. Консультация характеризуется: обращением за советом по проблеме информированием других о ваших идеях выслушиванием точек зрения СОВЕТ Совет проводится между людьми, равными по статусу, обладающими примерно одинаковыми профессиональными знаниями и квалификацией, чтобы обсудить вопрос, за который они отвечают. Совет характеризуется следующими признаками: решение принимается консенсусом ответственность лежит на всей группе разногласия в резолюции обсуждаются ими от начала до конца КОМИТЕТ Комитет — это совещание, в котором представители различных групп или интересов встречаются на приблизительно равных основаниях, чтобы выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес. Комитет характеризуется следующими признаками: ощущением власти разногласия, в конце концов, разрешаются голосованием всеобщими компромиссами ПЕРЕГОВОРЫ Переговоры — это также совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования. Переговоры характеризуются: решения принимаются на основе quid pro quo (услуга за услугу) каждая сторона имеет различные, но частично совпадающие цели каждая сторона стремится получить для себя максимальные условия соглашения

Советы, или коллегиальные совещания, заслуживают специального замечания, поскольку они начинают играть большую роль, когда профессиональные знания и мастерство сотрудников компании растут. Решения на таких совещаниях обычно принимаются консенсусом. Это не означает, что решение по данному вопросу, принятое членом совета, является наилучшим. Но это означает, что он или она считает это решение оптимальным в данной ситуации и будет готов или готова действовать в соответствии с этим решением. Если члены не могут принять постановление без нажима, то это означает, что совет не смог достичь консенсуса.

Если участник не может прийти к соглашению по какому-нибудь вопросу, он должен обосновать свое мнение и предложить альтернативное решение вопроса, которое должно быть одобрено всеми участниками. Например, на совещании по строительству нового здания необходимо достичь консенсуса между бухгалтерами, архитекторами и строителями. Если бухгалтеры скажут архитекторам, что предложенное архитекторами здание не по средствам компании-заказчику, то затем проект должен быть переделан совместными усилиями. Архитекторы и строители не могут игнорировать мнение бухгалтеров. С другой стороны, и бухгалтеры не могут не прислушиваться к мнению строителей, когда речь идет о соблюдении стандартов безопасности. Они должны работать вместе до тех пор, пока не будет достигнут консенсус в вопросе строительства оптимального здания, которое принесет компании запланированную прибыль, отвечает нуждам заказчика, отлично выглядит и совершенно безопасно.

Отличительная особенность совета в том, что несколько умов объединяются в коллектив, чтобы выработать решение, причем каждый из членов коллектива равен другому. Принятое решение поэтому является решением группы в целом, и каждый член совета обязан его выполнять. Он принимает его, даже если с решением не согласен. Если ситуация не позволяет прийти к компромиссу, то совет должен быть распущен. По этой причине в советах, которые хорошо подобраны и грамотно проводятся, редко возникает необходимость голосования о роспуске. Если председатель не в состоянии резюмировать постановление совета в форме, с которой согласятся все члены, то вопрос, по-видимому, еще не созрел для принятия решения этим составом. Такая ситуация фактически чаще всего и встречается на заседаниях большинства советов директоров; вопрос о роспуске очень редко выносится на голосование.

Способ рассаживания людей за столами и форма стола сами по себе много говорят о цели собрания. Круглый стол лучше подходит и лучше всего служит для проведения советов. Он подчеркивает отсутствие иерархического порядка: все сидят вокруг стола, и председатель совета обладает такими же полномочиями. В седьмой главе я предложил круглый стол в качестве непременного атрибута вашего офиса. Ряд менеджеров и некоторые компании, модернизирующие свои офисы, уже убрали квадратные столы — эти символы иерархической модели управления — и поставили в офисы круглые столы. Круглый стол стимулирует группу решать проблемы и принимать решения вместе с лидером, который главенствует в сфере компетентности, а не потому, что он сидит во главе стола.

Очень важно, чтобы собрания проводились для решения тех вопросов, которым они больше всего соответствуют. Есть два вопроса, по которым решение совещания, безусловно, более важно, чем решение, принимаемое одним человеком:

а) вопросы общей политики и принятия основополагающих сбалансированных решений, в которых сталкиваются различные интересы и на которые влияют различные факторы. Как правило, все подобные вопросы не требуют немедленного принятия решений, причем период созревания может быть достаточно большим, хотя существует масса примеров, когда советы принимали решение гораздо быстрее, чем это можно было бы сделать в процессе индивидуальных консультаций;

б) вопросы, которые по различным причинам должны быть персонифицированы, например когда чьи-либо личные пристрастия и предубеждения необходимо подвергнуть резкой критике со стороны других и подчеркнуть необходимость принятия объективного решения.