В самом ли деле мне необходимо быть на этом совещании.

Цена совещания

Менеджеры проводят много времени на встречах всех типов, и, следовательно, совещания дорого им обходятся. Очень важно развить в себе способность оценивать финансовые издержки совещания, что будет являться шагом к лучшему управлению как вашим временем, так и временем других людей. Следующая таблица даст вам картину издержек рабочего времени сотрудников в зависимости от их оклада.

Таблица 9.2. Цена вашего времени

Данная таблица использует рабочий год из 238 дней, при семичасовом рабочем дне. Накладные расходы не включены. В верхней строке таблицы указаны различные масштабы потери времени.

Зарплата/год, фунты (ф)	5 мин	15 мин	1 час	1 день
35 000	1,75ф	5,25ф	21,00ф	147,00ф
30 000	1,50ф	4,50ф	18,00ф	126,00ф
25 000	1,25ф	3,57ф	15,00ф	105,00ф
20 000	1,00ф	3,00ф	12,00ф	84,00ф
15 000	0,75ф	2,25ф	9,00ф	63,00ф

Напрашивается очевидный вопрос, который встает у вас перед совещанием:

Как часто люди идут на совещание ради самого совещания. Они собираются вместе в назначенное время по привычке. Вполне возможно, что цель, ради которой эта конкретная группа и собирается на совещание, уже достигнута. Или, может быть, цель следует изменить. Если вы так считаете, проверьте еще раз, кого следует пригласить на эту встречу, а также уточните время и место совещания.

Перед тем как вы соберетесь провести следующее совещание, рассмотрите и другие возможности, если они, по крайней мере позволят сохранить вам время и деньги. Может быть, стоит послать письма, докладную записку, позвонить по телефону или встретиться с отдельными членами? Иногда шесть десятиминутных встреч с различными людьми дают больше результатов, чем одна часовая встреча с этими же коллегами, собранными вместе.

Проверьте состав участников встречи. Проверьте, не приглашаете ли вы больше участников, чем это необходимо. Собираются ли все приглашенные прибыть на совещание? Остерегайтесь аргументов типа «Они всегда приходят», или «Мы не хотим обидеть его, не пригласив на совещание», или «Вы никогда не говорили, мы, возможно, нуждаемся именно в нем». Присутствие слишком большого количества участников существенно уменьшает время, которое каждый из них сможет использовать для обсуждения вопросов.

Отличная мысль — делать критический обзор всех совещаний, в которых вы собираетесь поучаствовать, особенно если вы используете единые критерии отбора, и делать это, как минимум, дважды в год.

Таблица систематического анализа встреч (табл. 9.3) составлена так, чтобы помочь вам провести такой обзор. Заполнив таблицу данными конкретного совещания, вы сможете решить для себя, например, что на данное совещание стоит ходить только изредка, а не регулярно, или посещать совещание регулярно только в том случае, когда его повестка совпадает с вашими интересами или интересами вашего департамента.

Таблица 9.3. Анализ регулярных совещаний СОВЕЩАНИЕ: ЦЕЛЬ (в одно предложение): УЧАСТНИКИ: ПЕРИОДИЧНОСТЬ: СРЕДНЯЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ: СТЕПЕНЬ ВАЖНОСТИ (от ранга 0 - бесполезное, до 10 — абсолютно необходимое): 1. Для меня: 2. Для организации:   ЗАМЕЧАНИЯ:   ДОЛЖЕН ЛИ Я ПРИСУТСТВОВАТЬ: · Все время Необходимые действия · Часть времени · Время от времени · Не должен ДАТА СЛЕДУЮЩЕГО ОБЗОРА:

Полезную информацию о других встречах обычно можно получить за минуты, если они к тому же правильно и эффективно проводятся, и, пропустив их, вы сэкономите время для более эффективной работы.

Имея в виду совещания, я напомню вам важное качество делового человека — научиться говорить «нет». Люди часто посещают многочисленные совещания потому, что в первую очередь сами не могут решиться сказать «нет», или потому, что сначала, не подумав, согласились, а после стесняются позвонить и отказаться. Чрезмерное посещение совещаний снижает эффективность вашей работы.

Дата добавления: 2015-06-27