Искусство рассчитывать время по минутам

Как председатель собрания, который обеспечивает выполнение генеральной линии данного совещания, вы не должны контролировать поминутного выполнения плана работы. Эту работу следует кому-нибудь поручить, возможно вашему секретарю. Если секретарь совещания не в состоянии выполнять эту работу, то непременно должна быть другая группа членов собрания, которая будет эту работу выполнять. Если вы сами попытаетесь выполнять эту работу, то это будет отвлекать вас от ведения собрания и мешать выполнению главной цели встречи.

Протокол совещания не должен быть длинным или слишком сложным, но вместе с тем он должен включать в себя следующие ключевые вопросы:

· время, дату и место встречи

· имена присутствующих и любые причины, оправдывающие отсутствие на совещании

· все вопросы, подлежащие обсуждению; проекты решений совещания по обсуждаемым вопросам; решения, которые должны быть приняты, и действия, которые необходимо согласовать на совещании

· имена ответственных за выполнение принятых решений

· в некоторых случаях следует изложить основные аргументы или последовательность шагов, приводящих к решению вопроса

· время окончания совещания

· дата и время следующего совещания и место, где оно будет проведено

Протокол совещания следует разослать в течение двух или трех дней, особенно с учетом того, что некоторые решения должны быть выполнены вскоре после проведения совещания. Если полный протокол совещания не может быть разослан так быстро, тогда должно быть составлено резюме по основным вопросам, подлежащим выполнению, с него сделаны копии, которые затем и следует разослать. Перед тем как рассылать копии решений, они должны быть подписаны председателем.

Таблица 9.5. Сделайте совещание эффективным

…	ВРЕМЯ НАЧАЛА
ЦЕЛЬ	ОБРИСУЙТЕ ЦЕЛЬ ЯСНО Состояние проблемы/положение дел/причины Определите воздействия и ограничения Установите задачу (задачи) совещания
РУКОВОДЯЩИЙ ПРИНЦИП	ОБЕСПЕЧЬТЕ ЭФФЕКТИВНУЮ ДИСКУССИЮ Представьте тему (темы) для дискуссии Обрисуйте мнения, точки зрения и положение дел Поддерживайте тех. кто заинтересован и принимает активное участие Поддерживайте дискуссию в рамках установленной задачи (задач)
КРИСТАЛЛИЗАЦИЯ	РАЗРАБОТКА ЗАКЛЮЧЕНИЯ Отметьте степени согласия и разногласия мнений по обсуждаемым вопросам Сгруппируйте вопросы, по которым достигнуто согласие, и вопросы, по которым есть расхождение Констатируйте промежуточные выводы, по которым достигнуто согласие Проверьте степень понимания и одобрения
ДЕЙСТВИЯ	ПОЛУЧЕНИЕ ОДОБРЕНИЯ СОБРАНИЯ И ПОСТАНОВКА ВОПРОСА НА ГОЛОСОВАНИЕ Подведите итоги и ясно сформулируйте заключение (заключения) Поставьте на голосование план действий Установите ответственных за выполнение конкретных пунктов плана Удостоверьтесь, что все понимают, что они должны делать
	ВРЕМЯ ОКОНЧАНИЯ

Упражнение для саморазвития

Вам следует закончить эту главу обзором ваших собственных способностей проводить совещания. Следующее упражнение поможет вам с большей точностью попадать в намеченную цель. Запишите заголовки, написанные ниже, на отдельном листе бумаги, оставив место для ваших ответов.

Упражнение

В роли председателя собрания мои усилия направлены на:

(Напишите только те усилия, которые подтверждены комментариями или эти ваши качества подтвердили вам другие люди, так что вы основываете свои высказывания на конкретных данных.)

Пять сфер деятельности, в которых я должен улучшить свои способности:

(Перечислите не более пяти шагов, которые вы должны предпринять, чтобы избавиться от ваших слабых качеств как председателя собрания.)

ДЛЯ того чтобы улучшить работу наших собраний, моя группа должна:

(Группы, как и отдельные личности, могут обладать недостатками. Если вы планируете проведение тренировки для улучшения работы вашей группы, то какие пять уроков вы проведете, чтобы группа избавилась от недостатков и приобрела хорошие качества?)

Ясно, что по своему желанию вы можете добавить и другие вопросы для упражнений по самооценке и саморазвитию. Например, вы можете захотеть тщательно изучить ваши сильные и слабые стороны как члена вполне конкретного комитета, в котором вы работаете. Преподнесите сюрприз вашим коллегам по комитету, показав им на очередном заседании ваши усовершенствованные способности. Как всегда, предусмотрите в вашей программе работы данные по самоконтролю. Никогда не беспокойтесь, если ваши успехи не будут столь быстрыми, как вам бы хотелось. Усилия всегда вознаграждаются.

Дата добавления: 2015-06-27