Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к их составлению

Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы, их значение

Бухгалтерский учет является строго документальным, т.е. каждая операция оформляется документом. Запись операции в документы – это первый этап учетных работ.

Бухгалтерский документ – это письменное изложение операций, удостоверенное подписями должностных лиц и печатью (если это необходимо).

Значение документов для бухгалтерского учета заключается в следующем:

- документы являются основанием для записей в бухгалтерском учете, т.е. для составления проводок;

- являются средством контроля за сохранностью ТМЦ;

- на основании документов проводят ревизии и различные проверки;

- в документах содержится информация, необходимая для руководства предприятием;

- правильно составленный документ имеет юридическую силу и может быть использован в арбитраже или в суде.

Бухгалтерских документов много, поэтому их классифицируют по определенным признакам.

Схема классификации документов

Бухгалтерские документы

По назначению

По месту составления

По объему содержания

-распорядительные -внутренние -первичные

-исполнительные -внешние -сводные

-бух. оформления

Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на выполнение операций.

Исполнительные – подтверждают факт уже совершенной операции (кассовые ордера, накладные, акты и др. документы).

Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер (различные расчеты, справки, ведомости).

Внутренние – это документы, которые составляются и обращаются внутри данного предприятия. К внутренним относятся расчетные ведомости на заработную плату, кассовые ордера и др.

Внешние – это документы, поступающие от других предприятий или направляемые из данного предприятия на другие предприятия (накладные, счета фактуры, банковские документы).

Первичные – это документы, оформляющие операцию в день её совершения (товарные документы, акты, кассовые ордера).

Сводные – это документы, которые составляются на основании первичных (различного рода отчеты: товарный, кассовый, авансовый).

Реквизит – это обязательная составная часть документа.

К реквизитам относят:

- название документа

- его номер (если документы нумеруются)

- дата

- содержание операций

- подписи должностных лиц

- печать (если это необходимо)

К документам предъявляются ряд требований:

1) документ должен заполняться в момент совершения операции;

2) документы заполняются чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на компьютере;

3) необходимо строго соблюдать реквизиты;

4) сумму писать цифрами и прописью (прописью сумма пишется от начала строчки, первое слово с большой буквы, копейки цифрами);

5) незаполненные места в документах прочеркиваются буквой Z;

6) исправления в документах не допускаются.

Исправлений вообще не должно быть в кассовых и банковских документах. В редких случаях допущенную ошибку исправляют корректурным способом.

4. Приёмка и обработка документов в бухгалтерии, хранение документов

Все документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются бухгалтерской обработке, т.е. проверяются:

- по существу – это проверка законности данной операции;

- по полноте заполнения – обращается внимание на то, чтобы все реквизиты в документе были заполнены;

- арифметически – т.е. проверяются все расчеты, делается таксировка документа (цена х количество).

После этого делается:

1) группировка однородных документов;

2) на каждом документе проставляется проводка;

3) документы записываются в учетные регистры.

Документы, которые прошли все стадии учетной обработки сохраняются в течение определенного времени. Для этого создаются архивы.

Различают архивы:

- текущий

- постоянный.

В текущем архиве хранятся документы за текущий год. Он обычно находится в помещении бухгалтерии. По истечении года документы сдают в постоянный архив.

Для постоянного архива отводят специальное помещение. Документы предварительно переплетают в особые папки и на каждой папке указывают: год, месяц, название документов, их номера и другие справки. Отдельно переплетают кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков и другие документы, по которым произведена выплата денежных средств.

Поступающие в архив дела регистрируют в архивной книге. Установлены сроки хранения документов. По истечении этих сроков особо важные документы сдают в государственный архив, а остальные уничтожают или сдают во вторсырье.

Дата добавления: 2015-06-27