Лекция 4. Организация и управление

Система управления как организационная система. В общем случае, т.е. инвариантно природе систем, под управлением понимается целенаправленное воздействие, осуществляемое для перевода некоторого объекта из одного состояния в другое состояние. Это другое состояние задается целью воздействия, под которой, в первом приближении, можно понимать желательный результат. Он может заключаться и в том, чтобы не переводить, а поддерживать объект в уже достигнутом состоянии, стабилизировать его. Состояние объекта как текущее, в данный момент, так и прогнозируемое на какой-либо фиксированный момент времени в будущем, определяется набором переменных (показателей, признаков) характеризующих его, а также их численными значениями.

Управляющее воздействие всегда целенаправленно оказывается со стороны субъекта управления (управляющего, органа управления) и реализуется на объекте управления. Но прежде чем воздействовать на объект и менять его состояние, надо знать его фактическое состояние, и тот канал, по которому сведения об объекте поступают субъекту, называется обратной связью. Существенно различать два типа обратной связи - положительную и отрицательную, на чём остановимся ниже. Канал, по которому передается управляющее воздействие называется прямой связью. Формирование и осуществление управляющего воздействия определяют управление как процесс. Но управление - не только процесс или динамика, но и орган, выполняющий управленческие функции (а потому в наименовании такого органа часто присутствует слово “управление”) и характеризующийся определенным строением, структурой. Структура же есть такая совокупность связей между частями целого или подсистемами, какая детерминирует свойства системы. Поэтому управление - это еще и система, т.е. статика.

Под системой управления понимается единство субъекта (управляющей части) и объекта (управляемой части) управления. Это единство обеспечивается наличием между ними прямой и обратной связей, какое образует контур управления. В контуре управления реализуется процесс управления как циклическая последовательность фаз: получения субъектом информации от объекта и извне, преобразования полученной информации и формирования управляющего воздействия, передачи управляющего воздействия объекту для исполнения. В социальных организациях, и в том числе в хозяйственных, субстанцией управляющего воздействия является информация (меры физического воздействия на объект, а им может быть и группа, и отдельный человек, недопустимы). Поэтому процессу управления присущ информационный характер. Но его не нужно абсолютизировать, а надо отдавать себе отчет в том, что посредством передачи информации (управленческого решения, ибо сообщения, какие оно в себе содержит и несет, есть информация) на объект могут быть направлены материально-энергетические потоки, какие безусловно окажут воздействие на объект и приведут к изменению его состояния. Сформировать управляющее воздействие - значит определить, что должно измениться в объекте (какая переменная) и какова должна быть величина изменения. Если же воздействие почему-либо (вследствие ли своей недоброкачественности или же неисполнительности объекта) не достигло цели, начинается следующий цикл.

Чем сложнее объект, тем большее число функций управления, прилагаемых к нему, требуется. Поэтому управляющая часть, надстраиваемая над такими объектами, имеет иерархическое строение. Состав необходимых функций, а, значит, и их количество, строго можно установить по числу контуров, какое, в свою очередь, определяется по количеству обратных связей. Следует, поскольку нередки ошибочные толкования, подчеркнуть, что системой управления можно называть только совокупность субъекта и объекта: ни управляющая часть (подсистема), ни тем более управляемая подсистема по отдельности системой управления не являются. Это значит, что никакой аппарат управления, даже системно организованный, сам по себе не есть система управления. Любой орган управления существует не ради себя самого, а лишь постольку, поскольку имеется объект, которым надлежит управлять. Иное дело, если аппарат управления достаточно большой, и им тоже надо управлять, но это уже - управление управлением, а не тем делом, для нормального хода которого оно требуется.

Под влиянием управляющего воздействия в объекте управления происходят изменения, результаты которых отражаются на численных значениях переменных, служащих для его описания. Все переменные, по значениям которых можно составить представление о положении дел на объекте, подразделяются на входные и выходные, управляемые и неуправляемые.

Входные переменные или просто “вход” обозначают то, что поступает в объект или в ту систему управления, к которой он относится, а выходные или “выход”, соответственно, то, что он выпускает во внешнюю среду. Так, входами хозяйственной организации являются информация (о политике правительства, рыночной конъюнктуре, курсе валют, котировке ценных бумаг, действиях конкурентов и т.д.) и другие ресурсы (сырьё и материалы, оборудование, рабочая сила и т.д., вплоть даже до того настроения, с которым ее сотрудник приходит на работу). Денежные платежи от дебиторов хозяйственной организации, хотя они, как правило, поступают не непосредственно в нее, а на ее расчетный счет в банке, также должны быть отнесены к ее входу. Выходами же хозяйственной организации могут быть производимая ею продукция или оказываемые услуги с определенными показателями количества и качества, платежи поставщикам, сведения, интересующие вышестоящие, а также надзорные и контрольные органы, общественность, удовлетворенность трудом работающих, антропогенная нагрузка на окружающую природу. Теперь (в дополнение к материалам лекции 1) можно отметить, что по виду присущей системе зависимости значений выходных переменных от входных, различают системы линейные и нелинейные.

К управляемым переменным относят те, какие чувствительны к управляющему воздействию, т.е. могут менять под его влиянием свою величину, а к неуправляемым, соответственно, те, численные значения которых не поддаются изменениям. Неуправляемые переменные представляют собой возмущающие воздействия или просто “возмущения”. Для хозяйственной организации обычны такие возмущения как нарушения контрагентами принятых по отношению к ней договорных обязательств - несвоевременная поставка или оплата, отказ выполнять их на прежних условиях и т.д. Возмущения могут задевать не одну, а сразу множество организаций, действующих в определенном регионе, например, когда они порождаются природными катаклизмами - землетрясениями, наводнениями, эпидемиями и др.

Цель деятельности хозяйственной организации, а, значит, и цель управления ею, обозначается выходными переменными. В процессе функционирования может обнаружиться расхождение между действительными их значениями и желательными (нормативными, плановыми) с точки зрения достижения цели. В этой ситуации необходимо принятие мер по формированию управляющих воздействий, какие позволили бы устранить наблюдаемые отклонения: чем дольше оставлять их без внимания, запаздывать с выработкой необходимых решений, тем больше будет величина потерь. Это - управление по отклонениям. Возмущения же появляются не на выходе объекта, а на входе, поскольку приходят из внешней среды, и (хотя их можно интерпретировать тоже как отклонения, но проявляющиеся на входе) поэтому орган управления хозяйственной организации не может их устранить, как отклонения. В этой ситуации в задачу управления входит выработка таких мер воздействия, с помощью которых удалось бы компенсировать вредное воздействие возмущений. Это - управление по возмущениям. При нём обратная связь реализуется не с выхода объекта, а со входа. В сложно организованных системах управления возможен еще один вид управления, это - управление по заданиям (планам, программам, распоряжениям и т.п.), поступающих сверху, т.е. со стороны вышестоящих субъектов управления. Во всех случаях “управление является существенно важной деятельностью для организации”.

Соотношение, складывающееся между управляемыми и неуправляемыми переменными в системе управления обусловливает важнейшую ее качественную характеристику - управляемость. Обеспечение высокой управляемости требует и закладки определенного соотносительного размера управляемой и управляющей подсистем при организации управления. В узком смысле понятие “управляемость” трактуется как “норма управляемости”, “диапазон контроля” или “масштаб руководства”, что всё одно и то же, так как все эти термины выражают лишь то, что объективно существует некий предел в численности непосредственно подчиненных одному начальнику. Попытки преодоления этого порога передачей под его начало дополнительных работников приводит к тому, что наступает момент, когда ему уже не управиться. А не справляющийся со своими функциями управляющий - это нонсенс, симптом негодной постановки дела. Строже и точнее понятие управляемости трактуется как способность системы достигать поставленные цели и укладываться при этом в ограничения по ресурсам (и в требуемые сроки, но время - тоже ресурс, и к тому же самый ценный). В таком понимании обеспечение или повышение управляемости не сводиться к увеличению аппарата управления - созданию новых должностей руководителей и исполнителей. Оно предполагает привлечение более квалифицированных работников, применение действенных систем мотивации труда, использования современных методов и технических средств.

Общим требованием, предъявляемым к любому субъекту управления и выражающим необходимое условие управляемости, является формирование управляющих воздействий с регулярностью, соответствующей частоте возникновения отклонений и возмущений. Противное означает, что в действиях субъекта нет своевременной и адекватной реакции на изменение ситуации. Другим общим требованием, выражающим достаточное условие управляемости, является формирование управляющих воздействий с периодичностью не меньшей времени длительности переходных процессов. Под переходным процессом понимается отрезок времени, в течение которого объект управления и система в целом постепенно переходит в то состояние, какое им “предписано” управляющим воздействием. Он начинается тогда, когда сигнал управления поступает на вход управляемого объекта, и заканчивается тогда, когда на его выходе установятся ожидаемые значения управляемых переменных. Суть в том, что система меняется не мгновенно, а проходит какое-то время, прежде чем управляемые переменные достигнут желательных численных значений, соответствующих цели воздействия. Очевидна бессмысленность нового управляющего воздействия, когда система находится в переходе и еще не пришла в то состояние, какое ей сообщено предыдущим воздействием. Переходные процессы возникают не только под влиянием управляющих, но и возмущающих воздействий и являются динамическими характеристиками систем. Противоположностью переходного процесса является установившийся процесс, под которым понимается отрезок времени, в течение которого на объект не оказывается никаких, ни управляющих, ни возмущающих, воздействий. Функционируя в режиме установившегося процесса, система получает возможность накапливать энергию, какая может быть использована для ее совершенствования и/или расширения масштабов деятельности.

Таким образом, всякая система управления как состоящая из подсистем или частей, и как минимум из двух - управляемой и управляющей, по определению есть организационная система. Отсюда всякую хозяйственную организацию, в которой можно выделить две вышеназванные части, можно рассматривать и как систему управления. При всём том она также является и организационной системой.

Организация как функция управления. Управление всегда ограничивает свободу объекта управления сравнительно с тем, как если бы он был “сам по себе”, т.е. без субъекта управления и не испытывал на себе исходящих от того управляющих воздействий. Неуправляемый объект может оказаться в положении, какое с позиций управления просто недопустимо и должно быть предупреждено, хотя бы по соображениям безопасности. (Кстати, именно в этом и заключается объективность потребности в управленческой деятельности). Число таких положений или состояний непредсказуемо велико, но управление его сокращает. Однако вместе с уменьшением разнообразия возможных состояний управляемого объекта, уменьшается также и неопределенность во всём, что его касается. Отсюда управление представляет собой упорядочивающий процесс. Так происходит благодаря тому, что одной из функций управления является организация. Организация - не только система, но также и процесс, причем процесс интеграции, соединения частей в целостное образование, т.е. систему. Получается, что организация как система, есть следствие организации как процесса. В этом нет противоречия, если учесть, что организация как процесс есть реализация функции управления, какая называется “организация”. В этом смысле “организация - это логический процесс, который помогает преобразовать идею или некий план, в достижимую реальность”, т.е. организация трактуется как средство реализации цели. Причем, “эффективная организация (как процесс функционирования - Я.Р.) не устраняет необходимости принимать решения, но она позволяет применяющему ее управляющему концентрировать усилия на тех крупных вопросах, которыми оценивается успех и для организации (как системы - Я.Р.), и для него лично”. В этом и состоит значение организационных условий работы управляющего для обеспечения ее продуктивности.

Термин “организация” в лексическом значении “функция организации” означает: создание системы, реорганизацию системы (уже созданной раньше, действующей), ликвидацию подсистемы. Последнее проявление организаторской функции иногда подвергают сомнению, поскольку это - дезинтеграционный процесс. Но суть в том, что сокращение числа образующих целое частей есть ничто иное как изменение организации той системы, в которую входила ликвидируемая подсистема. А вот для интеграционного процесса, для проявления организаторской функции в создании системы, где нужна сборка частей в целое, требуется ввести ограничения на количественные значения переменных, описывающих части. В противном случае они по своим параметрам могут “не состыковаться” и не сложится в целое. Так как ход интеграционного процесса направляется управлением, можно сказать, что организация на одном уровне (иерархии) есть продукт управления на другом. И организация как функция управления как раз и предназначена для “очерчивания” той области допустимых изменений управляемых переменных объекта (и всех объединенных в нём его частей), в пределах которой сохраняется его системная целостность. Это пространство допустимых состояний управляемого объекта принято называть областью возможных управлений.

В организации как системе, вследствие выполнения функции “организация”, каждая подсистема и/или элемент ее образующий, как бы поставлен в определенные рамки, выходить за которые не полагается. Эти рамочные ограничения должны быть таковы, чтобы предоставляемая ими каждому элементу автономия позволяла ему действовать самостоятельно, оставаясь лишь в тех пределах, в которых его действия не могут причинить ущерба целому - организации. Данная парадигма действует на всех уровнях управления. Так, уже в производственном процессе на каждом рабочем месте, за которым закреплено выполнение определенных технологических операций и с помощью определенного оборудования, для каждой его единицы установлены граничные значения параметров, характеризующих режим работы. Особо важно это для производственных технологий, где применяются высокие скорости обработки и большие подачи обрабатываемого материала, где используются высокие давление и температура, значительно повышающие степень нагрузки и человека, и оборудования. Сознательное или случайное, допускаемое в силу сенсорных или моторных ошибок в процессе труда, нарушение этих границ чревато не только невыполнением производственного задания или ухудшением качества, но и авариями. В такие же в принципе рамки поставлены и все те, кто управляет не работой технологического оборудования, а людьми. Здесь эти рамки определяются объемом правомочий, каким располагает управляющий. У руководителей, стоящих на нижних ступенях служебной лестницы правовые рамки уже, у больших начальников они шире. Но и те, и другие не могут выходить за очерченные ими пределы: это может быть расценено как злоупотребление властью.

Для того, чтобы лучше разобраться с организацией как функцией, надо видеть ее место среди множества других функций управления. Для классификации их наибольшее распространение получили два признака: обособленность направления управленческой деятельности и стадийность процесса управления. Функции управления, выделяемые по первому признаку, получили название конкретных; это управление: подготовкой производства, финансами, издержками, производством (оперативное), качеством, сбытом, персоналом и т.д. Функции управления, выделяемые по второму признаку получили название основных. Каждая основная функция имеет свои особенности и представляет собой специфическую стадию процесса управления. Основные функции - организация, планирование, контроль и регулирование в простых системах реализуются в приведенной последовательности.

Организация как ограничение – область возможных управлений (решений) или пространства возможных состояний.

Функция контроля (в широком смысле) – обратная связь, слежение за текущем состоянием на проложенном маршруте.

Функция регулирования (координирования) – принятия корректирующих мер в случае отклонения.

В сложных системах, где управляющее воздействие проходит через уровни иерархии, очередность их реализации может меняться. Основные функции получили именно такое свое наименование потому, что они:

- служат основой осуществления процесса управления, так как для того, чтобы перевести объект управления из исходного текущего в желательное конечное состояние необходимо и достаточно организовывать, планировать, контролировать и регулировать (координировать);

- являются общими для органов управления любого уровня и компетенции, какими бы объектами они ни управляли;

- реализуются как стадии в контуре каждой конкретной функции. Последнее, в частности, означает, что рассматриваемая функция “организация” имеет место быть и в управлении подготовкой производства, и в управлении финансами, и в управлении издержками, и т.д., и т.п.

Организация как “организовывание ”. Организовывание есть процесс созидательной организаторской деятельности. Она, как и любая иная деятельность, не может быть продуктивной, если не будет использовать специальные методы. Организаторская деятельность входит в управленческую, поскольку в управлении есть функция организации. Поэтому среди методов управления есть и организационные или организующие методы. Они подразделяются на собственно организационные и административные (распорядительные). Под методом управления понимают и прием управленческой деятельности, и средство воздействия. Последнее можно определить как импульс, пробегающий от субъекта к объекту управления в каждом функциональном контуре. Он несет в себе “силовой заряд”, позволяющий воздействовать, т.е. менять численные значения управляемых переменных объекта. Отсюда организовывание есть также процесс реализации организационных методов. Было бы неверным увязывать организационные методы только с функцией “организация”, полагая, будто они служат средством реализации лишь ее. Они применяются для реализации и других основных функций, равно как и функция “организация” нуждается не только в организационных, но и в других методах воздействия: экономических, социологических, психологических. Конечно, все методы управления, применяемые при функционировании хозяйственных и других организаций, можно считать, по их “принадлежности” к организации, организационными. Но организационные методы служат реализации воздействий, обеспечивающих достижение и поддержание упорядоченности или организованности в состоянии систем. Организованность - качественное состояние эволюционно совершенствующихся систем. “Организованность есть динамическая характеристика процессов снятия непрерывно нарастающей сложности (и обусловливаемой этим неопределенности – Я.Р.) за счет реализации новых связей. Аналитики давно пришли также к выводу и о наличии связи не только между “управлением” и “организацией”, но и между “управлением” и “организованностью”. Последняя рассматривается как продукт управленческой деятельности: “управление в хозяйственных системах есть не что иное, как изменение их организованности” (рис.4.1)

. Благодаря этому она по отношению к управленческой деятельности может в то же время трактоваться и как условие или критерий ее эффективности. “Управление эффективно, если организованность растет, оно неэффективно, если организованность падает” (там же). Но еще задолго до этого было высказано следующее суждение: “Организованность заводского управления является одним из условий удешевления производимого продукта” (5 – Прилож., 1). А невысокая себестоимость или низкие издержки позволяют держать низкими и цены, что обеспечивает рыночную конкурентоспособность продукции. Повышение организованности дает возможность системам сохраняться в условиях меняющегося мира, т.е. выживать при изменении окружающей среды.

В фильме знаменитого итальянского режиссера Ф.Феллини “Репетиция оркестра” повздорившие и разругавшиеся друг с другом оркестранты требуют отставки “эксплуататора” – дирижера. Они устраивают дебош и, выясняя отношения, дерутся, приводя всё помещение старинной капеллы, в котором намечалось проведение репетиции, в состояние полного разгрома. Но появляется дирижер, миссию которого в литературе по управлению часто сравнивают с ролью правителя, управляющего, менеджера: действительно, управляя процессом исполнения музыкального произведения, он организует работу инструментально специализированных оркестрантов. В данном случае, заступив на кафедру, дирижер обратился к разбушевавшимся коллегам с призывом: “Каждый должен заняться своим делом!”. Он напомнил им, что они – музыканты, т.е. их труд – игра на музыкальных инструментах, а потому музыка – это то, что всех спасет. И добавил: “Держитесь за ноты, следуйте нотам шаг за шагом!”. А ноты для музыканта – тоже, что инструкция для любого, что бы ни являлось его функцией, исполнителя. Оркестранты начинают под руководством дирижера играть - постепенно на смену беспорядку и хаосу приходит заложенная в музыке гармония, и между участниками устанавливается атмосфера сотрудничества. И вот уже они все, взаимодействуя друг с другом, как ансамбль, в согласованном единым ритмом движении работают сообща.

Организованность и организуемость. Приспособляемость живых систем к среде обитания не обязательно требует их морфологических (т.е. – в строении) изменений. Последние могут ограничиваться лишь модуляцией переменных, характеризующих физиологические режимы функционирования организмов, поскольку не связаны с масштабными экологическими трансформациями. Изменения биологической организации может быть временным и обратимым как для индивидов, так и для групп или сообществ за счет их перемещений в пространстве: воздух – земля – вода. Например, у морских львов при погружении в воду количество сокращений сердечной мышцы сокращается до 4-х в минуту, благодаря чему продолжительность их ныряния, без ущемления потребности в кислороде, может достигать 16 минут. Подобной гибкостью не обладают социальные организмы, пытающиеся распространить свою деятельность на новые для них регионы. Так, известны случаи, когда западные предприниматели и менеджеры, возглавляя представительства своих компаний в постсоветской России, испытывали трудности в общении с местным наемным персоналом и проваливали дело только потому, что не принимали в расчет особенностей национальной ментальности. Но немало и фактов, свидетельствующих о том, что и российские бизнесмены из числа так называемых новых русских пытались осваивать рыночные ниши других стран и континентов, но, делая это без учета преобладавшей там этнической культуры, укоренившихся традиций, терпели неудачи. Конечно, в этом сказывались недостатки профессионализма и компетентности: прежде чем имплантировать свои товары и услуги на новый региональный рынок следует уже на стадии маркетинговых исследований выяснить, какова его культурная среда, образ жизни потенциальных потребителей, а, следовательно, и вероятные спрос и объём сбыта. Но главное – не в субъективных просчетах, а в том, что социальные организмы в принципе уступают в пластичности биологическим организмам.

Организованность предполагает возможность повышения качества организации, и “необходимым “дополнением” к понятию повышения организации оказывается понятие организуемости. Это понятие более общее, чем понятие управляемость”, поскольку явление, обозначаемое базовым понятием “организация”, распространено гораздо шире, чем явление, обозначаемое другим базовым понятием – “управление”. Последнее свойственно непосредственно живым системам, а косвенно - и создаваемым человеком искусственным системам. В связи с этим различают пассивную и активную организуемость. “Пассивная организуемость свойственна материалам, для организации которых необходимы какие-то воздействия извне. Активная организуемость определяет способность к самоорганизации” (там же), о которой речь пойдет ниже. Но между “управляемостью” и “организуемостью” имеется объединяющее их свойство изменчивости под влиянием управляющих воздействий, в том числе и реализуемых посредством применения организующих методов. И в системах, в которых возможны процессы управления, очевидно, без управляемости не может быть и организуемости, а, следовательно, и организованности. Прежде чем перейти к ознакомлению с этими методами, полезно закрепить представление о том, что “всякая вообще организованность…может возникать и в тех процессах, где она как бы “навязывается сверху” материалам, исходным элементам, которым ранее была присуща ясно выраженная пассивность в данном отношении – работой уже существующей материальной системы более высокого уровня. На любом предприятии обрабатывающей промышленности легко найти самые яркие примеры такого рода… Живые клетки, ассимилируя вводимые извне питательные вещества, действуют не так грубо”. Тем не менее, параллели между естественными и искусственными системами с точки зрения организационных отношений очевидны.

Особенности и состав организующих методов. Эти методы в литературе часто называются организ ационными, как имеющими отношение ко всякой организации, например, правительственной, промышленной, строительной, туристической и т.п., как применяемые в каждой из них. Но с тем же основанием их можно было бы называть и организ аторскими, поскольку они образуют тот инструментарий, без использования которого деятельность любого организатора не может быть продуктивной. Но, с учетом вышесказанного и учитывая упорядочивающую направленность осуществляемых благодаря им управляющих воздействий, а также принимая во внимание функциональное и методическое значение термина “организация” среди других его лексических значений, точнее их называть организ ующими методами. Вследствие их применения устанавливаются соответствия между подсистемами как объектами управления. Благодаря этому определяются связи и отношения между ними, выявляется и фиксируется порядок их взаимодействия, а система становится более целостной. И первая особенность организационных методов состоит в необходимости их постоянного применения, поскольку изначально заведенный порядок имеет тенденцию разрушаться. Вторая их особенность заключается в том, что они могут служить инструментом выявления организационных резервов, а третья - в том, что их состав детерминирован свойственными организованности элементами порядка. Собственно организационные методы включают: инструктирование, нормирование, регламентирование. Инструктирование есть разъяснение порядка действий при выполнении чего-либо - работы, функции, задания. Нормирование есть разработка нормативов, устанавливающих численные значения управляемых переменных. Регламентирование есть установление границ или рамок деятельности. Оно снимает неопределенность с вопроса о том, чем занимается или для чего предназначена та или иная часть, т.е. кто и что должен делать, в каких условиях при этом находится. Нормирование же снимает неопределенность с вопроса о том, при помощи чего или каких придаваемых ресурсов должно выполняться предусмотренное регламентированием. Инструктирование снимает неопределенность с вопроса о том, как, каким образом должно делаться то, что надо выполнить. Итак, посредством регламентирования устанавливается статус, нормирования - потребная величина ресурсов, затрат и/или результатов, а инструктирования - порядок действий. И организовать что-либо, например, группу людей для выполнения той или иной работы, значит определиться с ответами на вопросы: кто, что, за счет чего, когда, как.

Организационные методы облекаются в “бумажные одежды”, они порождают формальную организацию. Она отражается в организационных документах, и комплексность в использовании собственно организационных методов проявляется в комплектности этой документации. В формализованности, а также и в сходстве механизмов воздействия собственно организационные методы близки к так называемым методам “правового регулирования”. Само право есть институт формальной организации общества, предполагающий кодификацию законодательных актов, а норма права включает, как известно, в себя гипотезу (условие применимости нормы), диспозицию (запрет), санкцию (последствие нарушения или наказание). Организационные документы также могут содержать нормы, могут быть подзаконными нормативными актами. Правовые нормы (юридические законы, их части и отдельные статьи) отличаются от них лишь тем, что вводятся в действие особой (законодательной) процедурой и что имеют более обширное пространство - действуют в масштабе государства (а также входящих в него и пользующихся автономией административно-территориальных единиц), а, следовательно, их воздействие не ограничивается отдельной организацией, а распространяется на все имеющиеся.

Собственно организующие методы дополняются методами административными. “Административные методы служат для реализации организационных воздействий посредством приказов, распоряжений, поручений, указаний и т.п. В отличие от собственно организующих административные воздействия:

1) рассчитаны на однократность применения, дают разовое решение ситуации и имеют четко выраженную направленность (адресность);

2) однозначны, обязательны для исполнения;

3) не передаются, минуя звенья промежуточного уровня управления, а действуют только на ближайший по вертикали объект управления;

4) частично не требуют документального оформления”. Переход в процессе российских рыночных реформ к более широкому и более частому применению экономических методов в управлении отнюдь не отменяет методов административных. Последние также объективно необходимы потому, что базируются на правовластных отношениях, возникающих вследствие разделения компетенции, функций, служебных обязанностей управленческих звеньев разных уровней. Всё дело - в “дозировке”, в правильности соотношения между ними, ибо “никакое знание приемов управления не освободит администратора от необходимости делать моральный выбор - выбор, связанный как с целями и методами организации, так и с его отношениями с остальными людьми в организации”. В кризисных условиях возрастает значение методов прямого воздействия, возможных вследствие правовластных или субординационных отношений между управляющими и управляемыми.

Организационные формы управления. Прежде, чем вести речь о формах управления, “отливаемых” с помощью методов организации, полезно уяснить то, что представляет собой его содержание. - Содержание управления определяется составом управленческих функций и набором применяемых для их выполнения методов. И если сопоставить хотя бы две системы управления, идентичные по содержанию управленческой деятельности, то всё же не всегда можно признать, что они одинаковы. Отсутствие идентичности выражается в несовпадении форм их организации, различия между которыми (в статике организации) могут выражаться в следующем:

1. количестве уровней иерархии;

2. распределении функций управления (или прав на принятие решений по определенным вопросам) по вертикали, т.е. в степени централизации или децентрализации;

3. распределении функций управления по горизонтали - на каждом иерархическом “этаже” между структурными единицами, т.е. в степени концентрации;

4. размере одноименных (одинаково функционально специализированных) структурных единиц;

5. объеме правомочий, какими располагают одноименные структурные единицы;

6. в разной подчиненности одноименных структурных единиц, в “норме управляемости”, в различной группировке одинаковых структурных единиц при формировании объектов управления. (Сформировать объект управления, значит, - во-первых, определить, сколько и каких единиц должно войти в состав объекта управления и, во-вторых, определить, к ведению какого субъекта управления данный объект должен быть отнесен). Это - триединое различие, так как названные признаки проявляются сразу вместе. На рис.4.2 видно, что для субъектов 2 и 3 по-разному сформированы объекты управления в системах “А” и “Б”

"А" "Б"

Рис.4.2. Схемы формирования объектов управления

В условиях хозяйственных (коммерческих) организаций и в соответствующих им системах управления приведенные общие, - для разных видов организаций и систем управления, - различия дополняются еще различиями:

7. в формах собственности;

8. в том, как распределяются доходы и убытки между членами организации;

9. в том, как обеспечивается участие членов организации в принятии решений.

“Организационную форму” как категорию не следует смешивать с понятием “формальная организация”, хотя бы потому, что организационные формы управления нуждаются в документальном закреплении (формализации). Свои организационные формы имеются и в динамике управления. И в статике, и в динамике организационная форма не есть нечто заданное и пассивное относительно содержания деятельности. Как показывает практика, она оказывает огромное влияние на результативность и эффективность управления, а потому к выбору организационной формы нужно подходить внимательно и ответственно. Названные же переменные (различий) следует использовать как признаки для идентификации вариантов и, комбинируя их возможными в принципе сочетаниями в организационных решениях по системам управления, выбирать лучший вариант.

Самоуправление и самоорганизация. Всякая сложно организованная система не только управляема (извне), но и самоуправляема. В виду наличия иерархии, промежуточные ступени выступают “информационными фильтрами”, агрегирущими и дезагрегирующими сообщения при их движении соответственно вверх и вниз. Это

значит, что орган управления подсистемы, выступая вместе с подчиненными ему структурными единицами объектом управления для вышестоящего, в то же время в меру своей автономии самостоятельно принимает решения по информации, сигнализирующей ему о положении дел на вверенном ему объекте. И то, в какой степени данная подсистема оказывается независимой от органа управления системы, в той она и самоуправляема. Уже в силу того, что организация есть функция управления, самоуправлемой системе свойственна и самоорганизация. Основатель кибернетики Н.Винер отмечал возможности самоорганизации в естественных и в искусственных системах, утверждая, что “живые организмы сами себя организуют” и что “явления самоорганизации имеют место и в технических устройствах”. “Самоорганизацию системы …можно определить как ее способность менять во времени свою структуру…и поведение…с целью приспособления к изменяющимся условиям среды”. Или “под термином “самоорганизация” в широком смысле слова понимается процесс самопроизвольного увеличения порядка или организации системы”.

Самоорганизующаяся система есть высшая фаза развития систем с адаптацией. Ей предшествовали: самонастраивающаяся система, способная “автоматически” вслед за изменением обстановки менять настройку (задатчики) своего регулятора, и самообучающаяся система, способная на основе накопления прошлого опыта и анализа своей предистории совершенствовать алгоритм выработки управляющего воздействия, программы действий.

Примером самоорганизующейся системы в экономике может служить частное предприятие, какое в отличие от государственного, возникающего по решению сверху, зарождается по инициативе снизу, да и сама свободная рыночная экономика в противоположность централизованно плановой - то же. В самоорганизации видят также общественную силу, способную противостоять бюрократии и олигархии в государственном управлении. Так, знаменитый писатель А.Солженицын призывает: “Надо самоорганизовываться, строить самоуправление,… сегодня наше спасение – это самоорганизация”. В самом деле, самоорганизацию связывают с творческим подходом к восприятию действительности и решению обусловленных ею проблем, когда действия по шаблону мало подходят для конкретной ситуации. Благодаря этому самоорганизация и расширяет адаптационные возможности систем управления. "В моём понимании. – пишет крупный ученый, - самоорганизация представляет собой Творческий процесс. Он может быть описан единой моделью на всех уровнях существования Вселенной, начиная от космогенического уровня и кончая уровнем человеческой деятельности”. Причем, “самоорганизация легко прослеживается в мире живого. Труднее говорить о ней в мире неживого”.

В самоорганизации и самоуправлении живых систем отражается взаимосвязь базовых категорий “управление” и “организация”, что можно видеть, например, уже в одном из определений местного самоуправления. “ Система местного самоуправления – это совокупность мероприятий, методов и средств направленных на упорядочение деятельности местного сообщества по решению стоящих перед ним задачна основе принципов самоорганизации (подчеркнуто мною – Я.Р.), самофинансирования, самостоятельности с целью улучшения качества жизни населения территории (региона) и увеличения его вклада в развитие всего общества”. Конечно, взаимовлияние отношений, выражаемых названными категориями, характерно не только для современного социума, но существовало уже в глубокой древности. Так, “ социальная организация кочевых народов, находящихся на стадии общиннородового строя, дает примеры взаимовлияния “родового” и “общинного” начала в самоуправлении первобытных общностей при преобладании “родового” (или “тотемного”) начала, хотя…многое зависело от региональных особенностей, организации хозяйства (подчеркнуто мною –Я.Р.), наконец, просто от климатических условий и особенностей ландшафта окружающей среды”. Самоорганизующиеся системы - это “самовосстанавливающиеся системы, в которых результатом является сама система....В противоположность этому система, формирующаяся под действием внешних по отношению к ней сил (несамоорганизующаяся система), порождает в результате своего развития систему, отличающуюся от исходной”. Отсюда следует, что все живые системы являются самоорганизующимися, а те биологические виды, какие в ходе эволюции не смогли “реорганизоваться”, не смогли и выжить. Ведь свойствами самоорганизующихся систем является постоянная готовность к самообновлению посредством обмена вещества и энергии с внешней средой и то, что они “являются закрытыми системами по отношению к своей организации. Это означает, что они поддерживают неизменность своей внутренней организации, допуская, тем не менее, временные и пространственные изменения своей структуры”. Так, например, считается, что у белковых молекул, сложенных из аминокислотных “блоков” и пептидов и свернутых в спирали, внутренние части не подвержены эволюционному отбору, а потому составляют то устойчивое образование, какое характеризует, в отличие от конвергентного (поверхностного, внешнего) сходства, то, что называется родством. Можно, конечно, сомневаться в безусловности приведенного утверждения о неизменности организации при изменчивости ее структуры, но это зависит от того, что понимать под “внутренней организацией” и “структурой”. Но бесспорно, что “упорядоченность и устойчивость системы зависят как от самоуправления, так и от управления со стороны вышестоящей системы”. Однако в природе самоорганизация встречается не только в органическом, но и в неорганическом мире. Она трактуется как “самопроизвольное образование с неоднородной регулярной структурой”, т.е. содержащей как бы чередующиеся элементы. Примерами таких образований в пространстве состояний могут служить геологические структуры, перистые облака и т.д., а во времени существования - периодические реакции (автоволны), биоритмы и т.п. Самоорганизация “осуществляется в неживой и живой природе…в различных формах и соотношениях, в частности и без всякого управления…. Это не исключает предсигнальных или сигнальных воздействий при биосинтезе, особенно апериодических полимеров, а на уровнях надорганизменных биосистем – скажем, сигнальных воздействий временного или постоянного вожака мало организованной стаи, когда самоорганизация в поведении индивидов переходит в примитивные, еще только промежуточные формы управления”. С самоорганизацией связано возникновение структур из беспорядка – появление локально упорядоченных участков, т.е. таких, поведение элементов которых согласуется внутри системы, на фоне несогласованных действий таких же вне системы, при отклонении систем от состояния равновесия. Признано, что “внутренние механизмы самоорганизации глубоко связаны с ролью хаоса на микроуровне и с его конструктивными и деструктивными проявлениями на макроуровне”. Это означает, что рост упорядоченности в одном месте, сопровождается ее уменьшением в другом, и обратно – параллельно уменьшению порядка в одном месте происходит его возрастание в другом.

В социальных системах нельзя полагаться только на самоорганизацию и самоуправление. Организационные условия обеспечения целостности системы требуют определённой степени централизации одновременно при том, что подсистемы помимо внешнего могут иметь, в меру своей автономии, и внутреннее управление. Наличие последнего означает, что подсистемы являются и самоуправляемыми именно в той мере, в какой они независимы от центра управления системы, в которой, таким образом, наряду с централизацией имеется и определенная степень децентрализации. Российские экономические реформаторы сделали однобокий упор на самоорганизацию, так как посчитали, что рынок сам всё отрегулирует и расставит по “своим местам”. Но уже через пять лет, в виду плачевного хода реформ, встал вопрос об усилении “регулирующей роли государства” в экономике, т.е. органов государственного управления экономическими процессами. Фактически ими была проигнорирована организационная связь: целое (среда) – часть (предприятие). Она выражает импликативную детерминацию - “если…, то…” между условиями, характеризующими среду, и возможностью изменения (при тех или иных их значениях) ее внутренней структуры. Каждый мог видеть эту связь хотя бы в своем домашнем хозяйстве. Так, оставшийся не съеденным хлеб, с течением времени либо засыхал, превращаясь в сухарь (хранение в сухих и/или холодных условиях), либо превращался в питательную среду для новой жизни (хранение во влажных и теплых условиях), покрываясь плесенью. И для того, чтобы в народном хозяйстве подобно микроскопическим грибкам зарождались во множестве малые частные и паевые предприятия (как коммерческие организации свойственные рынку и необходимые бизнесу) тоже нужны соответствующие условия. Вот их то и должны создавать органы государства, а не самоустраняться от этого. Иначе говоря, при рыночной экономике меняется роль государства и его органов сравнительно с экономикой централизованно плановой. От прямого управления хозяйственными организациями, реализуемого непосредственными воздействиями на них, оно переходит к косвенному управлению, осуществляемому путем воздействий на параметры окружающей их среды. Следовательно, самоорганизация на одном уровне – предпринимательской инициативы должна дополняться организацией на другом – государственной власти, где организаторская деятельность как раз и составляет доминантную функцию управления.

Устойчивость и равновесие организационных систем. Под устойчивостью понимается способность системы сохранять сложившуюся пропорциональность между образующими частями, а, значит, и внутреннюю сбалансированность, равновесие. Чем устойчивее организация, тем длительнее ее существование и тем обширнее ареал обитания или “стратегическая зона хозяйствования” организаций данного вида. Устойчивость не абсолютна, а относительна тех условий, в которых находится система. Когда оказываемые на нее воздействия превосходят некий критический порог, возникают деформации, автоколебания, приводящие к разрушению системы. Живые системы пластичны, благодаря гомеостазу, под которым понимается “набор взаимосвязанных правил поведения органической системы для поддержания ее в устойчивом состоянии”, при котором значения жизненно важных переменных (температура тела, ритм кровообращения и др.) сохраняются в физиологически допустимых пределах. Причем, “по отношению к сложным объектам, например, таким как человеческий организм или социальная организация, природа выстраивает гомеостатические сети. В таких сетях каждый простейший гомеостат (состоящий только из одного ядра) выступает как некоторый полюс, то есть компонент в другом гомеостате иерархически более высокого уровня. Благодаря такому строению естественных целостностей в них поддерживаются постоянными одновременно многие процессы”.

Термин “гомеостаз” был предложен У.Кенноном для описании биологического саморегулирования функций организма, а способность системы оставаться в области устойчивости получила название живучести. Благодаря этому качеству системы адаптируются (а если - нет, то погибают) к изменениям среды, либо модифицируя свое поведение, либо путем перестройки, что позволяет им находится по отношению к ней в состоянии динамического равновесия. Различают разные типы равновесия:

- “энтропийное”, когда сложная система разлагается в процессе распада на простые (в экономике это может быть разукрупнение объединений, реструктуризация предприятий для облегчения их продажи при приватизации, децентрализация управления транснациональными корпорациями и делегирование дополнительных полномочий на уровень отделений, какие в условиях глобализации рынка лучше приноровляются к особенностям местного спроса и т.д.);

- “гомеостатическое”, когда структура системы сохраняется вопреки возмущениям;

- “морфогенетическое”, когда возмущения преодолеваются за счет структурной перестройки и роста. Равновесие предполагает наличие соразмерности в организационных структуре и процессе, а ее обеспечение рассматривается как принцип деятельности, который “является общим для всех областей науки и всех функций управляющего. И всё же его применение более эффективно, когда дело касается организации, чем каких-либо других функций”.

Область устойчивости, называемая гомеокинетическим плато, определяет границы существования системы. Предназначение управления в том и заключается, чтобы удерживать систему на гомеокинетическом плато, где временно достигается состояние равновесия, возможно дольше (рис.4.3).

Сопротивление управлению

Сила управляющего воздействия

Рис. 4.3. Гомеокинетическое плато - область устойчивости системы

Для этого необходимо преобладание в системе управления отрицательной обратной связи, без которой недостижима управляемость. Отрицательная обратная связь характеризуется уменьшением выхода при увеличении входа (отношение выхода ко входу меньше единицы), тогда как для положительной обратной связи характерно увеличение выхода, приводящее к увеличению входа (отношение выхода ко входу больше единицы), что требует дальнейшего увеличения воздействия на входе. При этом попытки справиться, скажем, с отклонениями, требует всё больших затрат ресурсов в каждом новом управленческом цикле, пагубные последствия чего очевидны. За пределами гомеокинетического плато находится область действия положительной обратной связи. Само название этой связи (как, впрочем, и противоположное ему другой) вряд ли можно считать удачным, поскольку в житейском восприятии слова “положительно” и “отрицательно” имеют обратное лексическое значение. На самом же деле влияние “отрицательной” обратной связи на объект управления и систему в целом благотворно, тогда как воздействие “положительной” разрушительно.

“В традиционных теориях организации, - считают Д.Катц и Р.Кан, - часто рассматривают человеческую организацию как закрытую систему. Эта тенденция привела к тому, что упускается из виду различие между организационным окружением и характером организационной зависимости от окружения. Это привело также к чрезмерной концентрации внимания на принципах внутреннего организационного функционирования, что в свою очередь не дало возможности разработать и понять процессы обратной связи, весьма важные для выживания”. Причем, нужна не просто обратная связь, а такое качество ее организации, какое обеспечивает информативность сообщений. “Если обратная связь не поддается обработке, благодаря которой персонал относительно легко воспринимает информацию, то маловероятно, чтобы она оказывала положительное воздействие на производительность”.

Под влиянием любого (управляющего или возмущающего) воздействия в динамической, т.е. способной меняться со временем, системе возникает “переходный процесс”, обусловливаемый тем, что система не может мгновенно перейти в то состояние, какое “предписывается” ей воздействием. При этом в ней возникают автоколебания, и если они постепенно затухают, если “количество гармоник большой амплитуды уменьшается, то в системе будет возникать некоторая упорядоченность, будет происходить самоорганизация. Такую упорядоченность часто называют диссипативными структурами ”.

Неустойчивость стационарных состояний ведет к явлению спонтанной самоорганизации, система оказывается в так называемой точке бифуркации - на переломном моменте, когда должно определиться направление изменений ее организационных переменных. “Такие системы как бы “колеблются” перед выбором одного из нескольких путей эволюции, и знаменитый закон больших чисел, если понимать его как обычно, перестает действовать. Небольшая флуктация может послужить началом эволюции в совершенно новом направлении, которое резко изменит всё поведение макроскопической системы. Неизбежно напрашивается аналогия с социальными явлениями и даже с историей”.

В заключение отметим, что риторический вопрос: “Возможно ли управлять без организации?” получил тогда же, когда был задан, отрицательный ответ. Действительно, в социальных системах “управление” и “организация” тесно взаимосвязаны. Это можно видеть и во включающем в той или иной форме эти слова наличии производных составных терминов: организационная система – система управления, организация – функция управления, организация – управляемый процесс организовывания, управляемость – организуемость, организующие методы управления, организационные формы управления. Остается согласиться с оценкой высокой социальной значимости категорий “организация” и “управление”, какая дается в литературе. “Организация и управление – это средства достижения целей, стоящих перед обществом, и обеспечения благосостояния его членов”.

Дата добавления: 2014-01-03