Способы и техника записей в учетных регистрах при использовании ручного труда и с помощью машин

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.

Учетные регистры - это носители информации специального формата и строения (бумажные, машинные), предназначенные для регистрации, группирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими первичными документами.

Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией.

Информация, которая содержится в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, экономического анализа хозяйственной деятельности отдельных подразделений и предприятий в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

По внешнему виду учетные регистры разделяются на книги, карточки, отдельные листки. В бухгалтерских книгах отдельные листки переплетены (сброшюрованы). Страницы книги обязательно нумеруют. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера указывают общее количество страниц в книге. В некоторых книгах (например, Кассовая книга) страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом и скрепляют сургучной или мастичной печатью. На обложке книги отмечают название предприятия или организации и название этой книги, а также год, на который она заведена.

Для каждого отдельного счета (синтетического, аналитического) в книге отводят определенное количество страниц в зависимости от предсказуемого объема записей. Чтобы более легко было найти определенный счет, в книге приводят содержание, в котором отмечают номера страниц.

Основным преимуществом ведения учета в книгах является надежность хранения учетных записей. Поэтому книги используют на тех участках учета, где нужен усиленный контроль за хранением учетных записей. Учет средств в кассе предприятия при всех формах учета ведут в Кассовой книге. Однако книги имеют существенные недостатки, которые ограничивают их приложение в учете. В частности, учет в книгах более громоздок, чем в других регистрах, что утруждает разделение труда учетных работников и автоматизированную проработку учетной информации; при большом объеме книги невозможно быстро найти счета, размещенные в книге, которая снижает производительность труда учетных работников; в книгах остается значительное количество неиспользованных листов, которое предопределяет их неэкономичность.

Удобнее для учета являются карточки и отдельные листки. Карточки изготовляют из плотной бумаги или тонкого картона специальной формы, стандартных размеров, их широко используют в аналитическом учете, например для пообъектного учета основных средств, позаказного учета затрат на производство, сортового учета материальных ценностей на складах и др. Карточки хранят в специальных ящиках - картотеках, где их систематизируют в определенном порядке. Для обеспечения сохранения карточки при открытии регистрируют в специальном реестре. Каждой карточке предоставляется порядковый номер. Картотеки закрепляют за определенными учетными работниками, которые отвечают за их хранение и правильность записей в них.

Отдельные листки от карточек отличаются тем, которые изготовляются из менее плотной бумаги, большего формата и хранятся в папках (регистраторах), из которых легко вынимаются для учетных записей. Используются отдельные листки для ведения журналов-ордеров, вспомогательных сведений, складывания машинограм.

Преимущество карточек и отдельных листков заключается в возможности любого группирования для получения необходимой информации, использовать при механизации учета на современных электронных вычислительных машинах, что обеспечивает повышение производительности труда учетных работников и оперативности учета.

По характеру записей учетные регистры разделяют на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические учетные регистры хозяйственные операции записывают в календарной последовательности их осуществление и оформление. Хронологический учет обеспечивает контроль за сохранением документов, которые поступают в бухгалтерию, полнотой и правильностью бухгалтерских записей. Примером регистра хронологического учета является регистрационный журнал операций, в котором отмечают номер записи, дату, сумму операции, а часто - и корреспондирующие счета. Итог записей в журнале используют для проверки полноты и правильности систематического учета на счетах (путем сравнения его итога с итогами оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов).

Систематические учетные регистры предназначены для группирования (систематизации) однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, К ним принадлежит любой регистр, в котором записи ведут на счетах синтетического или аналитического учета (например, Главная книга, карточки пообъектного учета основных средств, складского учета материалов и др.).

В комбинированных учетных регистрах хронологические и систематические записи ведут одновременно. Примером комбинированного регистра синтетического учета является книга Журнал-главная, которая сочетает регистрационный журнал (хронологический учет) и главную книгу (систематический учет); журналы-ордера и вспомогательные сведения, которые используются при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета, машинограммы (см. гл. 8.4).

По объему содержания записей учетные регистры разделяют на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для отображения экономически однородных хозяйственных средств на синтетических счетах в денежном измерителе, с указанием даты, номера и суммы бухгалтерской записи, как правило, без объяснительного текста. Записи в эти регистры осуществляют на основании первичных или сгруппированных (в накопительных или группировальных сведениях) документов. Регистры синтетического учета бывают хронологические (регистрационный журнал), систематические (главная книга) и комбинированные (книга Журнал-главная, журналы-ордера).

Регистры аналитического учета предназначены для отображения хозяйственных операций на отдельных аналитических счетах, которые детализируют содержание показателей соответствующего синтетического счета. С помощью этих регистров обеспечивается контроль за наличием и изменениями каждого вида хозяйственных средств, их источников, расчетами с каждым дебитором и кредитором и др. Записи в регистры аналитического учета делают более детально, дают объяснительный текст, в котором раскрывают содержание операции, указывают натуральные и трудовые измерители по отображаемой операции.

Комбинированные учетные регистры предназначены для одновременного осуществления синтетического и аналитического учета. Органическое сочетание в одном регистре аналитического учета с синтетическим является характерной особенностью современной техники ведения учета. Комбинированные регистры обеспечивают возможность отображать соответствующие объекты в аналитическом учете и одновременно получать обобщенные синтетические показатели. Кроме того, отпадает необходимость в сравнении записей на аналитических и синтетических счетах: в таком регистре итоги записей на аналитических счетах служат основанием для бухгалтерских записей на синтетических счетах или заменяют их. Примером такого комбинированного регистра есть журнал-ордер по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", в котором в течение месяца регистрируют расчетно-платежные документы каждого поставщика за полученные материальные ценности и оказанные услуги и делают отметки об оплате. Записи делают в разрезе корреспондирующих счетов. Месячные итоги этого журнала-ордера дают обобщенные (синтетические) показатели по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Аналогично построен также журнал-ордер по учету расчетов с подотчетными лицами

2. ФОРМЫ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ

В зависимости от содержания учитываемых операций регистры бухгалтерского учета имеют разное строение (форму). Чаще всего в практике учета используют регистры двусторонней, односторонней, многографной и шахматной форм.

Двусторонние учетные регистры состоят из двух одинаковых частей, левая из которых предназначена для дебетовых записей, права - для кредитовых. Двустороннее строение регистров характерно, преимущественно, для бухгалтерских книг (например, главная книга). Регистры двусторонней формы целесообразно использовать тогда, когда количество дебетовых и кредитовых записей приблизительно одинаково. В противоположном случае сторона счета, на которой меньше записей, будет недостаточно использована.

В односторонних регистрах графы для дебетовых и кредитовых записей размещены рядом - на правой стороне регистра, а графы для записи даты, номера, содержания операции - слева, которые являются общими как для дебетовых, так и для кредитовых записей.

В зависимости от содержания учитываемых операций односторонние регистры разделяются на контокорентные, количественно-суммового и количественно-сортового учета.

Контокоррентные регистры используют для аналитического учета операций по расчетным и другим счетам, записи на которых осуществляют только в денежном измерителе.

Количественно-суммовые регистры используют для учета материальных ценностей, движение которых учитывают в натуральных и денежному измерителях (например, карточки количественно-суммового учета материалов, топлива и др.).

Регистры количественно-сортового учета применяются для сортового учета товарно-материальных ценностей на составах предприятий и организаций.

Многографные регистры характеризуются тем, что одна их графа (преимущественно дебетовая) разделяется на несколько граф. Они используются для аналитического учета по счетам, суммы которых группируются по определенным показателям (например, для учета производственных затрат за статьями калькуляции).

Таблица 2.1. Класификаця учетных регистров

Шахматные учетные регистры построены так, чтобы каждая записанная сумма характеризовала два признака: счет, который дебетируется, и счет, который кредитуется; вид расходов и место их осуществления и тому подобное. В этих регистрах сумма хозяйственной операции записывается только один раз и отображается одновременно на дебете и кредите корреспондирующих счетов, который обеспечивает не только сокращения Учетных записей, но и их наглядность. Шахматное строение учетных регистров широко используется при возведениях и группированиях учетных записей за определенный период, а также при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Кроме рассмотренных, в бухгалтерском учете используются и другие учетные регистры в зависимости от содержания осуществляемых операций. Рассмотренную классификацию учетных регистров можно обобщить по схеме 2.1. Классификация учетных регистров.

Порядок записи хозяйственных операций в учетных регистрах регламентируется Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина Украины от 24 мая в 1995 г. № 88. В соответствии с этим Положением хозяйственные операции в учетные регистры записывают только на основании должным образом оформленных и проработанных документов чернилами темного цвета или пастой шариковых ручек, средствами механизации или другими средствами, которые бы обеспечивали сохранение этих записей в течение длительного времени и предостерегали бы внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Предприятия и организации, которые составляют учетные регистры на машиносчитываемых носителях, должны обеспечить их воссоздание в удобном для чтения виде. Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, которые составили и подписали их. Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере поступления документов к месту проработки (бухгалтерия, вычислительная установка), однако не позже срока, который обеспечивал бы своевременную выплату заработной платы, составления бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов. Записи хозяйственных операций в учетные регистры должны быть четкими и понятными. Подчистки и исправления, пропуски строк и приписки между строками не позволяются.

Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.

Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные.

Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре).

Копировальные записи применяют в том случае, когда надо иметь копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги.

При ведении Кассовой книги второй экземпляр отрывного листа используется в качестве отчета кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.

Порядок отображения хозяйственных операций в учетных регистрах зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии.

При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а потом - аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.

В конце каждого месяца в учетных регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.

Способы проверки правильности учетных записей, которые используются на практике, основываются, как правило, на системе взаимосвязи и взаимоконтроля данных учетных регистров. В частности, в регистрах шахматной формы общий итог граф по горизонтали должен совпадать с итогом граф по вертикали. Общий итог оборотов по синтетическим счетам за отчетный месяц, показанным в оборотной ведомости, должен совпадать с итогом регистрационного журнала. Взаимосверка правильности записей на синтетических и аналитических счетах обеспечивается с помощью оборотных или сальдовых сведений.

При сочетании по отдельным счетам синтетического и аналитического учета в одном учетном регистре такая сверка не нужна, поскольку итог аналитических счетов в нем является одновременно итогом записей на соответствующем синтетическом счете.

Итоги оборотов за месяц в учетных регистрах записывают в специально отведенной для этого строке или на первой свободной строке после записи последней операции. В тех регистрах, где это нужно, выводят остатки (сальдо) на счетах на 1-ше число следующего за отчетным месяца. На основании этих остатков составляют баланс и другие формы отчетности.

Основными направлениями усовершенствования учетной информации являются: объединение в одном учетном регистре хронологического и систематического учета, а по отдельным счетам - также синтетического и аналитического учета; применение позиционной (линейной) и шахматной записи в учетные регистры; использование систем накопительных и группировальных документов для получения обобщенных показателей по группе однородных документов и сокращения их дальнейшей регистрации; максимальное внедрение современной вычислительной техники для проработки учетной информации.

4. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Одной из важных предпосылок рациональной организации учета ЯВЛЯЕТСЯ применение наиболее эффективной формы бухгалтерского учета, его технической оснащенности.

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему взаимосвязанных между: собой учетных регистров установленной формы и содержания, которая предопределяет последовательность и способы учетных записей.

Основными отличительными признаками, которые определяют особенности отдельных форм бухгалтерского учета, являются: внешний вид и строение учетных регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и техника учетной регистрации.

Формы бухгалтерского учета постоянно совершенствуются. Это предопределено общим развитием народного хозяйства, осложнением экономических отношений, ростом объема информации, которая подлежит учету, усовершенствованиям практики самого учета, а также внедрениям высокопроизводительной вычислительной техники для механизации и автоматизации вычислительных работ. Прогрессивной считается такая форма учета, которая на основе внедрения вычислительной техники обеспечивает своевременное получение качественной информации, необходимой для управления, а также системы показателей отчетности, - при минимальных затратах труда и средств на ведение учета.

Современными формами бухгалтерского учета, которые применяются на предприятиях и в организациях Украины, являются: мемориально-ордерная (контрольно-шахматная), Журнал-главная, журнально-ордерная, автоматизированная (компьютерная), упрощенная форма учета.

Дата добавления: 2014-01-03